Freigabe-Workflow Veröffentlicht am · Aktualisiert am · 9 Min. Lesezeit
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Die Buchhaltung hat die Rechnung erfasst, geprüft und kontiert, und dann wartet sie. Auf die Teamleitung, die die Leistung bestellt hat, auf die Bereichsleitung ab einer bestimmten Summe oder auf jemanden, der gerade im Urlaub ist. Die sachliche Freigabe ist in vielen Unternehmen der langsamste Schritt im Rechnungseingang, weil die Genehmiger nicht in der Buchhaltung und nicht im ERP arbeiten. Diese Seite zeigt, was eine Rechnungsfreigabe leisten muss, was die Workflows im ERP mitbringen, am Beispiel von Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) und SAP S/4HANA, und wie Genehmiger mit ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) direkt aus der E-Mail entscheiden, gleich mit welchem ERP Ihr Unternehmen bucht.
Warum bleiben Rechnungsfreigaben liegen?
Freigaben stocken selten an der Entscheidung selbst, sondern am Weg dorthin. Typische Gründe:
- Genehmiger arbeiten nicht im ERP. Wer nur gelegentlich freigibt, meldet sich ungern im ERP an und braucht dafür einen Benutzer.
- Aufgaben gehen unter. Eine einzelne Benachrichtigung verschwindet im Posteingang; eine gebündelte Übersicht fehlt.
- Abwesenheit ohne Vertretung. Urlaub oder Krankheit hält jede Rechnung an, die auf eine bestimmte Person zeigt.
- Namen statt Rollen. Ist ein Workflow an Personen gebunden, läuft er nach jedem Wechsel im Team ins Leere.
- Fehlender Kontext. Ohne Beleg, Kontierung und Vorgeschichte fragen Genehmiger nach, statt zu entscheiden.
Jeder Tag Wartezeit bindet die Buchhaltung mit Nachfragen und gefährdet Fristen für Skonto.
Welche Anforderungen muss eine Rechnungsfreigabe erfüllen?
Ein Freigabe-Workflow muss schnell sein und zugleich prüfbar bleiben. Diese Anforderungen haben sich bewährt:
| Anforderung | Warum sie zählt | Prüffrage |
|---|---|---|
| Betragsgrenzen | Größere Beträge brauchen mehr Kontrolle als Kleinbeträge. | Kann eine Rechnung ab einer Summe automatisch eine weitere Stufe durchlaufen? |
| Rollen statt Namen | Zuständigkeiten überleben Personalwechsel. | Lassen sich Rollen und Abteilungen als Genehmiger hinterlegen? |
| Vertretung | Abwesenheit darf keine Rechnung blockieren. | Greift eine Vertretung, ohne dass jemand den Workflow umbaut? |
| Vier-Augen-Prinzip | Keine Person soll eine Zahlung allein auslösen können. | Ist sichergestellt, dass eine zweite Person bestätigt? |
| Nachvollziehbarkeit nach GoBD | Prüfer wollen sehen, wer wann was entschieden hat und warum. | Wird jede Entscheidung mit Person, Zeitpunkt und Begründung unveränderbar protokolliert? |
| Geringe Hürde | Genehmiger sollen entscheiden, nicht Software bedienen. | Können Genehmiger ohne ERP-Zugang und ohne Schulung freigeben? |
Eine formlose Antwort wie „passt, bitte zahlen“ auf eine weitergeleitete PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen kaum: Sie hängt an einer Person, lässt sich schwer zuordnen und liegt im Postfach statt im Protokoll.
Wer prüft was?
Die Freigabe ist die sachliche Prüfung: Wurde die Leistung bestellt und erbracht, stimmen Menge und Preis, passt die Kostenstelle? Die rechnerische und formale Prüfung gehört nicht zum Genehmiger. In ORIMIZE sind Positionssummen, Steuerbeträge und Zahlbetrag bereits nachgerechnet, bevor ein Mensch die Rechnung sieht, und der Lieferant ist mit den Kreditoren aus Ihrem ERP abgeglichen. Beleg, Betrag, Kreditor und Kontierung liegen für die Freigabe vorbereitet bereit. So entscheidet der Fachbereich über den Inhalt, nicht über Tippfehler, und Ablehnungen bleiben im geregelten Ablauf statt in E-Mail-Verläufen.
ERP-Workflow oder ORIMIZE Workflow-App?
Die meisten ERP-Systeme bringen eigene Freigabe-Workflows mit. In SAP S/4HANA etwa laufen Freigaben von Lieferantenrechnungen über flexible Workflows; die Aufgabe erscheint in der App „Meine Inbox“ des Genehmigenden, der sie dort genehmigen, ablehnen oder weiterleiten kann (SAP Learning). Wer mit DATEV arbeitet, kann E-Rechnungen vor der Archivierung mit DATEV Belegfreigabe online prüfen und freigeben (DATEV). In allen Fällen arbeiten Genehmiger im jeweiligen System.
