Wer eine Software für Eingangsrechnungen auswählt, vergleicht schnell sehr unterschiedliche Dinge: OCR-Werkzeuge, Erweiterungen im ERP und Plattformen mit KI. Diese Checkliste macht Angebote vergleichbar, gleich ob Sie mit SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV oder einem anderen ERP buchen. Sie enthält 25 Prüffragen in elf Gruppen, jeweils mit dem Grund, warum das Kriterium zählt; wo es hilft, nennt sie Dynamics 365 Finance & Operations als Beispiel. Den Prozess vom Postfach bis zur Buchung beschreibt die Seite Rechnungseingang automatisieren, eine Kurzfassung mit zwölf Kriterien für Dynamics 365 der Beitrag Eingangsrechnungen in Dynamics 365 automatisieren. Hier geht es um die Details, an denen Auswahlprojekte in der Praxis hängen bleiben.
Wie nutzen Sie die Checkliste?
Stellen Sie jedem Anbieter dieselben 25 Fragen und lassen Sie sich jede Antwort an Ihren eigenen Belegen zeigen. Praktisch ist es, jede Frage vorab als Muss oder Kann einzustufen, ein Testpaket aus typischen Rechnungen zusammenzustellen (gemischte Positionen, XRechnung, ZUGFeRD, Gutschrift, neuer Lieferant) und die Antworten schriftlich ins Angebot aufnehmen zu lassen.
Die 25 Kriterien
ERP-Integration: Passt die Lösung zu Ihrem ERP?
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|
| 1 | Arbeitet die Lösung mit Ihrem ERP und Ihrer Version, und ist sie dort im Einsatz? | ERP-Systeme unterscheiden sich in Datenmodell und Schnittstellen, oft schon innerhalb eines Herstellers: Unter dem Namen Dynamics 365 laufen Business Central und Finance & Operations als getrennte Produkte. Eine Anbindung für das eine System funktioniert nicht automatisch mit dem anderen. |
| 2 | Kommen Kreditoren, Kontenplan und offene Posten aus dem ERP, und geht jede Buchung mit ihrem Originalbeleg dorthin? | Ob die Buchhaltung im ERP oder in einer eigenen Oberfläche prüft: Entscheidend ist, dass Stammdaten nicht doppelt gepflegt werden und der Bezug zwischen Beleg, Kreditor und Buchung im ERP erhalten bleibt. |
| 3 | Welche Buchungswege Ihres ERP bedient die Lösung: Rechnung mit und ohne Bestellbezug, Rechnungsjournal, Gutschrift? | ERP-Systeme kennen für Kreditorenrechnungen mehrere Wege, Dynamics 365 Finance etwa Rechnungserfassung, Rechnungsbuch und Kreditorenrechnung zur Bestellung. Was die Lösung nicht bedient, bleibt Handarbeit. |
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|
| 4 | Welche Kanäle werden automatisch abgeholt: Postfächer, SharePoint, API, Upload aus dem ERP? Wie viele Postfächer sind enthalten? | Jeder Kanal, den die Lösung nicht abdeckt, bleibt manuell. Die Zahl der Postfächer ist in manchen Tarifen begrenzt. |
| 5 | Werden XML-Anhänge beim Postfachabruf angenommen, und werden übersprungene Dateien protokolliert? | Eine XRechnung hat kein Rechnungsbild. Ein Abruf, der nur PDF beachtet, lässt sie unbemerkt liegen. |
| 6 | Werden XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS direkt aus dem XML gelesen, und wird das Profil festgehalten? | Bei E-Rechnungen ist das XML führend. Es per Texterkennung vom Bild zu lesen, erzeugt vermeidbare Fehler. ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung. |
Erfassung und KI
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|
| 7 | Werden Kopfdaten und alle Positionen auch bei unbekannten Layouts und mehrseitigen Tabellen erfasst, ohne Vorlage je Lieferant? | Vorlagen müssen für jeden neuen Lieferanten angelegt und bei jedem Layoutwechsel angepasst werden. Ohne Positionen gibt es keine Kontierung je Position. |
| 8 | Ist für jeden Wert sichtbar, ob er aus einer Vorgabe, aus dem Gelernten oder von der KI stammt, und mit welchem Stand der KI-Konfiguration verarbeitet wurde? | Ein Wert, dessen Herkunft niemand erklären kann, wird nachgeprüft statt gebucht. Auch Prüfer wollen wissen, wie ein Wert zustande kam. |
Prüfung
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|
| 9 | Werden Positionssummen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag nachgerechnet, bevor ein Mensch die Rechnung sieht? | Rechenfehler auf der Rechnung oder bei der Erfassung fallen sonst erst bei der Zahlung auf oder gar nicht. |
