E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance empfangen: Was der Standard kann – und was nicht.

Kann Dynamics 365 Finance & Operations XRechnung und ZUGFeRD von Lieferanten im Standard einlesen? Teilweise. Microsoft dokumentiert einen Import für das Standard-Peppol-Format und für die XRechnung in UBL-Syntax. XRechnung in CII-Syntax und ZUGFeRD/Factur-X sind dort nicht aufgeführt, und der Import liefert ausstehende Kreditorenrechnungen, keine fertig kontierten und freigegebenen Buchungen.

Diese Seite stellt gegenüber, was der Standard laut Microsoft-Dokumentation kann und was ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) ergänzt. IIC arbeitet mit jedem ERP, ob SAP, DATEV oder Dynamics 365; diese Seite betrachtet Dynamics 365 Finance. Die praktischen Stolpersteine im Tagesgeschäft, von der Mehrwertsteuergruppe bis zur Dublette, beschreibt der Beitrag XRechnung und ZUGFeRD in Dynamics 365 Finance. Dynamics 365 Business Central ist ein eigenes Produkt und hat eine eigene Seite: Rechnungseingang in Business Central.

Welche E-Rechnungsformate liest Dynamics 365 Finance im Standard?

Alle zulässigen Formate bauen auf der Norm EN 16931 auf, unterscheiden sich aber technisch. UBL und UN/CEFACT CII sind zwei XML-Syntaxen; ZUGFeRD/Factur-X ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML in CII-Syntax. Peppol BIS Billing nutzt UBL.

Format	Dynamics 365 Finance im Standard	ORIMIZE IIC
XRechnung (UBL)	Import über Electronic Reporting aus einem SharePoint-Ordner oder als Einzeldatei (Learn, Learn DE)	direkt gelesen in ein Datenmodell nach EN 16931
XRechnung (CII)	für den Import nicht aufgeführt (Learn)	direkt gelesen
ZUGFeRD / Factur-X	für den Import nicht aufgeführt; Invoice capture nimmt PDF an, die Auswertung des eingebetteten XML ist nicht beschrieben (Learn)	eingebettete XML-Daten gelesen, Profil festgehalten
Peppol BIS	Import im Standard-Peppol-Format (Learn)	direkt gelesen
PDF ohne XML	kein E-Rechnungs-Import; Erfassung mit Invoice capture in der Power Platform (PDF und Bilddateien bis 20 MB) (Learn)	Erfassung per KI, PDF auch gescannt, bis 25 MB, keine Bilddateien
Prüfung mit dem KoSIT-Validator	in der Import-Dokumentation nicht beschrieben	in Vorbereitung; heute Rechenprüfung von Positionen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag

Stand Oktober 2026. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und gelten nicht als E-Rechnung; mehr dazu im Lexikon unter ZUGFeRD / Factur-X. Wie sich Microsoft Invoice capture insgesamt von ORIMIZE IIC unterscheidet, zeigt der Vergleich Invoice Capture für Dynamics 365 Finance.

So arbeitet der Standard-Import

Der Import beruht auf dem Framework Electronic Reporting (ER). Voraussetzung sind die ER-Konfigurationen Invoice model, Vendor Invoice Mapping to Destination und Vendor Invoice Import aus dem Microsoft-Repository; das Importformat hinterlegen Sie in den Kreditorenkontenparametern. Als Quelle für den Stapelimport dient ein SharePoint-Ordner, ohne Quelle fragt das System nach einer einzelnen Datei. Gestartet wird über die periodische Aufgabe zum Import von Kreditorenrechnungen, englisch Import vendor invoices (Microsoft Learn).

Beim Import geht Dynamics 365 Finance so vor:

1. Kreditor: Zuordnung über die Steuerregistrierungsnummer im Kreditorfeld Tax exempt number. Gibt es keinen Treffer, bricht der Import mit Fehler ab.
2. Artikel und Einheiten: Zuordnung über externe Artikelnummern, die je Lieferant gepflegt sein können, und über externe Codes für Einheiten. Ohne Treffer bricht der Import ab.
3. Bestellung: Enthält die Datei Bestell- und Positionsreferenzen, gleicht das System damit ab. Sonst versucht es, die Rechnung anhand der Einkaufspreise einer bestätigten Bestellung zuzuordnen.
4. Ohne Bestellung: Positionen werden als nicht lagergeführte Produkte behandelt. Gibt es keine, nutzt das System einen Artikel mit der Nummer DEFAULT_ITEM; fehlt auch dieser, bricht der Import ab. Der Positionstext landet im Textfeld der Zeile.
5. Steuer: Die Steuer wird aus Ihrer Einrichtung neu berechnet und nicht als fester Betrag aus der XML-Datei übernommen.
6. Ergebnis: Erfolgreich importierte Rechnungen erscheinen als ausstehende Kreditorenrechnungen.

