Eingangsrechnungen und DATEV: Wie der Weg vom Postfach zur Kanzlei automatisch wird.

Diese Seite richtet sich an Unternehmen, die ein eigenes ERP betreiben und die Buchhaltung ganz oder teilweise über DATEV mit ihrer Steuerberatungskanzlei abwickeln. Sie zeigt, welche Wege DATEV für Eingangsrechnungen und Bankdaten anbietet, wo diese Wege enden und was Sie heute schon automatisieren können. Wer die gesamte Buchhaltung direkt in DATEV führt, findet hier ebenfalls die Standardwege. Stand ist Oktober 2026.

DATEV Unternehmen online ist dabei die zentrale Drehscheibe: Laut DATEV hat es mehr als 750.000 Nutzer, und Belege von rund 1,7 Millionen Unternehmen werden darüber ausgetauscht (DATEV, Pressemitteilung vom 27. März 2026).

ORIMIZE arbeitet mit DATEV wie mit jedem anderen ERP. Wo diese Seite ORIMIZE nennt, beschreibt sie, was die Plattform vor der Buchung erledigt: Eingang, Lesen, Prüfen, Kontieren und Freigeben. Gebucht wird in DATEV oder in Ihrem ERP.

Wie kommen Eingangsrechnungen heute zu DATEV?

Über vier Wege, die sich kombinieren lassen: den Upload in DATEV Unternehmen online, das DATEV E-Rechnungspostfach, die Datenservices für Vorsysteme wie ein ERP und auf Kanzleiseite den Automatisierungsservice Rechnungen.

Upload und Belegfreigabe

Per E-Mail eingegangene E-Rechnungen stellen Sie über DATEV Upload Mail oder Upload online in Unternehmen online bereit. Optional prüfen und geben Sie sie mit DATEV Belegfreigabe online oder Belegfreigabe online comfort frei. Danach speichert und archiviert DATEV die E-Rechnung GoBD-konform in Belege online, und sie geht an Ihre interne Finanzbuchführung oder an die Kanzlei (DATEV).

E-Rechnungspostfach

Den Eingang automatisieren Sie zusätzlich mit dem DATEV E-Rechnungspostfach auf der DATEV E-Rechnungsplattform. E-Rechnungen kommen dort über angebundene Netzwerke oder per E-Mail an und werden automatisch in Belege online bereitgestellt.

Datenservices aus dem ERP

Für Vorsysteme bietet DATEV Datenservices, die Sie selbst oder über Ihre Kanzlei einrichten (DATEV). Für Eingangsrechnungen sind zwei zentral:

• Rechnungsdatenservice 1.0: Belegdaten mit Belegbildern aus der Partner-Software gehen als gebündelter Belegsatz in DATEV Unternehmen online. Von dort ist die Übernahme in die DATEV-Rechnungswesen-Programme möglich, optional als Buchungsvorschlag (DATEV Prozessgrafik).
• Buchungsdatenservice: Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder gehen über die DATEV-Cloud an Kanzlei-Rechnungswesen oder Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Die Belegbilder liegen in Belege online und sind automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft (DATEV).

Daneben nennt DATEV den Rechnungsdatenservice 2.0, mit dem je nach Vorsystem strukturierte Rechnungsdaten in die DATEV-Cloud gehen. Welche Dienste Ihr ERP unterstützt, entscheidet der ERP-Hersteller.

Automatisierungsservice Rechnungen in der Kanzlei

Auf Kanzleiseite erstellt der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen KI-gestützte Buchungsvorschläge auf Basis digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Vorschläge sind als sicher, unsicher oder unvollständig gekennzeichnet; sichere lassen sich automatisch buchen, und die KI lernt aus Bestätigungen und Korrekturen. Voraussetzungen sind laut DATEV unter anderem SKR03 oder SKR04, Belege online in der Bearbeitungsform Standard, Offene-Posten-Buchführung und Archivierung im DATEV-Rechenzentrum. Sind Vorsysteme bereits über einen DATEV-Datenservice angebunden, ist der Service laut DATEV in vielen Fällen nicht nötig (DATEV).

Belege oder Buchungen übergeben?

Für Unternehmen mit ERP entscheidet eine Frage über den passenden Weg: Wo wird gebucht?

