Rechnungseingang in Business Central: Was der Standard kann – und wo er endet.

Dynamics 365 Business Central bringt für den Rechnungseingang zwei Bausteine mit: das E-Documents-Framework für strukturierte E-Rechnungen und den Payables Agent für PDF-Rechnungen aus dem Postfach. Diese Seite ordnet ein, was beide laut Microsoft Learn können, wo die Dokumentation Grenzen nennt und was Sie heute ohne Zusatzsoftware einrichten können. Stand ist Oktober 2026.

ORIMIZE arbeitet mit Business Central wie mit jedem anderen ERP. Wo diese Seite ORIMIZE nennt, beschreibt sie, was die Plattform vor Business Central erledigt: Eingang, Lesen, Prüfen, Kontieren und Freigeben. Gebucht wird in Business Central.

Wie empfängt Business Central E-Rechnungen im Standard?

Über das E-Documents-Framework. Seit Version 26.3 unterstützt die deutsche Lokalisierung die in Deutschland üblichen Formate XRechnung (nur UBL), Peppol BIS 3 und ZUGFeRD (Microsoft Learn). Für den Empfang aller drei Formate legen Sie je Format einen eigenen E-Document-Service an. Bei ZUGFeRD extrahiert Business Central das eingebettete XML automatisch und verarbeitet es als neues E-Document.

Wichtig für die Erwartung: Laut Learn bedeutet die automatische Anlage eines E-Documents nicht, dass automatisch eine Einkaufsrechnung entsteht. Dafür braucht es eine passende Einrichtung oder, bei Bestellungen, den Bestellabgleich. Im Ablauf sieht das so aus (Microsoft Learn):

• Kreditor finden: Business Central ordnet ein E-Document in dieser Reihenfolge zu: GLN, USt-IdNr., Teilnehmerkennung des E-Document-Service, Name und Adresse.
• Entwurf statt Buchung: Bei automatischer Verarbeitung entsteht ein Einkaufsentwurf, den Sie prüfen und korrigieren. Erst „Create Document“ legt die Einkaufsrechnung an; gebucht wird danach.
• Positionen zuordnen: Positionen auf Sachkonten brauchen eine Text-zu-Konto-Zuordnung, Artikelpositionen eine Artikelreferenz. Fehlt beides, meldet das System einen Fehler.
• Dubletten: Beim Import eines Stapels legt Business Central für Belege mit gleichem Kreditor, gleicher externer Belegnummer und gleichem Datum kein neues E-Document an.
• Lesbare Ansicht: Das Register „E-invoice Lines“ zeigt Kopf- und Positionsdaten des XML verständlich an. Enthält eine Peppol-Datei ein eingebettetes PDF, hängt Business Central es an den Einkaufsbeleg an.

Den automatischen Abruf beschreibt Learn über einen externen Dienst, den eine Service-Integration anbindet; diese Einstellung gibt es nur, wenn passende Connectors installiert sind (Microsoft Learn). Ohne Connector importieren Sie einzelne Dateien mit „New from file“ oder mehrere über „Import XML“.

Was leistet der Payables Agent und was nicht?

Der Payables Agent überwacht ein Postfach, liest PDF-Anhänge mit Azure Document Intelligence, erkennt den Kreditor und legt einen Einkaufsrechnungsentwurf zur Prüfung an (Microsoft Learn). Für die Zeilen schlägt er Sachkonten auf Basis von Kontenplan und Buchungshistorie vor, erkennt Artikel und schlägt Bestellpositionen vor; Business Central prüft dabei Menge, Wareneingang, Einheit und Preis. Nach der Prüfung macht der Agent aus dem Entwurf eine ungebuchte Einkaufsrechnung. Buchen muss ein Mensch.

Learn nennt diese Grenzen (Payables Agent FAQ):

• nur PDF-Rechnungen, die per E-Mail ins überwachte Postfach kommen; ein direkter Datei-Upload ist nicht vorgesehen,
• höchstens 10 Anhänge je E-Mail, PDFs bis 5 MB und 10 Seiten,
• höchstens 100 E-Mails und 500 Rechnungen pro Tag,
• keine Freigabe-Workflows und keine Anomalieerkennung; die Bestätigung im Agenten ersetzt keinen Genehmigungsworkflow,
• Abrechnung über Copilot Credits.

