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Microsoft bietet für Dynamics 365 Finance eine eigene Lösung namens Invoice capture an. Sie erstellt Kreditorenrechnungen aus digitalen Rechnungsbildern und läuft in der Microsoft Power Platform. Ob sie für Ihren Rechnungseingang reicht, hängt vor allem von drei Fragen ab: Wie hoch ist der Anteil an Bestellrechnungen, wie viele E-Rechnungen im XML-Format kommen an, und läuft Ihr Dynamics 365 Finance & Operations in der Cloud oder On-Premises?
Diese Seite stellt Microsoft Invoice capture und ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) Punkt für Punkt gegenüber. Trotz ähnlicher Namen sind es zwei getrennte Produkte: Invoice capture ist eine Lösung für Dynamics 365 Finance, IIC ein Produkt der ORIMIZE-Plattform, die mit Dynamics 365 ebenso arbeitet wie mit SAP, DATEV und weiteren ERP-Systemen. Jede Aussage zu Microsoft ist mit der Dokumentation auf Microsoft Learn belegt, jede Aussage zu ORIMIZE mit unseren Produktseiten. Dynamics 365 Business Central ist nicht Gegenstand dieses Vergleichs; dazu gibt es die Seite Rechnungseingang in Business Central.
Was ist Microsoft Invoice capture?
Invoice capture ist eine Lösung für Dynamics 365 Finance, die in der Power Platform installiert wird. Zur Einrichtung gehören laut Microsoft Power-Platform-Umgebungen, eine Verbindung zwischen Dynamics 365 und AI Builder sowie Speicherorte in Azure Data Lake Storage. Unterstützt werden integrierte Dataverse-Umgebungen (Microsoft Learn).
Die Erkennung übernimmt standardmäßig das vorgefertigte AI-Builder-Modell „Invoice processing model“. Rechnungen kommen über Kanäle auf Basis von Power Automate, werden in einer Ansicht mit Beleg und Feldern nebeneinander geprüft und anschließend als ausstehende Kreditorenrechnung oder als Rechnungsbuch an Dynamics 365 Finance übertragen. Microsoft unterscheidet drei Rechnungsarten: Bestellrechnung, Rechnung nur mit Kopfdaten zu einer Bestellung (Header-only) und Kostenrechnung (Microsoft Learn).
Microsoft Invoice capture und ORIMIZE IIC im Faktenvergleich
| Kriterium | Microsoft Invoice capture | ORIMIZE IIC |
|---|---|---|
| Eingangskanäle | Power-Automate-Vorlagen für Outlook.com, Outlook 365, freigegebene Postfächer, SharePoint und OneDrive, dazu eine Dataverse-API und manueller Upload (Learn) | Microsoft-365-Postfächer, SharePoint, REST-API und Upload aus dem ERP; Anzahl Postfächer, SharePoint und REST-Eingang je nach Tarif |
| Dateiformate und E-Rechnung | PDF, PNG, JPG/JPEG, TIF/TIFF bis 20 MB; XML ist nicht aufgeführt (Learn) | PDF, auch gescannt, und XML bis 25 MB, keine Bilddateien; ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung (UBL, CII) und Peppol BIS direkt nach EN 16931; KoSIT-Prüfung in Vorbereitung |
| Extraktion | AI-Builder-Modell „Invoice processing“; komplexere Layouts brauchen ein eigenes, trainiertes Modell (Learn) | KI liest Kopf, Positionen und Steuer von PDF-Rechnungen; Positionssummen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag werden nachgerechnet; E-Rechnungen werden ohne KI übernommen |
| Positionen | Bestellrechnungen mit Bezug zur Bestellposition; Kostenrechnungen als ausstehende Rechnung nur mit Service-Artikeln oder Beschaffungskategorien, als Rechnungsbuch nur mit Kopfdaten (Learn) | Positionen mit Texten, Mengen und Beträgen; Bestellbezug wird erfasst; Positionen gehen mit Sachkonto und Dimensionen ins Journal |
| Sachkonto-Vorschlag | in der Dokumentation nicht beschrieben; abgeleitet werden unter anderem Kreditor, Artikel und Beschaffungskategorie (Learn) | Basic: festes Sachkonto je Kreditor; Professional und Enterprise: Sachkonto je Position per KI |
| Finanzdimensionen | drei Kopffelder (Geschäftsbereich, Abteilung, Kostenstelle), Auswahl bei der manuellen Prüfung; Positionsdimensionen per X++-Erweiterung (Learn) | Professional: feste Dimensionen je Kreditor; Enterprise: Dimensionen je Position per KI, nur mit in Dynamics gültigen Werten |
| Lernen aus Korrekturen | Option „Continuous learning“ merkt sich manuell gewählte Werte für ähnliche Rechnungen (Learn) | Korrekturen werden zu gelernten Routinen, die erst beobachtend, dann assistierend mitlaufen und aktiv werden, wenn sie sich bewährt haben; das Entscheidungsprotokoll zeigt die Herkunft jedes Werts |