Zwei Einschränkungen nennt Microsoft ausdrücklich: Sonstige Belastungen werden nicht importiert, und Rabatte nur auf Positionsebene. Für Bestellrechnungen von Lieferanten, deren externe Artikelnummern gepflegt sind, ist der Standard-Import damit gut nutzbar: Er gleicht Bestellbezüge ab und erzeugt ausstehende Rechnungen ohne Abtippen.

Alternativ lässt sich der Empfang über den Electronic Invoicing Service einrichten, mit E-Mail- oder SharePoint-Kanälen im Arbeitsbereich Globalization studio und Zugangsdaten in Azure Key Vault (Microsoft Learn). In der Übersicht der allgemein verfügbaren Funktionen führt Microsoft für Deutschland nur Verkaufs- und Projektrechnungen, und zwar nur die Formaterstellung. Der Import von Lieferantenrechnungen steht dort als europaweites Peppol-Feature (Microsoft Learn). Eine Anbindung des Service an die Automatisierung von Kreditorenrechnungen ist laut Microsoft geplant, aber ohne Zeitplan (Microsoft Learn).

Was gilt für Dynamics 365 On-Premises?

Wer Dynamics 365 Finance & Operations im eigenen Rechenzentrum betreibt, sollte drei Aussagen kennen:

• Electronic Invoicing Service: Laut Microsoft unterstützt die Plattform keine On-Premises-Versionen von Finance und Supply Chain Management, und es gibt keine Pläne dafür (Microsoft Learn).
• ER-basierter Import: Die Anleitung enthält keine Aussage zu On-Premises und verweist für die ER-Konfigurationen auf das Repository in Dataverse. Klären Sie die Verfügbarkeit für Ihre Version mit Ihrem Dynamics-Partner.
• Microsoft Invoice capture: Microsoft beschreibt die Lösung für integrierte Dataverse-Umgebungen in der Power Platform; eine Aussage zu On-Premises enthält die Dokumentation nicht (Microsoft Learn).

ORIMIZE arbeitet mit jedem ERP in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Dynamics 365 Finance & Operations On-Premises bindet IIC über den ORIMIZE Connector an, einen kleinen Windows-Dienst, der sich selbst aktualisiert und nur ausgehende HTTPS-Verbindungen aufbaut. Die Anbindung ist im Tarif Enterprise enthalten; Einzelheiten beschreibt KI-Rechnungserfassung für Dynamics 365 On-Premises. Strukturierte E-Rechnungen liest ORIMIZE ohne KI aus. Mehr dazu im Beitrag KI im On-Premises-ERP.

Was nach dem Import noch zu tun ist

Eine ausstehende Kreditorenrechnung ist noch keine geprüfte Buchung. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug bleiben vor allem diese Schritte:

• Kontierung: Jede Position braucht ein Sachkonto und Finanzdimensionen, die laut Kontostruktur zusammenpassen. Ein Vorschlag dafür ist nicht Teil des beschriebenen Imports.
• Steuer abgleichen: Weil Dynamics die Steuer neu berechnet, sollte jemand prüfen, ob sie zum Steuerausweis der Rechnung passt, besonders bei Reverse Charge.
• Belastungen ergänzen: Sonstige Belastungen aus der Rechnung kommen nicht mit.
• Gegen EN 16931 prüfen: Gültiges XML kann trotzdem Geschäftsregeln verletzen. Der KoSIT-Validator prüft Schema und Geschäftsregeln einer XRechnung.
• Lesbar machen und freigeben: Eine XRechnung hat kein Rechnungsbild, Genehmiger brauchen trotzdem eine verständliche Ansicht.
• Original archivieren: Bei der E-Rechnung ist das XML das Original. Es muss über die Aufbewahrungsfrist unverändert und maschinell auswertbar bleiben.

