Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – gelten für jedes System, das buchungsrelevante Belege verarbeitet. Das schließt Rechnungseingangslösungen ein. Drei Anforderungen sind für automatisierte Prozesse besonders wichtig.
1. Unveränderbarkeit
Ein gebuchter Beleg darf nicht einfach verschwinden oder überschrieben werden. Korrekturen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
In ORIMIZE lassen sich gebuchte Rechnungen und Kontoauszüge nicht löschen. Stattdessen werden sie mit einer Begründung storniert: Der Beleg wird archiviert, Original, erfasste Daten und Verlauf bleiben lesbar. Auch Mandanten, Units oder Umgebungen, in denen gebuchte Belege liegen, können nicht gelöscht werden.
2. Nachvollziehbarkeit
Prüfer müssen nachvollziehen können, wer wann was mit einem Beleg getan hat – vom Eingang über Korrekturen bis zur Freigabe.
In ORIMIZE schreibt die Plattform jede relevante Aktion in ein Audit-Log, das technisch nur neue Einträge annimmt. Änderungen oder Löschungen bestehender Einträge lehnt die Datenbank ab – auch für Administratoren. Für die Kontierung hält ein Entscheidungsprotokoll fest, ob ein Wert aus einer festen Vorgabe, aus der Buchungshistorie oder aus einem KI-Vorschlag stammt.
3. Aufbewahrung
Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, andere Unterlagen teils länger. Sie müssen in dieser Zeit vollständig, unverändert und lesbar verfügbar sein.
In ORIMIZE wird jedes Original mit einer Prüfsumme gespeichert. Zusätzlich legt die Plattform eine zweite Kopie in einem Objektspeicher ab, der sie per Aufbewahrungssperre (Object Lock) bis zum Ende des achten Jahres nach Eingang vor dem Löschen schützt. Tägliche Snapshots und eine Datenbanksicherung mit Wiederherstellung auf einen beliebigen Zeitpunkt ergänzen das. Endet der Vertrag, erhalten Sie alle Originale als Export mit Prüfsummen.
Automatisierung braucht Kontrolle
Die GoBD verlangen außerdem ein internes Kontrollsystem und eine Verfahrensdokumentation. Eine Plattform kann beides nicht ersetzen, aber erleichtern: durch klare Status, dokumentierte Freigaben, getrennte Test- und Produktionsumgebungen und einen Debug-Modus, mit dem sich Änderungen prüfen lassen, ohne das ERP zu bebuchen.
Mehr dazu, wie Freigaben und Protokolle in ORIMIZE zusammenspielen, lesen Sie unter Workflows & Audit Trail.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
