SAP S/4HANA Veröffentlicht am · Aktualisiert am · 8 Min. Lesezeit
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Für SAP-Anwender fallen zwei Themen zusammen: Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 endet laut SAP Ende 2027. Diese Seite beschreibt neutral, welche Standardwege SAP für den Rechnungseingang dokumentiert, wo sie enden und warum es sich lohnt, die Rechnungserfassung unabhängig vom ERP zu planen. Stand ist Oktober 2026; alle SAP-Aussagen stammen aus der SAP-Hilfe und aus SAP News.
ORIMIZE arbeitet mit SAP S/4HANA und SAP ECC wie mit jedem anderen ERP. Wo diese Seite ORIMIZE nennt, beschreibt sie, was die Plattform vor SAP erledigt: Eingang, Lesen, Prüfen, Kontieren und Freigeben. Gebucht wird in SAP.
Wie empfängt SAP E-Rechnungen im Standard?
Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Laut SAP-Hilfe verarbeitet DRC elektronische Belege, die Sie von Geschäftspartnern erhalten, etwa Lieferantenrechnungen, und legt dafür eDocuments an (SAP-Hilfe, SAP ERP 6.0). Für Deutschland beschreibt SAP zwei Eingangswege:
- Peppol: Eingangsrechnungen kommen über einen Peppol-Access-Point, das System legt daraus eDocuments an.
- E-Mail: XML-Rechnungen aus E-Mails laden Sie manuell hoch, oder das System legt sie über eine SMTP-Eingangsverarbeitung automatisch an. Die Cloud Edition von DRC prüft die Geschäftsregeln und gibt das Ergebnis an das eDocument Cockpit zurück (SAP-Hilfe).
Die XML-Datei muss EN 16931 entsprechen, für Unternehmen in Deutschland der aktuellen XRechnung-Spezifikation. Den Buchungskreis ermittelt SAP aus Peppol-Teilnehmer-ID, USt-IdNr., Steuernummer oder einer eindeutigen E-Mail-Adresse; fehlen diese Angaben, hilft ein BAdI. Die dokumentierten Pfade decken UBL- und CII-Syntax ab (SAP-Hilfe). ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML erwähnen diese Hilfeseiten nicht ausdrücklich; klären Sie das für Ihr Release. Für SAP S/4HANA (On-Premise, Release 2023) dokumentiert SAP den E-Mail-Eingang in gleicher Weise (SAP-Hilfe, SAP S/4HANA).
Voraussetzung ist die integrierte Cloud Edition von DRC samt Onboarding; die SAP-Hilfe verweist dafür auf die Integration von Peppol Exchange mit SAP ERP. Laut SAP News können Organisationen mit einer Lizenz der Cloud Edition auch Rechnungen empfangen, die außerhalb des SAP Business Network entstehen, etwa per E-Mail oder über Peppol (SAP News, Februar 2026).
Wer legt die Eingangsrechnung an?
Nicht DRC allein. Laut SAP-Hilfe ist die Aktion „Eingangsrechnung anlegen“ im eDocument Cockpit nur verfügbar, wenn Sie eine Eingangsautomatisierungslösung integriert haben; angebunden wird sie über ein BAdI. Ohne eine solche Lösung können Sie das eDocument als HTML oder XML ansehen und seine Historie prüfen, die Rechnung erfassen Sie dann auf anderem Weg. Mit integrierter Lösung lässt sich die Übergabe per Job automatisieren.
Eine solche Lösung aus dem SAP-Portfolio ist SAP Invoice Management by OpenText. SAP beschreibt sie als Add-on für SAP ERP 6.0 und SAP S/4HANA, das eingehende Dokumente in SAP-Systemen automatisiert verarbeitet; typische Anwendungsfälle sind Lieferantenrechnungen und eingehende Kundenaufträge (SAP-Hilfe). Es ist ein Vendor Branded Reseller Product; bei OpenText heißt es OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions, kurz VIM.
SAP ECC Wartungsende: Was heißt das für den Rechnungseingang?
SAP hat im Februar 2020 zugesagt, die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 bis Ende 2027 bereitzustellen und eine optionale Extended-Wartung bis Ende 2030 anzubieten; für SAP S/4HANA gilt die Zusage bis Ende 2040 (SAP News).
