KI in der Buchhaltung: Was heute mit jedem ERP geht.

Künstliche Intelligenz übernimmt in der Finanzbuchhaltung heute vor allem wiederkehrende Arbeit: Rechnungen erfassen, Zahlungen zuordnen, Belege vorkontieren und Fragen an das ERP beantworten. Entscheidend ist, dass Ihr Team jeden Vorschlag nachvollziehen kann und weiter dort gebucht wird, wo Sie heute buchen. Dieser Ratgeber zeigt die vier Felder, in denen KI hilft, was bei den Menschen bleibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, ob Sie mit SAP, Microsoft Dynamics 365 oder DATEV arbeiten.

In welchen Bereichen hilft KI in der Buchhaltung heute?

Viele Schritte in der Finanzbuchhaltung wiederholen sich: Belege annehmen, lesen, prüfen, zuordnen, kontieren und übergeben. Genau dort setzt KI an. Die Übersicht zeigt, was die KI übernimmt und was Ihr Team tut:

Feld	Was die KI übernimmt	Was Ihr Team tut	ORIMIZE-Produkt
Rechnungseingang	Rechnungen aus Postfächern und Ablagen holen, Kopf, Positionen und Steuer lesen, nachrechnen, Kreditor erkennen, je Position kontieren	Ausnahmen prüfen, korrigieren, freigeben	Intelligent Invoice Capture (verfügbar)
Kontoauszüge und Zahlungen	Auszüge bei der Bank abrufen, jede Bewegung Debitor, Kreditor, Sachkonto oder offenem Posten zuordnen	unklare Zahlungen klären, festlegen, was automatisch gebucht wird	Intelligent Banking Suite (verfügbar)
Belege und Kassenbuch	Kassenbons per Foto lesen, Steuersätze trennen, Buchung vorschlagen, fehlende Angaben nachfragen	Auffälliges prüfen	Intelligent Receipt Capture (in Vorbereitung)
KI-Agenten und Auswertungen	Fragen in eigenen Worten beantworten, Daten abgleichen, an Freigaben erinnern, sich bei Auffälligem melden	bestätigen, bevor gebucht, geändert oder verschickt wird	ORIMIZE Orchestrator (Vorschau)

Rechnungseingang

Die KI holt Eingangsrechnungen aus Postfächern und Ablagen, liest Kopf, Positionen und Steuer und rechnet Summen und Zahlbetrag nach. E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten strukturierte Daten und werden direkt gelesen. Danach schlägt die KI Kreditor, Sachkonto und Kostenstelle je Position vor. Den ganzen Ablauf beschreibt Rechnungseingang automatisieren, die Formate E-Rechnungen in SAP, Dynamics 365 und DATEV verarbeiten.

Kontoauszüge und Zahlungen

Kontoauszüge kommen per EBICS, dem Standard für den Dateiaustausch mit der Bank, ohne Download ins System. Smarte Algorithmen und KI werten IBAN, Name, Verwendungszweck, Mandatsreferenz und End-to-End-ID aus und finden zu jeder Bewegung das Gegenstück im ERP, auch bei lückenhaftem Verwendungszweck. Mehr dazu unter Kontoauszüge automatisch verbuchen und Offene Posten automatisch ausgleichen.

Belege und Kassenbuch

Bei Kassenbons zählt zuerst, dass sie überhaupt ankommen. Ein Foto direkt nach dem Bezahlen genügt: Die KI liest Händler, Datum, Betrag und Steuersatz, auch auf verblasstem Thermopapier, und schlägt Konto, Steuer und Kasse vor. Fehlen bei einer Bewirtung Anlass und Teilnehmer, fragt das System bei der Person nach, die den Beleg erfasst hat. Siehe Belege digitalisieren und das Kassenbuch digital führen.

KI-Agenten und Auswertungen

Hinzu kommen KI-Agenten. Sie beantworten Fragen in eigenen Worten, mit Zahlen und Quellen aus ERP, Postfach und Ablage, und erledigen Aufgaben über mehrere Systeme, etwa Abgleiche oder Erinnerungen an Freigebende. Was ein Agent ist und wie Sie ihn steuern, erklärt KI-Agenten in der Finanzbuchhaltung; wie Fragen an das ERP funktionieren, zeigt Mit dem ERP chatten.

