Künstliche Intelligenz kann Rechnungen lesen, Lieferanten erkennen und Sachkonten vorschlagen. Für die Buchhaltung zählt aber nicht, was technisch möglich ist, sondern ob das Ergebnis nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Drei Grundsätze bestimmen, wie ORIMIZE KI einsetzt.
Grundsatz 1: Vorgaben vor KI
Nicht jede Entscheidung braucht ein Sprachmodell. Wenn ein Lieferant immer auf dasselbe Sachkonto gebucht wird, ist eine feste Vorgabe zuverlässiger als jede Vorhersage.
ORIMIZE arbeitet deshalb in Stufen:
- Vorgaben je Kreditor: Sachkonto oder Finanzdimensionen sind für einen Lieferanten fest hinterlegt. Vorschläge dafür kommen aus der Buchungshistorie.
- Gelernte Routinen: Aus gebuchten Rechnungen und den Korrekturen Ihres Teams lernt die KI wiederkehrende Muster. Neu Gelerntes läuft erst beobachtend, dann assistierend mit und wird aktiv, wenn es sich bewährt hat.
- KI-Vorschlag: Erst wenn weder Vorgabe noch gelernte Routine greift, schlägt die KI Sachkonto und Finanzdimensionen je Rechnungsposition vor.
Welche Stufe einen Wert geliefert hat, hält ein Entscheidungsprotokoll fest. Welche Stufen aktiv sind, hängt vom Tarif ab.
Grundsatz 2: Der Mensch entscheidet bei Ausnahmen
KI-Ergebnisse sind in ORIMIZE Vorschläge, abgesichert durch automatische Prüfungen. Fehlen Pflichtangaben, passen Beträge oder Steuern nicht zusammen oder ist ein Lieferant unbekannt, bleibt die Rechnung mit einem sichtbaren Hinweis in der Bearbeitung. Die Buchhaltung korrigiert, prüft erneut und gibt frei – im gewohnten Freigabe-Workflow.
Korrekturen gehen nicht verloren: Sie fließen in künftige Vorschläge ein, damit derselbe Fehler nicht jeden Monat neu korrigiert werden muss.
Grundsatz 3: Daten bleiben in Europa
Rechnungen enthalten Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten. ORIMIZE leitet KI-Anfragen standardmäßig über Microsoft Foundry in einer EU-Region; die Modelle laufen in der EU-Datenzone statt weltweit verteilt. Wo ein Anbieter Anfragen speichern könnte, ist das abgeschaltet. Prompts sind versioniert, damit sich nachvollziehen lässt, mit welchem Stand eine Rechnung verarbeitet wurde.
Woran Sie gute KI-Kontierung erkennen
- Sie sehen, woher ein Wert kommt: Vorgabe, gelernte Routine oder KI.
- Unklare Fälle werden sichtbar, nicht stillschweigend gebucht.
- Korrekturen verbessern künftige Vorschläge.
- Sie können Änderungen testen, ohne Ihr ERP zu bebuchen.
- Sie wissen, wo Ihre Daten verarbeitet werden.
Was KI heute mit jedem ERP leistet, ob SAP, Dynamics 365 oder DATEV, fasst KI in der Buchhaltung zusammen. Welche KI Dynamics 365 Finance im Standard bietet und wo Ergänzungen ansetzen, zeigt die Seite KI in Dynamics 365 Finance.
Wie Kontierung, Prüfung und Freigabe im ganzen Rechnungseingang zusammenspielen, beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen in Dynamics 365 automatisieren.
Wie das mit Ihrem ERP aussieht, zeigen wir gern in einer Demo.