Beide Wege, ERP-Workflow und ORIMIZE Workflow-App, führen zu einer geprüften Freigabe vor der Buchung. Der Unterschied liegt vor allem darin, wo Genehmiger arbeiten. Am Beispiel von Dynamics 365 F&O, wo IIC beide Wege unterstützt, einen eigenen Workflowtyp in der Standard-Workflowverwaltung von Dynamics und die ORIMIZE Workflow-App:
| Kriterium | Workflow in Dynamics 365 Finance & Operations | ORIMIZE Workflow-App |
|---|---|---|
| Wo Genehmiger entscheiden | In Dynamics, über die zentrale Arbeitsliste oder die Seite des Belegs | Im Browser oder direkt aus der E-Mail (E-Mail ab Professional) |
| Zugang | Benutzer in Dynamics; die Lizenz richtet sich nach Ihrem Microsoft-Vertrag | Microsoft-Konto des Unternehmens (Entra ID); 5, 25 oder unbegrenzt viele Workflow-Nutzer im Tarif |
| Benachrichtigung | Integrierte E-Mail-Benachrichtigungen; Freigabe aus dem Postfach über eigene Power-Automate-Flows | Je Aufgabe, stündlich oder als Tageszusammenfassung |
| Stufen und Bedingungen | Genehmigungsschritte mit Bedingungen, etwa ab einem Betrag; parallele Zweige; Prüfung auf Kopf- oder Zeilenebene | Mehrstufig nacheinander; Leitung nach Betrag, Lieferant oder anderen Rechnungsfeldern |
| Zuweisung | Rolle oder Gruppe, Organisationshierarchie, Workflowbeteiligte oder einzelne Benutzer | Rollen und Abteilungen |
| Entscheidung je Schritt | Erster Genehmiger, Mehrheit, Prozentsatz oder alle | Ein Genehmiger, alle, die Hälfte oder je Rolle eine Person |
| Abwesenheit | Delegieren; Frist mit Eskalationspfad je Schritt | Vertretung bei Abwesenheit |
| Begründung | Kommentare zur Workflowaktion | Ablehnungsgründe und Notizen |
| Protokoll | Workflowverlauf je Beleg | Audit-Log, das nur neue Einträge annimmt |
| Belegarten | Kreditorenrechnungen und viele weitere, etwa Bestellanforderungen, Reisekosten und Lieferantenbankkonten | Rechnungen und Kontoauszüge |
Wo der ERP-Standard stärker ist
Am Beispiel Dynamics 365 F&O:
- Fristen und Eskalation: Für jeden Genehmigungsschritt legen Sie eine Frist fest. Reagiert niemand, leitet der Eskalationspfad den Beleg automatisch weiter und kann am Ende eine Aktion wie die Ablehnung auslösen.
- Keine Selbstgenehmigung: Der Workflow-Parameter „Disallow approval by submitter“ verhindert, dass der Einreicher seinen eigenen Workflow genehmigt.
- Ein Framework für alles: Dieselbe Workflowtechnik steuert Bestellanforderungen, Reisekosten oder Bankkontoänderungen, auf Wunsch auch auf Zeilenebene.
- Kein zusätzliches System: Der Workflow läuft in Dynamics selbst.
Arbeiten Ihre Genehmiger ohnehin täglich im ERP, reicht dessen Workflow meist aus; in Dynamics 365 fügt sich IIC mit seinem Workflowtyp ein. Für Freigaben außerhalb von Dynamics beschreibt Microsoft einen Weg über Power Automate: Ein Business Event meldet die neue Workflowaufgabe, ein Flow startet eine Genehmigung und schließt danach die Aufgabe in Dynamics ab. Auf solche Genehmigungen antworten Genehmiger aus dem E-Mail-Postfach, im Genehmigungscenter von Power Automate oder in der Power-Automate-App. Das ist möglich, aber ein eigenes Projekt: Den Flow bauen und pflegen Sie selbst, und das Beispiel auf Microsoft Learn bezieht sich auf Bestellanforderungen, nicht auf Kreditorenrechnungen.
Was bietet die ORIMIZE Workflow-App?
Die ORIMIZE Workflow-App ist für Genehmiger gebaut, die nicht im ERP arbeiten, und sie funktioniert gleich, ob Ihr Unternehmen mit SAP, Dynamics 365, DATEV oder einem anderen ERP bucht. Die Buchhaltung prüft Ausnahmen in ORIMIZE, mit Dynamics 365 wahlweise auch im IIC-Arbeitsbereich in Dynamics; die Fachbereiche entscheiden in der App. Erst nach der Freigabe geht die Rechnung mit Original und Kontierung an Ihr ERP. Details zeigt die Seite Workflows & Audit Trail.