So deckt ORIMIZE IIC diese Schritte ab, hier mit Dynamics 365 als ERP:

• Lesen und prüfen: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS gehen direkt in ein Datenmodell nach EN 16931. Positionssummen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag werden nachgerechnet. Details unter KI-Erkennung & Extraktion.
• Kreditor finden: IIC gleicht den Rechnungssteller mit Ihren Kreditoren ab und vergibt einen Konfidenzwert; als Treffer gilt nur ein Kandidat mit hoher Sicherheit und klarem Abstand. Abweichende Stammdaten zeigt der Stammdatenabgleich in Dynamics; einen neuen Lieferanten legen Sie direkt aus den Rechnungsdaten als Kreditor an.
• Steuer zuordnen: In Dynamics ermittelt IIC aus Mehrwertsteuerkategorie, Steuersatz, Rechnungsdatum und der Mehrwertsteuergruppe des Kreditors die Artikel-Mehrwertsteuergruppe. Ist das Ergebnis nicht eindeutig, meldet IIC einen Fehler.
• Kontieren: Je nach Tarif vom festen Sachkonto je Kreditor bis zu Sachkonto und Finanzdimensionen je Position aus Vorgaben, gelernten Routinen und KI, nur mit Werten aus Ihren Stammdaten, die in Dynamics gültig sind. Jeder Wert zeigt, woher er kommt. Mehr unter Automatische Kontierung.
• Freigeben und übertragen: Freigaben laufen in der ORIMIZE Workflow-App, direkt aus der E-Mail, oder im Dynamics-Workflow. Danach überträgt IIC die Rechnung in die Rechnungserfassung oder das Rechnungsbuch und speichert die Journalnummer.
• Aufbewahren: Jede Datei wird mit SHA-256-Prüfsumme gespeichert, eine Zweitkopie liegt mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres.

Die Prüfung mit dem KoSIT-Validator ist in Vorbereitung. Fachanwender sehen die Daten einer XRechnung mit Kopf, Positionen und Steuerzeilen, in Dynamics in der Maske Kreditorenrechnungen.

E-Rechnungspflicht: der Zeitplan in Kürze

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr empfangen können. Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen dürfen Aussteller noch für Umsätze bis Ende 2026 verschicken, Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro für Umsätze bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG); ab 2028 müssen alle E-Rechnungen ausstellen. Mit jedem Stichtag wächst der Anteil der E-Rechnungen in Ihrem Eingang, mehr dazu unter E-Rechnungspflicht: Was Ihr Rechnungseingang jetzt können muss.

Checkliste für Ihr Dynamics-Team

• Welche Formate senden Ihre Lieferanten heute: XRechnung in UBL oder CII, ZUGFeRD mit welchem Profil, Peppol?
• Ist bei jedem Kreditor die Steuerregistrierungsnummer gepflegt, über die der Standard-Import zuordnet?
• Sind externe Artikelnummern gepflegt, oder gibt es einen DEFAULT_ITEM für Rechnungen ohne Bestellung?
• Läuft Ihr Dynamics 365 Finance & Operations in der Cloud oder On-Premises?
• Wer kontiert importierte Rechnungen ohne Bestellbezug mit Sachkonto und Finanzdimensionen?
• Wo sieht der Genehmiger eine XRechnung ohne Rechnungsbild?
• Wo liegt das XML-Original bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist?

Sie möchten sehen, wie eine XRechnung in CII-Syntax oder eine ZUGFeRD-Rechnung aus Ihrem Postfach im Dynamics-Journal ankommt? Fragen Sie eine Demo an und bringen Sie eine typische Rechnung mit. Den Weg vom Postfach bis zur Buchung mit jedem ERP beschreibt Rechnungseingang automatisieren, einen Überblick über KI mit Dynamics 365 KI für Microsoft Dynamics 365. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Quellen

• Microsoft Learn: Import vendor electronic invoices, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/europe/emea-peppol-import
• Microsoft Learn: Use vendor electronic invoices in Germany, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/germany/emea-deu-e-invoices-import
• Microsoft Learn: Use the electronic invoicing service to import vendor invoices, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/global/e-invoicing-get-started-import-vendor-invoices
• Microsoft Learn: Availability of Electronic Invoicing Service features by country or region, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/global/e-invoicing-country-specific-availability
• Microsoft Learn: Electronic Invoicing service FAQ, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/global/gs-e-invoicing-faq
• Microsoft Learn: Invoice capture solution overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview
• Microsoft Learn: Configure the Invoice capture solution, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/config-invoice-capture
• Bundesministerium der Justiz: § 27 Umsatzsteuergesetz, Allgemeine Übergangsvorschriften, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html

Stand: Oktober 2026.