Wer den Rechnungseingang in Microsoft Dynamics 365 automatisieren will, steht früh vor einer Grundsatzfrage: eine eigene Lösung im ERP entwickeln lassen – oder eine fertige Plattform als Service nutzen? Die Seelhof Systemberatung begleitet ERP-Projekte seit 1986, und diese Frage kennen wir aus der Projektarbeit gut. Mit ORIMIZE haben wir sie für den Rechnungseingang beantwortet. Hier ist, warum – und wann die Antwort anders ausfallen sollte.
Was für Individualsoftware spricht
Eine Eigenentwicklung passt genau auf Ihren Prozess. Sie bestimmen Funktionsumfang, Oberfläche und Zeitplan, der Quellcode gehört Ihnen, und Sie hängen nicht von der Roadmap eines Anbieters ab.
Das lohnt sich vor allem dort, wo ein Prozess Ihr Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet oder so speziell ist, dass ihn kein Standardprodukt abbildet. Wer etwa eine eigene Preislogik oder einen besonderen Fertigungsablauf im ERP hat, ist mit einer Erweiterung oft besser bedient als mit einem Kompromiss.
Was im Betrieb oft unterschätzt wird
Der Rechnungseingang gehört selten zu diesen Unterscheidungsmerkmalen. Er folgt Gesetzen, Normen und Formaten, die für alle gelten – und die sich ändern. Die Entwicklung ist deshalb nur der erste Teil der Kosten. Danach kommen:
- ERP-Updates. Microsoft spielt für Dynamics 365 Finance in der Cloud regelmäßig Service-Updates ein. Jede Eigenentwicklung muss mit jedem Update mitgetestet und bei Bedarf angepasst werden.
- Neue Pflichten und Formate. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, bis 2028 folgt die Pflicht zum Ausstellen. XRechnung, ZUGFeRD und Peppol entwickeln sich weiter, und jede neue Version muss die Lösung verstehen.
- GoBD. Gebuchte Belege dürfen nicht verschwinden, jede Aktion muss nachvollziehbar sein, Originale sind acht Jahre aufzubewahren. Audit-Log, Storno-Logik und Aufbewahrung sind jeweils eigene Entwicklungsaufgaben.
- KI. Modelle, Anbieter und Datenschutzvorgaben ändern sich schnell. Wer KI selbst einbindet, muss Prompts pflegen, Ergebnisse prüfen und klären, wo Daten verarbeitet werden.
- Wissen. Oft kennen nur ein oder zwei Personen die Eigenentwicklung genau. Wechseln sie, wird jede Änderung teuer.
Nichts davon spricht grundsätzlich gegen Individualsoftware. Es ist aber Arbeit, die in jedem Unternehmen einzeln anfällt – für Anforderungen, die überall dieselben sind.
Was SaaS anders macht – am Beispiel ORIMIZE
Bei einer SaaS-Lösung wird diese Arbeit einmal erledigt und gilt für alle Kunden. So ist ORIMIZE aufgebaut:
- Betrieb aus einer Hand. Einrichtung, Betrieb und Updates übernimmt das ORIMIZE-Team. Die Plattform läuft in europäischen Rechenzentren, KI-Anfragen gehen über Microsoft Foundry in der EU-Datenzone.
- Formate an einer Stelle. ORIMIZE bildet PDF-Rechnungen, ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung und Peppol BIS auf ein gemeinsames Datenmodell nach EN 16931 ab. Ändert sich ein Format, passen wir die Plattform einmal an – für alle Kunden.
- GoBD ab Werk. Storno statt Löschen, ein Audit-Log, das sich nicht ändern lässt, und Originale mit Prüfsumme gehören zum Produkt.
- Kosten nach Nutzung. Sie zahlen eine monatliche Grundgebühr und einen Preis je verarbeiteter Rechnung, keine Lizenzen auf Vorrat. Rechnungen in Testumgebungen werden nicht berechnet.
- Kein Einbahnweg. Sie können den Tarif wechseln, und bei Vertragsende erhalten Sie alle Originale als Export mit Prüfsummen.
Und wo bleibt das Individuelle?
Der häufigste Einwand gegen SaaS lautet: Unser Prozess ist anders. Das stimmt meistens – nur liegt der Unterschied selten im Lesen einer Rechnung, sondern in Kontierung, Freigaben und Anbindung. Genau dort lässt sich ORIMIZE einstellen, ohne Code:
- Kontierung: feste Sachkonten und Finanzdimensionen je Kreditor als Vorgabe, gelernte Routinen aus den Korrekturen Ihres Teams, die nur für Ihr Unternehmen gelten, und KI-Vorschläge je Rechnungsposition.
- Freigaben: mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen, Abteilungen und Vertretung.
- Anbindung: Postfächer, SharePoint und ein eigener REST-Eingang, eine Integrations-API für die Freigabe, Archivierung im DMS sowie die Anbindung an Ihr ERP, ob SAP, Dynamics 365 oder DATEV, in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum, dort über den ORIMIZE Connector.
- Arbeitsplatz: In Dynamics 365 arbeitet Ihr Team in eigenen Arbeitsbereichen direkt im ERP, nicht in einem zweiten System.
Welche Funktionen enthalten sind, hängt vom Tarif ab.
Der Vergleich auf einen Blick
| Individualsoftware | SaaS am Beispiel ORIMIZE | |
|---|---|---|
| Passgenauigkeit | Genau auf Ihren Prozess | Standardprozess, einstellbar |
| Start | Nach Konzeption und Entwicklung | Einrichtung statt Entwicklung |
| Kosten | Projekt plus laufende Wartung | Grundgebühr plus Preis je Rechnung |
| ERP-Updates und neue Pflichten | Ihre Aufgabe | Übernimmt ORIMIZE |
| GoBD und Audit-Log | Selbst umsetzen | Teil des Produkts |
| KI und Datenschutz | Selbst auswählen und betreiben | EU-Datenzone, betrieben von ORIMIZE |
| Abhängigkeit | Von Entwicklern und ihrem Wissen | Vom Anbieter, mit Datenexport bei Vertragsende |
Unsere Empfehlung
Entwickeln Sie dort individuell, wo Ihr Prozess Sie vom Wettbewerb unterscheidet. Nutzen Sie SaaS dort, wo Gesetze, Normen und Formate den Prozess vorgeben – im Rechnungseingang ist das fast überall der Fall. Bei ORIMIZE heißt das: Lesen, Prüfen und Kontieren übernimmt die Plattform, Ihr Wissen über ERP und Abläufe steckt in Vorgaben, Einstellungen und dem, was die KI aus Ihren Korrekturen lernt.
Vier Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Unterscheidet der Prozess Ihr Unternehmen vom Wettbewerb – oder läuft er überall ähnlich?
- Wer betreut die Lösung in fünf Jahren, nach vielen ERP-Updates und neuen Formatversionen?
- Wie schnell müssen Sie auf neue gesetzliche Vorgaben reagieren?
- Kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie Anbieter oder Entwickler wechseln?
Sie möchten sehen, wie viel Ihres Rechnungseingangs ohne Eigenentwicklung abgedeckt ist? Fragen Sie eine Demo an oder rechnen Sie Ihr Volumen im Preisrechner durch.