Einen Anhaltspunkt liefert der DSAG-Investitionsreport 2025, eine Befragung mit 243 Teilnehmenden im Januar und Februar 2025: 51 Prozent setzen SAP ERP oder die SAP Business Suite ein (2024: 68 Prozent), 42 Prozent SAP S/4HANA On-Premises, 33 Prozent SAP S/4HANA Private Cloud und 13 Prozent die Public Cloud (DSAG). Die Werte summieren sich auf mehr als 100 Prozent; Unternehmen nutzen also teils mehrere Varianten parallel.
Für den Rechnungseingang bedeutet die Migration: Alles, was eng mit dem ERP verbunden ist, wird Teil des Projekts. Customizing für eDocuments, Workflows, Zuordnungsregeln und die Version des Add-ons müssen für das Zielrelease geprüft, angepasst und getestet werden. Je weniger davon im ERP selbst steckt, desto kleiner wird dieser Teil.
Standard, Grenzen und was ORIMIZE ergänzt
Die rechte Spalte nennt, was die ORIMIZE-Plattform vor SAP übernimmt. Gebucht wird in jedem Fall in SAP S/4HANA oder SAP ECC.
| Aufgabe | SAP-Standard | Grenzen (Stand Oktober 2026) | Was ORIMIZE ergänzt |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen | DRC: Peppol-Access-Point oder XML per E-Mail, Prüfung durch die Cloud Edition | Cloud Edition muss integriert und lizenziert sein; ZUGFeRD-PDFs in den Hilfeseiten nicht ausdrücklich genannt | Eingang aus Microsoft-365-Postfächern, SharePoint, Upload und REST-API; XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS direkt und ohne KI gelesen, in ein Datenmodell nach EN 16931 |
| Eingangsrechnung anlegen | über eine integrierte Eingangsautomatisierungslösung, etwa SAP Invoice Management by OpenText | ohne integrierte Lösung keine Anlage aus dem eDocument | Übergabe geprüfter und freigegebener Rechnungen mit Original und Kontierung an SAP; gebucht wird in SAP |
| PDF-Rechnungen | DRC beschreibt XML-Rechnungen; PDF-Rechnungen verarbeitet eine separate Lösung | Umfang hängt von der gewählten Lösung ab | KI-Erfassung von PDF, auch gescannt, bis 25 MB; Summen, Steuer und Zahlbetrag werden nachgerechnet; Kreditorabgleich mit den Kreditoren aus SAP, Treffer nur bei hoher Sicherheit und klarem Abstand |
| Kontierung und Freigabe | im ERP oder in der Eingangsautomatisierungslösung | Regeln und Workflows liegen im SAP-System und gehören zur Migration | Sachkonto, Kostenstelle und weitere Kontierungsangaben je Position aus Vorgaben, gelernten Routinen und KI, mit Ihren Stammdaten aus SAP; mehrstufige Freigabe in der ORIMIZE Workflow-App oder direkt aus der E-Mail |
| Archiv | je nach Archivlösung im SAP-Umfeld | Archivierung des XML-Originals separat klären | Originale mit SHA-256-Prüfsumme, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres, Audit-Log |
| ERP-Wechsel | Customizing und Add-on folgen dem SAP-Release | Prüfung für das Zielrelease nötig | KI und Belegverarbeitung sind vom Zielsystem getrennt; Vorgaben, Freigaben und was die KI gelernt hat, bleiben auf der Plattform |
Wo der SAP-Weg stärker ist: DRC läuft im SAP-System selbst, SAP Invoice Management by OpenText als Add-on dazu, und beide kommen aus dem SAP-Portfolio. Wer langfristig nur SAP betreibt und die Lösungen bereits lizenziert hat, bekommt so einen Prozess ohne zusätzliche Plattform.
VIM oder ERP-unabhängige Rechnungserfassung?
Wer nach einer Alternative zu VIM sucht, sollte zuerst klären, was sie leisten soll. Eine im ERP verankerte Lösung passt, wenn das ERP auf Jahre feststeht und Workflows tief in SAP laufen sollen. Eine ERP-unabhängige Erfassung passt, wenn ein Systemwechsel bevorsteht, mehrere ERP-Systeme im Einsatz sind oder Freigaben und Gelerntes einen Wechsel überdauern sollen.