• Belege übergeben: Rechnungen gehen als Beleg mit Daten nach DATEV Unternehmen online, gebucht wird in DATEV, meist in der Kanzlei. Passend sind Upload, E-Rechnungspostfach und Rechnungsdatenservice, in der Kanzlei ergänzt durch den Automatisierungsservice.
• Buchungen übergeben: Das ERP erfasst, kontiert und bucht; DATEV erhält Buchungsstapel mit Belegbildern. Passend ist der Buchungsdatenservice.

In beiden Modellen bleibt Arbeit vor DATEV: Rechnungen aus dem Postfach holen, Daten erfassen, Kreditor finden, kontieren und freigeben. Genau dort setzt ORIMIZE an.

Wie kommen Bankdaten zu DATEV?

DATEV nennt vier Wege für Kontoumsätze (DATEV):

• Service-Rechenzentrumsverfahren: DATEV ruft die Umsätze täglich morgens automatisch ab.
• EBICS: automatischer Abruf, sobald das Verfahren eingerichtet ist; unterstützt wird aktuell EBICS 3.0.
• PIN/TAN: Abruf über die Drittanbieterschnittstelle finAPI.
• Dateiimport: etwa aus einem Bankprogramm, im Format CAMT.

Die Deutsche Kreditwirtschaft hat MT940 im November 2025 aus ihrem Regelwerk entfernt; Kontoumsätze werden nun als camt.053 bereitgestellt. Mehr dazu im Beitrag Kontoauszüge automatisch abrufen und im Ratgeber MT940 wird abgelöst.

Standard, Grenzen und was ORIMIZE ergänzt

Die rechte Spalte nennt, was die ORIMIZE-Plattform vor der Buchung übernimmt. Gebucht wird in DATEV oder in Ihrem ERP.

Aufgabe	DATEV-Standard	Grenzen (Stand Oktober 2026)	Was ORIMIZE ergänzt
E-Rechnung empfangen	Upload Mail oder Upload online; E-Rechnungspostfach über Netzwerke oder E-Mail	Upload ist ein manueller Schritt; das E-Rechnungspostfach ist ein zusätzliches Angebot	Eingang aus Microsoft-365-Postfächern, SharePoint, Upload und REST-API; XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS direkt und ohne KI gelesen, in ein Datenmodell nach EN 16931
PDF-Rechnungen erfassen	Belege in Belege online, Buchungsvorschläge in der Kanzlei	KI-Vorschläge setzen u. a. SKR03/04, Offene-Posten-Buchführung und Archivierung im DATEV-Rechenzentrum voraus	KI-Erfassung von PDF, auch gescannt, bis 25 MB; Summen, Steuer und Zahlbetrag werden nachgerechnet; Kreditorabgleich, Treffer nur bei hoher Sicherheit und klarem Abstand
Kontierung	Automatisierungsservice Rechnungen	wirkt in Kanzlei-Rechnungswesen, nicht im ERP	Sachkonto, Kostenstelle und weitere Kontierungsangaben je Position aus Vorgaben, gelernten Routinen und KI; jeder Wert zeigt seine Herkunft
Freigabe	Belegfreigabe online oder online comfort	läuft in DATEV, getrennt von Freigaben im ERP	mehrstufige Freigabe in der ORIMIZE Workflow-App oder direkt aus der E-Mail, mit Betragsgrenzen und Vertretung
Archiv	GoBD-konforme Archivierung in Belege online	gilt für Belege, die in DATEV ankommen	Originale mit SHA-256-Prüfsumme, Zweitkopie mit Aufbewahrungssperre bis Ende des achten Jahres, Audit-Log
Übergabe	Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice	setzt ein Vorsystem voraus, das den Datenservice unterstützt	Übergabe geprüfter Rechnungen mit Original und Kontierung an das System, in dem gebucht wird: DATEV oder Ihr ERP
Kontoauszüge	Rechenzentrumsverfahren, EBICS 3.0, PIN/TAN über finAPI, CAMT-Datei	Umsätze stehen in DATEV bereit; der Ausgleich offener Posten im ERP ist ein eigener Schritt	Abruf per EBICS 2.5 und 3.0, camt.053 und MT940; smarte Algorithmen und KI ordnen jede Bankbewegung zu und lernen aus der Klärung durch Ihr Team

Wo DATEV stärker ist: Die Kanzlei arbeitet ohnehin in DATEV, Belege online ist das gemeinsame Archiv, und Bankdaten kommen ohne zusätzliche Software. Wer Belege übergibt und in der Kanzlei buchen lässt, ist mit Upload, E-Rechnungspostfach und Automatisierungsservice oft gut versorgt.