| Freigabe | manuelle Prüfung je Konfigurationsgruppe, Freigabe danach in Dynamics 365 Finance (Learn) | ORIMIZE Workflow-App oder Dynamics-Workflow, ab Professional mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen, Vertretung und Freigabe per E-Mail |
| Ziel in Dynamics | ausstehende Kreditorenrechnung oder Rechnungsbuch (Learn) | Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch, Journalnummer an der Rechnung |
| Betrieb | Lösung in der Power Platform mit Dataverse; eine Aussage zu On-Premises enthält die Dokumentation nicht (Learn) | Cloud-Dienst in europäischen Rechenzentren für jedes ERP, darunter Dynamics 365; ERP im eigenen Rechenzentrum über den ORIMIZE Connector (Enterprise) |
| Lizenz und Kosten | 100 Transaktionen je Tenant und Monat enthalten, weitere 1.000 für 300 US-Dollar monatlich; Power-Apps-Lizenz für Nutzer ohne volle Finance-Lizenz (Learn) | Abrechnung nach Nutzung: monatliche Grundgebühr je Tarif plus Preis je verarbeiteter Rechnung (Preise); Dubletten und Testumgebungen werden nicht berechnet |
| Aufbewahrung der Originale | im Dataverse-Dateispeicher; eine optionale Bereinigung löscht übertragene Rechnungen samt Originaldatei nach 180 Tagen (Learn) | Original mit SHA-256-Prüfsumme, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres |
Stand Oktober 2026. Microsoft entwickelt Invoice capture laufend weiter: Im Mai 2026 kamen „AI suggestions“ hinzu, eine Ableitung von Werten per Sprachmodell auf Basis von Dataverse. Im September 2026 folgte „AI Recognition“, eine Erkennung aus OCR und Sprachmodell. Beide sind laut Microsoft Private Previews mit Anmeldung (Microsoft Learn).
Wann Microsoft Invoice capture genügt
Microsoft Invoice capture ist für viele Rechnungseingänge eine naheliegende Wahl. Das gilt besonders in diesen Fällen:
- Überwiegend Bestellrechnungen. Invoice capture gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab, auf Wunsch nur mit bestätigten Bestellungen (Microsoft Learn). Bei Header-only-Rechnungen kann es die Positionen aus der Bestellung erzeugen (Microsoft Learn). ORIMIZE IIC erfasst den Bestellbezug, setzt seinen Schwerpunkt aber auf die Kontierung von Rechnungen auf Sachkonten.
- Geringes Volumen. Bis zu 100 erfasste Rechnungen je Tenant und Monat sind in der Finance-Lizenz enthalten. Es zählen nur erfasste Rechnungen, nicht die per Dateifilter aussortierten Dateien.
- Power Platform ist bereits etabliert. Wer Dataverse integriert hat und Power Automate betreibt, nutzt vorhandene Strukturen und kann Kanäle als Flows anpassen.
- Scans als Bilddatei. PNG, JPG und TIFF verarbeitet Invoice capture direkt. ORIMIZE IIC nimmt PDF, auch gescannt, und XML an, aber keine Bilddateien.
- Kontierung über Artikel und Beschaffungskategorien. Laufen Ihre Kostenrechnungen sauber über Service-Artikel oder Beschaffungskategorien, brauchen Sie keinen Sachkonto-Vorschlag je Position.
Wann sich eine Alternative lohnt
Eine Alternative wie ORIMIZE IIC lohnt sich vor allem dann, wenn Ihr Rechnungseingang anders aussieht:
- Viele Kostenrechnungen ohne Bestellung. Gemischte Rechnungen, etwa Wartung und Softwarelizenzen auf einem Beleg, brauchen ein Sachkonto und Finanzdimensionen je Position. IIC schlägt sie in der Reihenfolge Vorgabe, gelernte Routine, KI vor und nutzt nur Werte, die in Dynamics gültig sind. Mehr unter Automatische Kontierung.
- E-Rechnungen im Eingang. XRechnung und ZUGFeRD liest IIC direkt aus den XML-Daten statt per Texterkennung. Was der Dynamics-Standard bei E-Rechnungen kann, zeigt die Seite E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance empfangen; Begriffe erklärt das Lexikon unter XRechnung.
- Dynamics 365 im eigenen Rechenzentrum. Der ORIMIZE Connector ist ein kleiner Windows-Dienst, der sich selbst aktualisiert und nur ausgehende HTTPS-Verbindungen aufbaut. Warum das für On-Premises entscheidend ist, erklärt KI im On-Premises-ERP.
- Freigaben außerhalb von Dynamics. Ab dem Tarif Professional entscheiden Genehmiger in der ORIMIZE Workflow-App direkt aus der E-Mail, mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen und Vertretung. Details unter Workflows & Audit Trail.
- Nachvollziehbare KI. Für jeden Wert zeigt IIC, ob er aus einer festen Vorgabe, einer gelernten Routine oder von der KI stammt. Warum das zählt, lesen Sie in Vorschlag statt Blackbox.