Neu angelegte Kreditoren sperrt der Agent, bis jemand sie prüft und entsperrt; eine Kreditorenfreigabe bietet er selbst nicht. Bei der Sprache sind die Learn-Seiten nicht einheitlich: Die Verfügbarkeitsübersicht führt Deutsch als unterstützte Sprache, die Übersichtsseite des Agenten nennt noch Englisch als einzige validierte Sprache (Stand Oktober 2026).

Wie kommen Kontoauszüge in Business Central?

Als Datei oder über ein verknüpftes Online-Bankkonto. Business Central importiert Kontoauszüge im Format SEPA CAMT; für CAMT.053 in der Version 053.001.08 gibt es eine eigene Einrichtung (Microsoft Learn). Einen Abruf per EBICS dokumentiert Learn für den Standard nicht.

Die Bankkontoabstimmung mit Copilot ist als Vorschau gekennzeichnet. Nach dem automatischen Abgleich schlägt sie weitere Zuordnungen vor und für Restposten ein Sachkonto; gespeichert wird erst, wenn Sie die Vorschläge übernehmen. Ab 2025 release wave 2 liegt die Grenze bei etwa 3.000 offenen Bankposten im Abgleichszeitraum (Microsoft Learn).

Standard, Grenzen und was ORIMIZE ergänzt

Die rechte Spalte nennt, was die ORIMIZE-Plattform vor Business Central übernimmt. Gebucht wird in jedem Fall in Business Central.

Aufgabe	Business Central Standard	Grenzen (Stand Oktober 2026)	Was ORIMIZE ergänzt
E-Rechnung empfangen	E-Documents mit XRechnung (UBL), Peppol BIS 3 und ZUGFeRD, ein Service je Format	XRechnung nur in UBL; Einkaufsrechnung entsteht nicht automatisch	XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS direkt und ohne KI gelesen, in ein Datenmodell nach EN 16931
PDF-Rechnungen	Payables Agent: Texterkennung, Kreditor, Entwurf	nur PDF per E-Mail, bis 5 MB und 10 Seiten, höchstens 500 Rechnungen pro Tag	KI-Erfassung von PDF, auch gescannt, bis 25 MB aus Microsoft-365-Postfächern, SharePoint, Upload oder REST-API; Summen, Steuer und Zahlbetrag werden nachgerechnet
Kontierung	Text-zu-Konto-Zuordnung; Payables Agent schlägt Sachkonten je Zeile vor	Vorschläge hängen von der Buchungshistorie ab	Sachkonto und Dimensionen je Position aus Vorgaben, gelernten Routinen und KI, mit Ihren Stammdaten aus Business Central; Umfang je Tarif
Freigabe	Genehmigungsworkflows für Einkaufsbelege mit Betragsgrenzen	Payables Agent ohne eigene Freigabe-Workflows	mehrstufige Freigabe in der ORIMIZE Workflow-App oder direkt aus der E-Mail, mit Betragsgrenzen und Vertretung
Archiv und Nachvollziehbarkeit	Aufbewahrungsrichtlinien für E-Document-Daten; Agentenaktionen laufen unter eigenem Benutzer	Aufbewahrungsrichtlinien steuern das Löschen; die Archivierung der Originale klären Sie selbst	Originale mit SHA-256-Prüfsumme, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres, Audit-Log, Storno statt Löschen
Kontoauszüge	SEPA-CAMT-Import, Bankabstimmung mit Copilot	Copilot-Abstimmung ist Vorschau; kein EBICS-Abruf dokumentiert	Abruf per EBICS 2.5 und 3.0, camt.053 und MT940; smarte Algorithmen und KI ordnen jede Bankbewegung zu und lernen aus der Klärung durch Ihr Team; Journal und Ausgleich entstehen in Business Central

Wo Business Central stärker ist: Der Standard arbeitet direkt in Ihren Einkaufsbelegen, gleicht Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ab und braucht keine zweite Anwendung. Für überschaubare Mengen mit wenigen Formaten kann das genügen.

Business Central oder Finance & Operations: Was gilt für wen?

Unter dem Namen Dynamics 365 führt Microsoft zwei eigenständige ERP-Produkte mit eigener Dokumentation, eigener Lokalisierung und eigenen KI-Funktionen. Der Payables Agent etwa ist eine Funktion von Business Central. Was Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) im Standard bietet, beschreiben die Seiten KI in Dynamics 365 Finance und E-Rechnungen in Dynamics 365 Finance empfangen.

