Rechnungseingang für mehrere Gesellschaften: zentral bearbeiten, je Gesellschaft buchen.

Je mehr Gesellschaften eine Gruppe hat, desto öfter landet eine Rechnung im falschen Postfach, wartet auf einen Genehmiger, der für diese Gesellschaft gar nicht zuständig ist, oder wird mit einem Sachkonto kontiert, das in der buchenden Gesellschaft nicht gültig ist. Ob Sie ein Shared Service Center aufbauen oder die Kreditorenbuchhaltung bei den Gesellschaften lassen: Am Ende muss jede Rechnung in genau einer Gesellschaft gebucht und von den richtigen Personen freigegeben werden. Diese Seite vergleicht die Organisationsmodelle, zeigt, wie ERP-Systeme Gesellschaften trennen, am Beispiel von SAP und Dynamics 365 Finance & Operations (F&O), und wie die ORIMIZE Plattform den Rechnungseingang darauf abstimmt.

Was macht den Rechnungseingang für mehrere Gesellschaften schwierig?

Die Rechnung kommt zentral an, gehört aber fachlich, steuerlich und buchhalterisch zu einer bestimmten Gesellschaft. Fünf Situationen sorgen in Gruppen immer wieder für Rückfragen:

• Rechnung an die falsche Gesellschaft adressiert. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten. Eine Umbuchung im ERP ändert daran nichts; meist braucht es eine berichtigte Rechnung vom Lieferanten.
• Ein Postfach für alle. Ein zentrales Postfach ist bequem für Lieferanten, verschiebt die Zuordnung aber in die Buchhaltung. Jemand muss für jede Rechnung entscheiden, welche Gesellschaft sie bucht.
• Lokale oder zentrale Freigabe. Die formale Prüfung kann zentral laufen. Ob eine Leistung bestellt und erbracht wurde, weiß meist nur der Fachbereich der jeweiligen Gesellschaft, und Betragsgrenzen unterscheiden sich oft von Gesellschaft zu Gesellschaft.
• Unterschiedliche Kontenpläne und Dimensionen. Kontenplan, Perioden und Kontierungsvorgaben können je Gesellschaft abweichen. Eine Kontierung muss in der buchenden Gesellschaft gültig sein.
• Intercompany und gleiche Lieferanten. Derselbe Lieferant liefert an mehrere Gesellschaften und hat dort jeweils ein eigenes Kreditorenkonto. Zahlt eine Gesellschaft für andere, entstehen Verrechnungsbuchungen.

Dezentral, zentral oder hybrid: Welches Modell passt?

Es gibt drei Grundmodelle. Die meisten Gruppen landen beim hybriden Modell, weil es Standardisierung und lokale Verantwortung verbindet.

Modell	So arbeitet es	Stärken	Schwächen	Passt, wenn
Dezentral	Jede Gesellschaft hat eigenen Eingang, eigene Kreditorenbuchhaltung und eigene Freigaben.	Nähe zum Fachbereich, lokale Steuer- und Sprachkenntnis	Doppelte Arbeit, uneinheitliche Prozesse, Vertretung schwierig	wenige, sehr unterschiedliche Gesellschaften
Zentral (Shared Service Center)	Ein Team erfasst, prüft und bucht für alle Gesellschaften.	Einheitliche Abläufe, gegenseitige Vertretung, eine Anlaufstelle für Lieferanten	Abstand zum Fachbereich; Rechte je Gesellschaft müssen sauber getrennt sein	viele ähnliche Gesellschaften im selben ERP
Hybrid	Zentral erfassen und formal prüfen, sachlich freigeben und buchen je Gesellschaft.	Standardisierte Erfassung, Verantwortung bleibt vor Ort	Klare Übergaben und Freigabewege je Gesellschaft nötig	zentraler Finanzbereich mit eigenständigen Standorten

Welches Modell Sie wählen, entscheidet vor allem über Rollen und Freigaben. Die Erfassung selbst profitiert in jedem Modell von einem einheitlichen Werkzeug. Im hybriden Modell sollten drei Übergaben schriftlich geregelt sein:

1. Zuordnung: Wer bestimmt die buchende Gesellschaft, wenn der Eingangsweg sie nicht eindeutig festlegt?
2. Sachliche Freigabe: Welche Rollen geben in welcher Gesellschaft ab welchem Betrag frei, und wer vertritt sie?
3. Klärfälle: Wer fordert berichtigte Rechnungen an, und wie lange darf ein Beleg in Klärung bleiben?

Wie trennt das ERP mehrere Gesellschaften?

