Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Verkehr verbindlich gemacht. Für die Kreditorenbuchhaltung ist das keine reine Formatfrage: Wer E-Rechnungen nur ausdruckt oder als PDF ablegt, verschenkt den eigentlichen Vorteil – strukturierte Daten, die ohne Abtippen in den Buchungsprozess fließen.
Was seit 2025 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Übergangsfrist gilt nur für das Ausstellen:
- Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papier- und sonstige elektronische Rechnungen (zum Beispiel PDF) verschicken.
- Bis Ende 2027 gilt das weiter für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis begegnen Ihnen vor allem zwei Varianten:
- XRechnung: reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, ohne lesbares Bild.
- ZUGFeRD / Factur-X: ein PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten, ab dem Profil EN 16931.
Ein PDF, das nur gut aussieht, ist keine E-Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail kommt.
Was das für den Rechnungseingang bedeutet
Drei Dinge entscheiden darüber, ob die E-Rechnung im Alltag Arbeit spart:
- Alle Kanäle annehmen. E-Rechnungen kommen als XML-Anhang, als hybrides PDF oder über Portale. Ein Postfach-Abruf, der XML-Anhänge ignoriert, lässt Rechnungen liegen.
- Daten statt Bilder verarbeiten. Die strukturierten Daten sind verlässlicher als jede Texterkennung. Sie sollten direkt in Prüfung, Kontierung und Freigabe einfließen.
- Lesbar bleiben. Eine XRechnung hat kein Rechnungsbild. Prüfer und Genehmiger brauchen trotzdem eine verständliche Ansicht der Rechnung.
Wie ORIMIZE damit umgeht
Intelligent Invoice Capture bildet jede Rechnung auf ein einheitliches Datenmodell nach EN 16931 ab – egal, ob sie als PDF, als ZUGFeRD/Factur-X, als XRechnung in UBL- oder CII-Syntax oder im Format Peppol BIS ankommt. Die Abrufe aus Postfach und SharePoint nehmen PDF- und XML-Anhänge an und protokollieren übersprungene Dateien, damit keine Rechnung unbemerkt liegen bleibt.
Bei strukturierten Rechnungen übernimmt IIC die enthaltenen Daten, statt sie neu zu erkennen, und hält fest, welches Profil vorlag. Als Nächstes folgen die Prüfung über den KoSIT-Validator und ein lesbarer Sichtbeleg für Prüfer und Genehmiger.
Danach läuft jede Rechnung durch denselben Prozess: Abgleich mit den Stammdaten aus Ihrem ERP, Kontierung, Freigabe und Übergabe an das ERP, ob SAP, Dynamics 365 oder DATEV.
Checkliste für Ihr Team
- Welche Postfächer und Portale empfangen heute Rechnungen?
- Werden XML-Anhänge heute geöffnet, gespeichert oder ignoriert?
- Wer prüft eine XRechnung, die kein Rechnungsbild hat?
- Liegen Kreditoren-Stammdaten wie USt-IdNr. und Bankverbindung sauber im ERP?
Wie E-Rechnungen in SAP, Dynamics 365 und DATEV ankommen, vergleicht E-Rechnungen im ERP verarbeiten. Wie XRechnung und ZUGFeRD in Dynamics 365 Finance konkret verarbeitet werden, zeigt der Beitrag XRechnung und ZUGFeRD in Dynamics 365.
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