ORIMIZE arbeitet mit beiden Produkten, ebenso mit SAP, DATEV und weiteren ERP-Systemen. Mit Business Central holt ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) Rechnungen ab, liest sie, schlägt die Kontierung je Position mit Ihren Sachkonten und Dimensionen vor und übergibt geprüfte Rechnungen mit Original an Business Central, wo sie gebucht werden. ORIMIZE Intelligent Banking Suite (IBS) ruft Kontoauszüge per EBICS ab und ordnet jede Bewegung per KI zu; Journal und Ausgleich offener Posten entstehen in Business Central. Eine Anbindung dient allen ORIMIZE-Produkten. Die Plattform trennt KI und Belegverarbeitung vom Zielsystem: Vorgaben, Freigaben und was die KI gelernt hat, bleiben, auch wenn Gesellschaften später das ERP wechseln. Einen Überblick über KI mit beiden Dynamics-Produkten gibt die Seite KI für Microsoft Dynamics 365.

NAV-Ablösung: Rechnungseingang gleich mitplanen

Laut Microsoft-Lifecycle-Seite endete der Mainstream-Support für Dynamics NAV 2018 im Januar 2023; der erweiterte Support endet im Januar 2028. Wer jetzt auf Business Central wechselt, sollte den Rechnungseingang nicht unverändert übertragen. Die E-Rechnungspflicht verlangt seit Januar 2025, dass Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; mehr dazu unter E-Rechnungspflicht: Was Ihr Rechnungseingang jetzt können muss.

Was Sie heute tun können

Mit dem Standard lässt sich der Rechnungseingang in Business Central schon heute deutlich automatisieren:

1. Formate erheben: Welche Lieferanten senden XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol? Legen Sie je Format einen E-Document-Service an und testen Sie mit echten Lieferantendateien.
2. Kreditorenstamm pflegen: GLN und USt-IdNr. sind die ersten Merkmale, über die Business Central ein E-Document zuordnet.
3. Zuordnungen hinterlegen: Text-zu-Konto-Zuordnungen für wiederkehrende Kostenrechnungen, Artikelreferenzen für Warenrechnungen.
4. Genehmigungsworkflows einrichten: Für Einkaufsbelege gibt es vorbereitete Workflows; Genehmiger und Betragsgrenzen pflegen Sie in der Einrichtung der Genehmigungsbenutzer (Microsoft Learn).
5. Payables Agent sauber aufsetzen: Microsoft empfiehlt ein internes, freigegebenes Postfach, das nur der Agent bearbeitet und das Lieferanten nicht kennen. Halten Sie die Grenzen von 10 Anhängen je E-Mail sowie 5 MB und 10 Seiten je PDF ein.
6. Bankformat umstellen: Richten Sie CAMT.053.001.08 ein und erproben Sie die Copilot-Abstimmung zunächst in einer Sandbox, solange sie Vorschau ist.
7. Archiv klären: Bei der E-Rechnung ist das XML das Original. Legen Sie fest, wo es über die Aufbewahrungsfrist unverändert liegt; Hintergründe im Beitrag GoBD im automatisierten Rechnungseingang.
8. Mit eigenen Belegen messen: Wer eine Ergänzung prüft, sollte sie an echten Rechnungen testen, ohne zu buchen: Wie viele laufen ohne Korrektur durch, und wie oft ändert Ihr Team die vorgeschlagene Kontierung?

ORIMIZE mit Business Central an eigenen Rechnungen testen

In einer Demo zeigen wir den Weg vom Postfach bis zur Buchung in Business Central an Ihren eigenen Rechnungen. Im Debug-Modus verarbeitet ORIMIZE echte Belege, ohne in Business Central zu buchen; Testbelege werden nicht berechnet. Hilfreich für das Gespräch sind Angaben zu Ihrer Business-Central-Version, den Formaten Ihrer Lieferanten, Ihren Freigabewegen und Ihren Banken. Abgerechnet wird nach Nutzung, die Tarife finden Sie unter Preise.

Quellen

• Electronic invoicing in Germany (Business Central)
• Use E-Documents in the purchase process
• Set Up E-documents
• Payables Agent Overview in Business Central
• Payables Agent Frequently Asked Questions
• Copilot and agents country/region availability and supported languages
• Field mapping when importing SEPA CAMT files
• Reconcile bank accounts with Copilot (preview)
• Approve or reject documents in workflows
• Dynamics NAV 2018 (Microsoft Lifecycle)

Stand: Oktober 2026.