| 10 | Wie wird der Kreditor zugeordnet, mit Konfidenzwert und Prüfung bei unsicherem Treffer? Was passiert bei abweichender IBAN oder USt-IdNr.? | Eine falsche Zuordnung bucht auf das falsche Konto. Eine neue Bankverbindung auf der Rechnung sollte nie unbemerkt in den Stammdaten landen; mehr dazu unter Rechnungsbetrug durch geänderte Bankdaten. |
| 11 | Wie wird die Steuer auf die Steuerlogik Ihres ERP abgebildet, auch bei Reverse Charge? | Jedes ERP bestimmt die Steuer einer Zeile über eigene Steuerschlüssel, in Dynamics 365 Finance etwa über die Schnittmenge der Steuercodes zweier Mehrwertsteuergruppen. Ein geratener Schlüssel ergibt eine falsche Steuer in der Buchung. |
| 12 | Wie werden Dubletten erkannt: dieselbe Datei, dieselbe Rechnungsnummer je Kreditor, über mehrere Kanäle? | Dieselbe Rechnung kommt oft doppelt. Viele ERP-Systeme können doppelte Rechnungsnummern ablehnen, Dynamics 365 Finance etwa über einen Kreditorenparameter; das setzt aber den richtigen Kreditor voraus. Mehr unter Doppelte Rechnungen erkennen. |
Kontierung
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
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| 13 | Wird je Rechnungsposition kontiert, mit Sachkonto, Kostenstelle und weiteren Kontierungsangaben, oder nur auf Kopfebene? | Gemischte Rechnungen, etwa Wartung und Lizenzen auf einem Beleg, lassen sich nur je Position sauber auf Konten und Kostenstellen verteilen. |
| 14 | Beruhen Vorschläge auf den Stammdaten Ihres ERP, mit Konten und Kontierungsobjekten, die dort zulässig sind? | ERP-Systeme prüfen beim Buchen, welche Kombinationen erlaubt sind, Dynamics 365 Finance etwa über Kontostrukturen, die festlegen, welche Dimensionswerte zu einem Hauptkonto passen. Ein Vorschlag, der das ignoriert, scheitert bei der Buchung. |
| 15 | Gibt es feste Vorgaben je Kreditor, und läuft aus Korrekturen Gelerntes erst beobachtend mit, bevor es übernimmt? Lässt es sich abschalten? | Für Miete oder Telefon ist eine feste Vorgabe zuverlässiger als jede Vorhersage. Lernen ohne Aufsicht kann Fehler vervielfachen. |
Freigabe
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
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| 16 | Unterstützt die Freigabe mehrere Stufen mit Betragsgrenzen, Rollen, Abteilungen und Vertretung? | Ohne Betragsgrenzen und Vertretung lassen sich Vier-Augen-Prinzip und Abwesenheiten nicht sauber abbilden. |
| 17 | Wo entscheiden Genehmiger: im ERP, im Browser oder direkt aus der E-Mail? Welche Lizenzen brauchen sie dafür? | Viele Genehmiger arbeiten nicht täglich im ERP. Jede zusätzliche Anmeldung verlängert die Durchlaufzeit, jede Nutzerlizenz erhöht die Kosten; mehr unter Rechnungsfreigabe per E-Mail. |
Betrieb und Datenstandort
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
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| 18 | Läuft die Lösung mit Ihrem ERP in der Cloud und im eigenen Rechenzentrum, und kommt sie dort ohne eingehende Firewall-Freigaben aus? | Nicht jeder Dienst unterstützt ERP-Systeme im eigenen Rechenzentrum; Microsofts Electronic Invoicing service etwa unterstützt On-Premises-Installationen von Dynamics 365 Finance nicht. Wer sein ERP selbst betreibt, braucht eine Anbindung, die die IT-Sicherheit freigibt. |
| 19 | Liegt der Datenstandort in der EU? Wo genau werden Belege gespeichert und verarbeitet, über welchen Anbieter und in welcher Region laufen KI-Anfragen, und gilt Gelerntes nur für Ihr Unternehmen? | Rechnungen enthalten personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse. Ein pauschales „DSGVO-konform“ reicht für Datenschutz und Auftragsverarbeitung nicht. |
GoBD und Aufbewahrung
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
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| 20 | Lassen sich gebuchte Belege nur stornieren statt löschen, und nimmt das Protokoll nur neue Einträge an? | Die GoBD verlangen unveränderbare, nachvollziehbare Belege. Eine Korrektur muss sichtbar sein und darf das Original nicht ersetzen. |