Was bleibt bei den Menschen?

Die KI bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Das betrifft vor allem fünf Aufgaben:

• Ausnahmen klären. Neue Lieferanten, abweichende Beträge, Zahlungen ohne Referenz: Hier fehlt der KI ein Zusammenhang, den Ihr Team kennt. Jede Klärung fließt zurück, und die KI lernt daraus für den nächsten Fall.
• Freigeben. Ob eine Rechnung fachlich stimmt, entscheiden Menschen, je nach Betrag, Rolle oder Abteilung in einer oder mehreren Stufen. Wie das ohne Login ins ERP geht, zeigt Rechnungsfreigabe per E-Mail.
• Festlegen, was automatisch laufen darf. Welche Vorgänge ohne Eingriff gebucht werden, bestimmt Ihr Unternehmen, nicht die KI.
• Abschlussarbeiten mit Ermessen. Abgrenzungen, Rückstellungen und Bewertungen setzen Wissen über Verträge und Geschäft voraus, das in keinem Beleg steht. Mehr dazu unter Monatsabschluss beschleunigen.
• Dokumentation. Die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie Ihre Buchführung organisiert ist, bleibt Aufgabe des Unternehmens, auch wenn KI mitarbeitet.

KI im ERP oder daneben: Was bieten SAP, Microsoft und DATEV selbst?

Alle drei Anbieter bauen KI in ihre eigenen Produkte ein. SAP integriert den KI-Assistenten Joule in SAP S/4HANA und nennt in den Release-Highlights für das erste Quartal 2026 unter anderem Erklärungen zu Fehlern in E-Rechnungen sowie einen Dispute Resolution Agent als Beta (SAP News). Microsoft führt für Dynamics 365 Finance KI-Zusammenfassungen sowie, in der Produktionsvorschau, einen Agenten für die Abstimmung von Haupt- und Nebenbuch, für Business Central unter anderem einen Agenten, der Kreditorenrechnungen als Entwürfe zur Prüfung vorlegt (Microsoft Learn). DATEV erzeugt mit den Automatisierungsservices Rechnungen und Bank Buchungsvorschläge per KI in der DATEV-Cloud und bündelt weitere Funktionen im DATEV Copilot (DATEV).

Diese Funktionen arbeiten jeweils im eigenen System. Umfang und Status hängen von Produkt, Edition und Release ab. Eine KI-Plattform neben dem ERP passt vor allem, wenn Sie mehrere ERP-Systeme betreiben, ein Wechsel ansteht, etwa von SAP ECC zu SAP S/4HANA, oder wenn Rechnungen, Bank, Belege und Postfach in einem Ablauf zusammenkommen sollen. Was je System gilt, beschreiben KI für SAP, KI für Microsoft Dynamics 365 und KI für DATEV.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Ob im ERP oder daneben: Sechs Fragen entscheiden, ob KI-Ergebnisse in der Buchhaltung prüfbar bleiben.

Kriterium	Prüffrage	So löst es ORIMIZE
ERP-unabhängig	Arbeitet die Lösung mit Ihrem ERP, und was passiert bei einem Wechsel mit Freigaben und Gelerntem?	Eine Anbindung für alle Produkte, ob SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV oder ein weiteres System; in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum
Herkunft jedes Werts	Sehen Sie je Wert, ob er aus einer Vorgabe, aus Gelerntem oder direkt von der KI stammt?	Jeder Wert zeigt seine Herkunft; neu Gelerntes läuft erst beobachtend, dann assistierend mit und wird aktiv, wenn es sich bewährt hat
Kontrolle	Legen Sie fest, was ohne Eingriff gebucht wird?	Was ohne Eingriff laufen darf, legen Sie fest; dazu Vorgaben und mehrstufige Freigaben
Daten in der EU	Wo läuft die KI, und wer profitiert vom Gelernten?	Europäische Rechenzentren, KI-Anfragen standardmäßig über Microsoft Foundry in der EU-Datenzone; Gelerntes gilt nur für Ihr Unternehmen
GoBD	Bleiben Originale unverändert, und ist jeder Schritt protokolliert?	Originale mit SHA-256-Prüfsumme, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres, Audit-Log nur mit neuen Einträgen, Storno statt Löschen
Test ohne Risiko	Können Sie mit echten Belegen testen, ohne im ERP zu buchen?	Debug-Modus ohne Buchung; Testbelege werden nicht berechnet