Wie ORIMIZE mit DATEV arbeitet

Die ORIMIZE Plattform trennt KI und Belegverarbeitung vom Zielsystem und arbeitet mit DATEV ebenso wie mit SAP, Microsoft Dynamics 365 und weiteren ERP-Systemen. Für DATEV heißt das: Wird in DATEV gebucht, kommen Stammdaten wie Kreditoren und Konten aus DATEV, und jede geprüfte Rechnung geht mit ihrem Original und der Kontierung dorthin. Bucht Ihr eigenes ERP, übergibt ORIMIZE dorthin, und der Weg zu DATEV bleibt der, den Sie mit Ihrer Kanzlei vereinbart haben.

ORIMIZE Intelligent Invoice Capture (IIC) übernimmt dabei die Arbeit vor der Buchung: Eingang, Lesen, Rechenprüfung, Kreditorabgleich, Kontierung je Position und Freigabe. Neu Gelerntes läuft erst beobachtend, dann assistierend mit und wird aktiv, wenn es sich bewährt hat. ORIMIZE Intelligent Banking Suite (IBS) ruft Kontoauszüge per EBICS ab und ordnet jede Bewegung per KI zu. Eine Anbindung dient allen ORIMIZE-Produkten; Einrichtung und Anbindung übernimmt das ORIMIZE-Team. Wie KI insgesamt mit DATEV zusammenspielt, beschreibt die Seite DATEV und KI.

Was Sie heute tun können

1. Modell mit der Kanzlei klären: Werden Belege oder Buchungen übergeben? Stimmen Sie Kontenrahmen, Länge der Sachkontonummern, Wirtschaftsjahr und Kreditorennummern zwischen ERP und DATEV ab.
2. ERP-Hersteller fragen: Unterstützt Ihr ERP den Rechnungsdatenservice, den Buchungsdatenservice oder beide?
3. E-Rechnungen bündeln: Eine zentrale Rechnungsadresse vereinfacht jeden Weg; prüfen Sie, ob Upload Mail genügt oder das E-Rechnungspostfach den Eingang automatisieren soll.
4. Freigabe an einer Stelle: Entscheiden Sie, ob im ERP, mit Belegfreigabe online oder in einer vorgelagerten Plattform freigegeben wird, damit niemand doppelt prüft.
5. Bankdaten umstellen: Stellen Sie auf camt.053 um, prüfen Sie EBICS 3.0 und klären Sie, ob Kontoumsätze im ERP, in DATEV oder in beiden gebraucht werden.
6. Original festlegen: Bei der E-Rechnung ist das XML das Original. Legen Sie fest, wo es über die Aufbewahrungsfrist unverändert liegt; mehr dazu unter E-Rechnungspflicht.
7. Mit eigenen Belegen messen: Im Testbetrieb sehen Sie an Ihren echten Rechnungen, wie viele ohne Korrektur durchlaufen und wie lange es vom Eingang bis zur Freigabe dauert, bevor etwas gebucht wird.

ORIMIZE mit DATEV an eigenen Rechnungen testen

In einer Demo zeigen wir den Weg vom Postfach bis zur Buchung an Ihren eigenen Rechnungen. Im Debug-Modus verarbeitet ORIMIZE echte Belege, ohne zu buchen; Testbelege werden nicht berechnet. Hilfreich für das Gespräch sind Angaben zu Ihrem ERP, dem Übergabemodell mit Ihrer Kanzlei, den Formaten Ihrer Lieferanten und Ihren Banken. Abgerechnet wird nach Nutzung, die Tarife finden Sie unter Preise.

Quellen

• DATEV: E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten
• DATEV: Digitale Prozesse mit Schnittstellen optimieren (Datenservices für Unternehmen)
• DATEV: Prozessgrafik Rechnungsdatenservice 1.0
• DATEV: Buchungsdatenservice
• DATEV: Automatisierungsservice Rechnungen
• DATEV: Kontoumsätze bereitstellen im neuen Format
• DATEV: Pressemitteilung vom 27. März 2026

Stand: Oktober 2026.