| 21 | Wird das Original, bei E-Rechnungen das XML, mit Prüfsumme über die Aufbewahrungsfrist gesichert? Gibt es bei Vertragsende einen vollständigen Export? | Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Die Pflicht endet nicht mit dem Softwarevertrag. |
Kosten und Lizenzmodell
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|
| 22 | Wonach wird abgerechnet: je Rechnung, je Nutzer oder in Transaktionspaketen? Gibt es Mindestmengen, und verfallen ungenutzte Kontingente? | Monatlich verfallende Pakete müssen nach der Spitzenlast gekauft werden. In ruhigen Monaten zahlen Sie für ungenutzte Kapazität. |
| 23 | Was zählt als Transaktion: Dubletten, erneute Verarbeitung, Testbelege? Welche Zusatzkosten fallen an, etwa für Plattformlizenzen, Speicher oder Nutzer? | Erst mit allen Bausteinen ergibt sich der tatsächliche Preis je Rechnung, und nur so lassen sich Angebote vergleichen. |
Test, Einführung und Support
| Nr. | Prüffrage | Warum es zählt |
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| 24 | Können Sie mit Ihren echten Belegen in einer Testumgebung testen, ohne im ERP zu buchen, und was kostet das? | Musterrechnungen zeigen den Idealfall. Erst echte Belege zeigen Erkennung, Kontierung und Ausnahmen. |
| 25 | Wer richtet ein und betreibt die Lösung, wer hilft bei Fehlern an der Schnittstelle, und wie arbeitet der Anbieter mit Ihrem ERP-Partner zusammen? | Lehnt das ERP eine Rechnung ab, liegt es häufig an Stammdaten, Kontierungsobjekten, Pflichtfeldern oder Berechtigungen. Ohne klare Zuständigkeit bleibt der Fehler liegen. |
Typische Fallstricke
- Für ein anderes ERP gebaut. Ein Herstellername im Produktnamen sagt wenig. „Dynamics 365“ heißt etwa nicht, dass Finance & Operations unterstützt wird, wenn die Lösung für Business Central gebaut ist. Lassen Sie sich die Übergabe in Ihr ERP und Ihre Version zeigen.
- Kontierung nur auf Kopfebene. Ein Sachkonto für die ganze Rechnung reicht bei gemischten Positionen nicht. Prüfen Sie auch, ob die Positionen bei der Übergabe an das ERP erhalten bleiben oder nur der Rechnungskopf ankommt.
- XML geht beim Postfachabruf verloren. Ein Abruf, der auf PDF filtert, verliert reine XRechnungen. Senden Sie im Test eine XRechnung an das Postfach und prüfen Sie, ob sie ankommt.
- Transaktionspakete mit Verfall. Rechnen Sie mit Ihrem Spitzenmonat statt mit dem Durchschnitt, und klären Sie, ob Testbelege und Dubletten mitzählen.
- Demo statt Test. Eine Präsentation mit Musterbelegen ersetzt keinen Test mit Ihren eigenen Rechnungen.
Wann reicht der Standard Ihres ERP?
Viele ERP-Systeme bringen eigene Bausteine für den Rechnungseingang mit. Was SAP mit Document and Reporting Compliance und SAP Invoice Management by OpenText bietet, beschreibt Rechnungseingang in SAP S/4HANA, was Business Central mit E-Documents und dem Payables Agent kann, Rechnungseingang in Business Central, und welche Wege DATEV anbietet, Eingangsrechnungen und DATEV.
Für Dynamics 365 Finance bietet Microsoft mit Invoice capture eine eigene Lösung. Sie kann reichen, wenn Sie Dynamics in der Cloud mit integrierter Power Platform betreiben, viele Rechnungen einen Bestellbezug haben, Rechnungen als PDF oder Bild ankommen und Ihr Volumen nahe an den enthaltenen Transaktionen liegt. Laut Microsoft Learn gilt (Stand Oktober 2026):
- Invoice capture läuft in der Power Platform mit AI Builder und unterstützt offiziell nur integrierte Power-Platform-Umgebungen.
- Angenommen werden PDF, PNG, JPG, JPEG, TIF und TIFF bis 20 MB. XML-Dateien nennt die Liste der unterstützten Dateitypen nicht.
- Wird eine Rechnung ohne Bestellbezug als Rechnungsbuch übertragen, berücksichtigt die Übergabe nur den Rechnungskopf.
- Dynamics-365-Finance-Kunden erhalten 100 Transaktionen je Tenant und Monat. Weitere kosten 300 US-Dollar je 1.000 Transaktionen und Monat; ungenutzte Kapazität verfällt, gekauft wird für die Spitzenlast.
- Nutzer ohne volle Dynamics-365-Finance-Lizenz brauchen für Invoice capture eine Power-Apps-Lizenz.
Bilddateien wie PNG oder JPG nimmt Invoice capture an; ORIMIZE IIC verarbeitet PDF, auch gescannt, und XML. Den ausführlichen Faktenvergleich finden Sie unter Invoice Capture für Dynamics 365 Finance: Microsoft-Standard oder Alternative?