Den rechtlichen Rahmen setzt die Abgabenordnung. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und nach § 147 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Für die Arbeit mit KI heißt das: Korrekturen entstehen als neuer, protokollierter Schritt, nicht durch Überschreiben. Datenschutz, GoBD und EU AI Act behandelt der Ratgeber KI in der Buchhaltung: Datenschutz, GoBD und EU AI Act.

Wie setzt ORIMIZE KI in der Finanzbuchhaltung ein?

ORIMIZE ist eine KI-Plattform für die gesamte Finanzbuchhaltung. Vier Produkte teilen sich Eingang, KI-Engine, Freigaben, Protokoll und Archiv sowie Betrieb und Sicherheit:

• Intelligent Invoice Capture (IIC) für Eingangsrechnungen als PDF oder E-Rechnung, mit Kontierung je Position und mehrstufiger Freigabe.
• Intelligent Banking Suite (IBS) für Kontoauszüge per EBICS, mit Zuordnung zu Debitor, Kreditor, Bank, Sachkonto oder offenem Posten.
• Intelligent Receipt Capture (IRC) für Kassenbelege und Kassenbuch; das Produkt ist in Vorbereitung, Sie können Ihr Interesse anmelden.
• ORIMIZE Orchestrator mit KI-Agenten für ERP, Postfach, Ablage und die ORIMIZE-Produkte; er ist in der Vorschau, Sie können Zugang anfragen.

Stammdaten, Kontenplan und offene Posten kommen aus Ihrem ERP, gebucht wird dort, jede Buchung mit ihrem Originalbeleg. Das gilt für SAP S/4HANA und SAP ECC, für Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central, für DATEV und weitere Systeme. Läuft Ihr ERP im eigenen Rechenzentrum, genügt ein kleiner Connector, der sich selbst aktualisiert. Die KI lernt aus den Korrekturen Ihres Teams; feste Werte setzen Sie als Vorgaben. Wie das im Detail aussieht, zeigen KI-Erkennung & Extraktion, Automatische Kontierung, Matching & Validierung und Workflows & Audit-Trail.

Sie starten mit einem Produkt und nehmen weitere dazu, ohne neues Projekt; Einrichtung und ERP-Anbindung übernimmt das ORIMIZE-Team. Aufbau und Sicherheit beschreibt die Seite Plattform. Preise finden Sie unter Invoice Capture und Banking Suite.

Was Sie heute tun können

1. Belegströme erheben: Welche Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege kommen über welche Wege, und wer bearbeitet sie?
2. Ersten Bereich wählen: Beginnen Sie dort, wo heute am meisten abgetippt, gesucht oder nachgefragt wird, etwa im Rechnungseingang oder bei der Zuordnung von Zahlungen.
3. Vorgaben sammeln: Feste Konten je Lieferant, Freigabegrenzen, Kostenstellen und Vertretungen sind der Ausgangspunkt für jede Automatisierung.
4. Anbieter mit den sechs Kriterien prüfen: Herkunft jedes Werts, Kontrolle, ERP-Unabhängigkeit, Datenverarbeitung in der EU, GoBD und Test ohne Buchung.
5. Mit eigenen Belegen testen: Messen Sie im Testbetrieb, wie viele Vorgänge ohne Korrektur durchlaufen und wie oft Ihr Team Vorschläge ändert. Fragen Sie eine Demo an.
6. Verfahrensdokumentation ergänzen: Beschreiben Sie, welche Schritte die KI vorbereitet und wer was entscheidet.

Quellen

• § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
• SAP News: SAP Business AI, Release Highlights Q1 2026 (April 2026)
• Microsoft Learn: Agents, Copilot und KI-Funktionen in Dynamics 365-Apps
• DATEV: Künstliche Intelligenz mit DATEV KI

Stand: Oktober 2026.