- Mehr als ein ERP. Arbeiten Gesellschaften Ihrer Gruppe mit unterschiedlichen ERP-Systemen, etwa Dynamics 365 und SAP, oder steht ein Wechsel bevor, arbeitet IIC mit jedem davon; Invoice capture ist an Dynamics 365 Finance gebunden. Einen Überblick über KI mit Dynamics 365 gibt KI für Microsoft Dynamics 365.
Kosten richtig vergleichen
Die beiden Preismodelle sind unterschiedlich aufgebaut. Ein fairer Vergleich betrachtet deshalb nicht nur den Preis je Rechnung.
Microsoft Invoice capture: Zusatzkapazität wird in Paketen zu 1.000 Transaktionen je Tenant und Monat gekauft. Sie gilt monatlich, verfällt ungenutzt und muss laut Microsoft für den Spitzenbedarf gekauft werden. Nutzer ohne volle Finance-Lizenz brauchen eine Power-Apps-Lizenz. Die Originale belegen Dataverse-Dateispeicher, den sich mehrere Apps teilen (Microsoft Learn). Für das Training eigener Modelle fallen AI-Builder-Credits an (Microsoft Learn).
ORIMIZE IIC: Sie zahlen nach Nutzung, eine monatliche Grundgebühr je Tarif und einen Preis je verarbeiteter Rechnung, ohne Lizenzen auf Vorrat; abgerechnet wird direkt, künftig auch über den Microsoft Marketplace. Eine Rechnung zählt einmal, im Monat ihrer ersten Datenerfassung; Dubletten derselben Datei, erneute Verarbeitung und Rechnungen in Testumgebungen zählen nicht. Workflow-Nutzer sind je nach Tarif zu 5, 25 oder unbegrenzt enthalten, eine juristische Person ist inklusive. Die aktuellen Tarife stehen unter Preise, Ihr Volumen rechnen Sie im Preisrechner durch.
Rechnen Sie in beiden Fällen auch den Aufwand mit, der nach der Erfassung bleibt, etwa das manuelle Ergänzen von Sachkonto und Finanzdimensionen. Am zuverlässigsten messen Sie ihn im Testbetrieb an Ihren eigenen Rechnungen.
Beide nutzen oder umsteigen
Sie müssen sich nicht für alles auf einmal entscheiden. Organisatorisch naheliegend ist eine Aufteilung nach Eingangskanal: Bestellrechnungen laufen weiter über Invoice capture, Kostenrechnungen und E-Rechnungen über ein eigenes Postfach in ORIMIZE IIC. Dieselbe Datei erkennt IIC an ihrer Prüfsumme nur innerhalb von ORIMIZE. Über beide Wege hinweg hilft die Prüfung auf doppelte Rechnungsnummern je Kreditor, die Dynamics 365 Finance in den Kreditorenkontenparametern anbietet. Ob eine Aufteilung in Ihrer Umgebung sinnvoll ist, klären wir gern an Ihren Belegen.
Für einen vollständigen Umstieg hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Bestandsaufnahme. Wie hoch sind die Anteile von Bestell- und Kostenrechnungen, von PDF, Bilddateien und XML, und wie hoch ist das Volumen im Spitzenmonat?
- Stammdaten prüfen. Kreditoren, Kontostrukturen und Finanzdimensionen sollten zu den Sachkonten passen, auf die Eingangsrechnungen gebucht werden. IIC nutzt für Vorschläge Ihre Dynamics-Stammdaten und Ihre Buchungshistorie.
- Mit echten Belegen testen. Im Debug-Modus verarbeiten Sie echte Rechnungen in einer Testumgebung, ohne Ihr ERP zu bebuchen. Rechnungen in Testumgebungen werden nicht berechnet.
- Kanäle umstellen. In Invoice capture lässt sich jeder Kanal einzeln deaktivieren (Microsoft Learn). Danach holt IIC das Postfach ab.
- Originale sichern. Ist in Invoice capture die automatische Bereinigung aktiv, löscht sie übertragene Rechnungen samt Originaldatei nach 180 Tagen. Klären Sie vor dem Umstieg, wo diese Originale bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist liegen. Hintergrund im Beitrag GoBD: Storno statt Löschen.
Sie möchten sehen, wie Ihre Rechnungen in IIC laufen? Bringen Sie eine typische Kostenrechnung und eine E-Rechnung mit in die Demo. Den ganzen Weg vom Postfach bis zur Buchung mit jedem ERP beschreibt Rechnungseingang automatisieren.
Quellen
- Microsoft Learn: Invoice capture solution overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview
- Microsoft Learn: Configure the Invoice capture solution, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/config-invoice-capture
- Microsoft Learn: Invoice capture FAQ, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-faq
- Microsoft Learn: Invoice capture financial dimensions, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-dim
- Microsoft Learn: Invoice capture solution configuration groups, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-config-group
- Microsoft Learn: Manage channels in the Invoice capture solution, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-channel
- Microsoft Learn: What’s new or changed in Invoice capture, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/get-started/whats-new-invoice-capture
Stand: Oktober 2026.
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