So erfüllt ORIMIZE IIC die Kriterien
ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) arbeitet mit SAP S/4HANA und SAP ECC, Microsoft Dynamics 365 (Finance & Operations und Business Central), DATEV und weiteren ERP-Systemen. Die Tabelle nennt nur, was die Produktdokumentation bestätigt; wo eine Funktion nur für ein ERP gilt, steht es dabei.
| Kriterien | ORIMIZE IIC |
|---|
| 1 bis 3 | Anbindung an SAP, Dynamics 365, DATEV und weitere ERP-Systeme, in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum, durch das ORIMIZE-Team; Stammdaten, Kontenplan und offene Posten kommen aus dem ERP, gebucht wird im ERP, jede Buchung mit ihrem Originalbeleg; mit Dynamics 365 F&O zusätzlich ein eigener Arbeitsbereich in Dynamics und Übertragung in Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch mit Journalnummer an der Rechnung |
| 4 bis 6 | Microsoft-365-Postfächer und Upload aus dem ERP, ab Professional auch mehrere Postfächer, SharePoint und REST-API; PDF, auch gescannt, und XML bis 25 MB, übersprungene Dateien protokolliert; ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung UBL und CII sowie Peppol BIS direkt nach EN 16931, mit Profil |
| 7 bis 8 | KI liest Kopf, Positionen und Steuer von PDF-Rechnungen; Entscheidungsprotokoll zur Herkunft jedes Werts; versionierte KI-Konfiguration |
| 9 bis 12 | Rechenprüfung von Summen, Steuer und Zahlbetrag; Kreditorabgleich mit Konfidenz, Treffer nur bei hoher Sicherheit und klarem Abstand; mit Dynamics 365 werden abweichende Stammdatenfelder angezeigt und die Steuer über ein Mapping auf eindeutige Artikel-Mehrwertsteuergruppen ermittelt; Dubletten derselben Datei per SHA-256-Prüfsumme |
| 13 bis 15 | Sachkonto je Position per KI ab Professional, weitere Kontierungsangaben wie Finanzdimensionen je Position im Enterprise-Tarif; Vorschläge aus den Stammdaten Ihres ERP; Vorgabe vor gelernter Routine vor KI; Neu Gelerntes läuft erst beobachtend, dann assistierend mit und wird aktiv, wenn es sich bewährt hat |
| 16 bis 17 | ORIMIZE Workflow-App im Browser oder direkt aus der E-Mail, ab Professional mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen, Abteilungen und Vertretung; mit Dynamics 365 F&O wahlweise auch der Dynamics-Workflow |
| 18 bis 19 | ERP im eigenen Rechenzentrum über einen kleinen Connector, der sich selbst aktualisiert und nur ausgehende Verbindungen aufbaut (Enterprise), beschrieben am Beispiel Dynamics 365 On-Premises; Plattform in europäischen Rechenzentren, KI standardmäßig über Microsoft Foundry in der EU-Datenzone, nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; Gelerntes gilt nur für Ihr Unternehmen |
| 20 bis 21 | Storno statt Löschen, Audit-Log nur mit neuen Einträgen, Originale mit SHA-256, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres, Export aller Originale und Daten bei Vertragsende |
| 22 bis 23 | Abrechnung nach Nutzung: Grundgebühr plus Preis je Rechnung, keine Lizenzen auf Vorrat, direkt, künftig auch über den Microsoft Marketplace; Dubletten, erneute Verarbeitung und Testumgebungen zählen nicht (Preise) |
| 24 bis 25 | Debug-Modus mit echten Belegen ohne Buchung im ERP, Testbelege werden nicht berechnet; Einrichtung und ERP-Anbindung durch das ORIMIZE-Team |
In Vorbereitung ist die Prüfung mit dem KoSIT-Validator. Zum Umgang mit Rechnungen mit Bestellbezug sprechen Sie uns an. Am schnellsten beantworten Sie die 25 Fragen in einer Demo mit Ihren eigenen Rechnungen: Im Testbetrieb sehen Sie, wie viele Rechnungen ohne Korrektur durchlaufen und wie oft Ihr Team die vorgeschlagene Kontierung ändert.
Quellen
- Microsoft Learn: Invoice capture solution overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview
- Microsoft Learn: Configure the Invoice capture solution, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/config-invoice-capture
- Microsoft Learn: Invoice capture FAQ, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-faq
- Microsoft Learn: Install the Invoice capture solution, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/install-invoice-capture
- Microsoft Learn: Vendor invoices overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/vendor-invoices-overview
- Microsoft Learn: Sales tax overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/general-ledger/indirect-taxes-overview
- Microsoft Learn: Account structures overview, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/general-ledger/configure-account-structures
- Microsoft Learn: Electronic Invoicing service FAQ, https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/localizations/global/gs-e-invoicing-faq
- Bundesministerium der Justiz: § 147 Abgabenordnung, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
Stand: Oktober 2026.
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