- Freigabe direkt aus der E-Mail: Genehmiger entscheiden aus der Benachrichtigung heraus oder öffnen die Aufgabe im Browser, mit Freigeben, Ablehnen und Notiz.
- Benachrichtigung im eigenen Rhythmus: je Aufgabe, stündlich oder als Tageszusammenfassung.
- Stufen, die Ihrer Organisation folgen: Schritte laufen nacheinander. Bedingungen leiten Rechnungen nach Betrag, Lieferant oder anderen Rechnungsfeldern weiter, etwa ab einer Betragsgrenze an die Bereichsleitung. Je Schritt entscheidet ein Genehmiger, alle, die Hälfte oder je Rolle eine Person.
- Vertretung und Übergabe: Bei Abwesenheit greift die Vertretung. Belege lassen sich an eine andere Unit übergeben, wenn eine andere Gesellschaft zuständig ist; mehr dazu unter Rechnungseingang für mehrere Gesellschaften.
- Begründete Entscheidungen: Ablehnungsgründe und Notizen halten fest, warum entschieden wurde.
- Flexibler Start: Ein Freigabeschritt kann nach Eingang, Erfassung oder Anreicherung der Rechnung beginnen.
- Unveränderbares Protokoll: Jede relevante Aktion landet im Audit Trail. Das Log nimmt nur neue Einträge an; gebuchte Belege lassen sich nur mit Begründung stornieren. Warum das für die GoBD zählt, erklärt der Beitrag Storno statt Löschen.
- Eine App für Rechnungen und Kontoauszüge: Auch Kontoauszüge aus der Banking Suite können vor der Buchung einen Freigabeschritt mit denselben Stufen durchlaufen.
Freigabe nach Tarif
Wie viel Freigabe ORIMIZE übernimmt, hängt vom Tarif ab (Stand Oktober 2026):
- Basic: einstufige Freigabe ohne Bedingungen, 5 Workflow-Nutzer enthalten.
- Professional: mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen, Abteilungen und Vertretung, Freigabe per E-Mail, Tageszusammenfassung und Ablehnungsgründe; 25 Workflow-Nutzer enthalten.
- Enterprise: wie Professional, unbegrenzte Workflow-Nutzer und zusätzlich eine Integrations-API für die Freigabe.
Weitere Workflow-Nutzer lassen sich in Basic und Professional dazunehmen; die Preise stehen auf der Preisseite. Abgerechnet wird der Höchststand aktiver Nutzer mit Zugang zu einer Unit im Monat; technische Integrationsnutzer und nie angemeldete Eingeladene zählen nicht.
So führen Sie die Freigabe per E-Mail ein
- Rollen festlegen: Wer prüft sachlich, wer gibt ab welcher Summe zusätzlich frei?
- Betragsgrenzen definieren: Legen Sie fest, ab welchem Betrag eine zweite Stufe nötig ist.
- Vertretungen hinterlegen: Für jede Rolle eine Vertretung, bevor die erste Urlaubszeit kommt.
- Ablehnungsgründe vorgeben: Einheitliche Gründe machen Ablehnungen auswertbar.
- Benachrichtigungsrhythmus wählen: Vielgenehmiger profitieren von der Tageszusammenfassung.
- Mit echten Belegen testen: Im Debug-Modus verarbeiten Sie echte Rechnungen, ohne im ERP zu buchen, und messen, wie lange es vom Eingang bis zur Freigabe dauert.
Wie der ganze Weg vom Postfach bis zur Buchung aussieht, beschreibt Rechnungseingang automatisieren, für Dynamics 365 der Beitrag Eingangsrechnungen in Dynamics 365 automatisieren. Freigaben sind auch eine Kontrolle gegen Betrug; mehr dazu unter Rechnungsbetrug durch geänderte Bankdaten. Die Freigabe per E-Mail an Ihren eigenen Rechnungen zeigen wir Ihnen in einer Demo.
Quellen
- Microsoft Learn: Workflow system overview
- Microsoft Learn: Configure approval steps in a workflow
- Microsoft Learn: Workflow FAQ
- Microsoft Learn: Business events and workflow approvals
- Microsoft Learn: Create and test an approval workflow with Power Automate
- Microsoft Learn: Vendor invoices overview
- Microsoft Learn: Vendor bank account workflow
- SAP Learning: Flexible Workflow-Szenarios für das Lieferantenrechnungsmanagement erläutern
- DATEV: E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten
Stand: Oktober 2026.