Die ORIMIZE Plattform folgt dem zweiten Ansatz: Sie trennt KI und Belegverarbeitung vom Zielsystem und arbeitet mit SAP S/4HANA und SAP ECC ebenso wie mit Microsoft Dynamics 365, DATEV und weiteren ERP-Systemen. Für SAP heißt das: Kreditoren, Kontenplan und offene Posten kommen aus SAP, gebucht wird in SAP, jede Buchung mit ihrem Originalbeleg. Eine Anbindung dient allen ORIMIZE-Produkten, etwa ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) für Eingangsrechnungen und ORIMIZE Intelligent Banking Suite (IBS) für Kontoauszüge per EBICS. Läuft SAP im eigenen Rechenzentrum, genügt ein kleiner Connector, der sich selbst aktualisiert. Einrichtung und Anbindung übernimmt das ORIMIZE-Team.
Was die KI mit SAP über den Rechnungseingang hinaus übernehmen kann, zeigt die Seite KI für SAP S/4HANA und ECC. Prüffragen für die Auswahl liefert die Checkliste Rechnungseingangssoftware.
Was Sie heute tun können
- Formate erheben: Welche Lieferanten senden XRechnung in UBL oder CII, ZUGFeRD oder über Peppol? Das bestimmt, welche Eingangswege Sie in DRC einrichten.
- Zuordnungsmerkmale prüfen: Enthalten die Rechnungen Peppol-ID, USt-IdNr., Steuernummer oder eine eindeutige E-Mail-Adresse, damit SAP den Buchungskreis automatisch ermittelt?
- DRC Cloud Edition klären: Lizenz, Integration über Peppol Exchange und Onboarding mit Ihrem SAP-Partner planen.
- Eingangsautomatisierung festlegen: Ohne angebundene Lösung entsteht aus dem eDocument keine Eingangsrechnung. Nutzen Sie SAP Invoice Management by OpenText, prüfen Sie im SAP-Hinweis 2339256 die Unterstützung für Ihr Zielrelease.
- Rechnungseingang als eigenes Arbeitspaket führen: Dokumentieren Sie im Migrationsprojekt Regeln, Workflows, Kreditorenzuordnungen und Ausnahmen, bevor Sie Customizing übertragen.
- Genehmiger einbinden: Die HTML-Ansicht im eDocument Cockpit macht XML-Rechnungen ohne Rechnungsbild lesbar.
- Mit eigenen Belegen messen: Im Testbetrieb sehen Sie an Ihren echten Rechnungen, wie viele ohne Korrektur durchlaufen und wie oft Ihr Team die vorgeschlagene Kontierung ändert, bevor etwas in SAP gebucht wird.
Mehr zur E-Rechnungspflicht und ihren Stichtagen lesen Sie unter E-Rechnungspflicht: Was Ihr Rechnungseingang jetzt können muss.
ORIMIZE mit SAP an eigenen Rechnungen testen
In einer Demo zeigen wir den Weg vom Postfach bis zur Buchung in SAP an Ihren eigenen Rechnungen. Im Debug-Modus verarbeitet ORIMIZE echte Belege, ohne in SAP zu buchen; Testbelege werden nicht berechnet. Hilfreich für das Gespräch sind Angaben zu Ihrem SAP-Release, dem Stand Ihrer S/4HANA-Planung, den Formaten Ihrer Lieferanten und Ihrer heutigen Eingangsautomatisierung. Abgerechnet wird nach Nutzung, die Tarife finden Sie unter Preise.
Quellen
- SAP-Hilfe: SAP Document and Reporting Compliance (SAP ERP 6.0, Deutschland)
- SAP-Hilfe: Per E-Mail empfangene elektronische Rechnungen über SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition validieren und verarbeiten
- SAP-Hilfe: Anforderungen für das Hochladen von (per E-Mail empfangenen) Rechnungen im XML-Format
- SAP-Hilfe: Electronic Supplier Invoices (Received by E-Mail), SAP S/4HANA
- SAP-Hilfe: SAP Invoice Management by OpenText
- SAP News: SAP Business Network and Electronic Invoicing (Februar 2026)
- SAP News: Erweiterte Innovationszusage für SAP S/4HANA und Klarheit für SAP Business Suite 7 (Februar 2020)
- DSAG: Investitionsreport 2025, Pressemeldung vom 20. März 2025
Stand: Oktober 2026.