Jedes ERP hat eine Einheit, in der eine Gesellschaft ihre Bücher führt. Sie bestimmt, welche Kontenpläne, Kreditoren und Rechte gelten, und damit auch, wohin eine Rechnung gebucht wird.

SAP: Buchungskreise

In SAP ist der Buchungskreis laut SAP Learning die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Buchhaltung geführt werden kann; im selben SAP-Mandanten lassen sich mehrere Buchungskreise anlegen, um getrennte Bücher zu führen (SAP Learning). Für den Rechnungseingang heißt das: Jede Rechnung braucht den richtigen Buchungskreis. Beim Empfang von E-Rechnungen über SAP Document and Reporting Compliance ermittelt SAP ihn aus Merkmalen wie USt-IdNr. oder Peppol-ID; mehr dazu unter Rechnungseingang in SAP S/4HANA.

Beispiel Dynamics 365 Finance & Operations: juristische Personen

Dynamics 365 F&O führt jede Gesellschaft als juristische Person (Legal Entity). Laut Microsoft Learn ist das eine Organisation mit eingetragener Rechtsform, die Verträge schließen kann und Abschlüsse erstellen muss. Jede juristische Person hat eine Firmen-ID (DataAreaId). In den Bereichen, die damit arbeiten, ist die Gesellschaft die Grenze für die Datensicherheit: Nutzer sehen nur Daten der Gesellschaft, in der sie gerade angemeldet sind. Weitere Bausteine:

• Organisationseinheiten und Hierarchien: Kostenstellen, Geschäftsbereiche und Abteilungen lassen sich gesellschaftsübergreifend für Steuerung und Berichte nutzen. Organisationshierarchien bekommen einen Zweck, der festlegt, wofür sie gelten. Gemeinsame Stammdaten wie Produkte und das Adressbuch gelten für die ganze Organisation.
• Zentrale Zahlungen: Eine juristische Person kann Zahlungen für Kreditorenrechnungen anderer Gesellschaften erzeugen. Dafür braucht es eine Organisationshierarchie mit dem Zweck „Centralized payments“ und eingerichtete Intercompany-Konten. Die Kreditorenkonten in den Gesellschaften müssen dieselbe Adressbuch-ID haben, Buchungsprofile und Zahlungsarten müssen übereinstimmen. Beim Ausgleich erzeugt Dynamics die Due-to- und Due-from-Buchungen automatisch.
• Juristische Person bei der Erfassung: Microsofts Invoice capture kennt Zuordnungsregeln, die die juristische Person aus Firmenname, Adresse und Steuernummer auf der Rechnung ableiten.

Für die Buchung bringen die ERP-Systeme also mit, was eine Gruppe braucht. Offen bleibt meist die Frage davor: Wie kommt die Rechnung zuverlässig, geprüft und freigegeben in die richtige Gesellschaft?

Wie bildet ORIMIZE mehrere Gesellschaften ab?

Die ORIMIZE Plattform arbeitet mit SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV und weiteren ERP-Systemen und ordnet jeden Beleg drei Ebenen zu. Zusammen heißen sie Scope.

Ebene	Bedeutung	Was daran hängt
Mandant	Ihr Unternehmen oder Ihre Gruppe	Benutzer, Freigaben und ERP-Anbindung richten Sie einmal ein und nutzen sie für jedes weitere Produkt
Unit	meist eine juristische Person	Benutzerrechte, Einstellungen, Freigaben und Abrechnung
Environment	Test oder Produktion	Verbindungen und Debug-Modus; Rechnungen in Testumgebungen werden nicht berechnet

Daraus ergibt sich für einen Rechnungseingang über mehrere Gesellschaften:

• Klare Zuordnung ab dem Eingang: ORIMIZE legt jeden Beleg im passenden Scope an. Eingangskanäle wie ein Microsoft-365-Postfach sind als Input Streams einem Scope zugeordnet. Am einfachsten ist deshalb ein eigener Eingang je Gesellschaft; ab dem Tarif Professional sind mehrere Postfächer, SharePoint-Ordner und ein eigener REST-Eingang enthalten.
• Rechte je Gesellschaft: Angemeldet wird mit dem Unternehmenskonto, und jeder sieht nur, was er auch sonst darf. Listen zeigen nur Belege aus dem aktiven Scope. Hat eine Rolle keinen Zugriff auf eine Unit, bleiben deren Belege unsichtbar. Administratoren verwalten Benutzer, Rollen und Einstellungen für Units und Environments; Super-Admins arbeiten übergreifend auf Mandantenebene.
• Freigaben je Unit: Für Rechnungen und Kontoauszüge gelten die Freigabestufen der jeweiligen Unit. So erfasst das Shared Service Center zentral, während die sachliche Freigabe den Genehmigern der Gesellschaft folgt, ab Professional mehrstufig mit Betragsgrenzen, Rollen, Abteilungen und Vertretung. Genehmiger entscheiden in der ORIMIZE Workflow-App im Browser oder direkt aus der E-Mail. Details unter Workflows & Audit Trail und Rechnungsfreigabe per E-Mail.
• Übergabe an eine andere Unit: Ist ein Beleg im falschen Eingang gelandet, übergeben Sie ihn an die richtige Unit, statt ihn neu hochzuladen. Ist die Rechnung selbst falsch adressiert, bereitet Intelligent Invoice Capture mit Dynamics 365 eine E-Mail an den Kreditor aus Ihren Vorlagen vor.
• Kontierung im Kontext der Gesellschaft: Vorschläge für Sachkonto, Kostenstelle und weitere Kontierungsangaben beruhen auf den Stammdaten der buchenden Gesellschaft aus Ihrem ERP. Mit Dynamics 365 arbeitet IIC dabei immer im Kontext der aktuellen juristischen Person und prüft Sachkonten gegen deren Hauptbuch, einschließlich gesellschaftsspezifischer Sperren.
• Gesellschaft für Gesellschaft einführen: Der Debug-Modus lässt sich für eine Unit und ein Environment aktivieren. Eine neue Gesellschaft verarbeitet dann echte Belege, ohne im ERP zu buchen.

Intercompany-Verrechnung und zentrale Zahlungen bleiben Aufgaben des ERP. Welche Gesellschaft im ERP zu welcher Unit gehört, ob Buchungskreis in SAP, juristische Person in Dynamics 365 oder Mandant in DATEV, wird bei der Einrichtung der ERP-Anbindung festgelegt, die das ORIMIZE-Team übernimmt. Gebucht wird in jedem Fall im ERP, jede Buchung mit ihrem Originalbeleg, in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum.

Wie wird der Rechnungseingang je Gesellschaft abgerechnet?

Abgerechnet wird nach Nutzung und je Unit, also in der Regel je juristischer Person, direkt bei ORIMIZE, künftig auch über den Microsoft Marketplace:

• Intelligent Invoice Capture: Eine Unit ist im Grundpreis enthalten. Jede weitere Unit zählt nur, wenn sie im Monat Rechnungen hatte. Wie viele Workflow-Nutzer enthalten sind, hängt vom Tarif ab.
• Intelligent Banking Suite: ein Preis je Unit, unabhängig von der Zahl der Buchungen.
• Gruppen: Sie können gemeinsam abrechnen oder jede Unit mit eigenem Rechnungsempfänger führen.

Die aktuellen Preise finden Sie unter Preise Invoice Capture und Preise Banking Suite; den Monatspreis für Ihre Zahl an Gesellschaften rechnet der Preisrechner aus.

Wann reicht der ERP-Standard?

• Wenige Gesellschaften mit eigener Kreditorenbuchhaltung: Wenn jede Gesellschaft ihren Eingang selbst bearbeitet, genügen oft die Workflows des ERP je Gesellschaft.
• Überschaubares PDF-Volumen in Dynamics 365: Invoice capture leitet die juristische Person über Zuordnungsregeln ab. Einen Vergleich finden Sie unter Invoice Capture: Standard oder Alternative.
• Zentrale Zahlungen: Dafür brauchen Sie kein Zusatzprodukt; in Dynamics 365 Finance etwa erzeugt der Standard die Verrechnungen.

Lohnend wird eine Plattform, wenn ein Team viele Gesellschaften mit einheitlichen Abläufen bedient, Genehmiger nicht im ERP arbeiten oder Kontoauszüge mehrerer Gesellschaften dazukommen. Den ganzen Weg vom Postfach bis zur Buchung beschreibt Rechnungseingang automatisieren. Wie das für Ihre Gruppe aussieht, zeigen wir in einer Demo.

Quellen

• SAP Learning: Identifying the Organizational Units in Procurement
• Microsoft Learn: Organizations and organizational hierarchies overview
• Microsoft Learn: Centralized payments for Accounts payable
• Microsoft Learn: Set up centralized payments
• Microsoft Learn: Invoice capture solution mapping rules
• Bundesministerium der Justiz: § 14 Umsatzsteuergesetz, Ausstellung von Rechnungen

Stand: Oktober 2026.