Administration, KI-Engine und Infrastruktur
Überblick über Benutzer, Rollen, Mandanten, Units, Environments, KI-Engine, Provider und technische Betriebsaspekte.
Aufgabe der Administration
Die Administration stellt sicher, dass Anwender im richtigen Scope arbeiten, Produkte korrekt konfiguriert sind und Integrationen stabil laufen. Sie verbindet fachliche Verantwortung mit technischer Konfiguration.
Mandanten, Units und Environments
Mandanten bilden die oberste Organisationsebene. Units strukturieren fachliche oder rechtliche Einheiten. Environments trennen Test, Entwicklung und Produktion.
Eine saubere Scope-Struktur ist wichtig, weil Dokumente, Integrationen, Debug-Modus und Zielsysteme daran hängen. Ändere Scope-Strukturen nur bewusst und mit Blick auf bestehende Daten.
Benutzer und Rollen
Benutzer sollten nur die Rollen erhalten, die sie für ihre Arbeit brauchen. Fachliche Anwender benötigen meist Zugriff auf Listen und Details. Key User brauchen zusätzliche Prüf- oder Korrekturrechte. Administratoren verwalten Einstellungen.
Prüfe Rollen regelmäßig, besonders wenn neue Units, Environments oder Produkte hinzukommen.
KI-Engine
Die KI-Engine unterstützt Erkennung, Extraktion, Klassifikation und Anreicherung. Je nach Produkt und Konfiguration können Prompts, Provider, Modelle oder Vector Stores eingesetzt werden.
Aus Anwendersicht ist wichtig: KI-Ergebnisse sind Vorschläge oder strukturierte Erkennungen, die durch Regeln und fachliche Prüfung abgesichert werden. Wenn Ergebnisse wiederholt falsch sind, sollte nicht nur ein einzelnes Dokument korrigiert werden. Melde das Muster, damit Prompts, Regeln oder Stammdaten verbessert werden können.
Provider und Vector Stores
Provider stellen KI-Funktionen bereit. Vector Stores können Wissen, Kontext oder Referenzdaten für bestimmte Verarbeitungsschritte nutzbar machen.
Administratoren sollten dokumentieren, welcher Provider in welchem Environment aktiv ist und welche Daten für welche Zwecke verwendet werden.
Worker und Hintergrundprozesse
Worker führen Verarbeitungsschritte aus, zum Beispiel Extraktion, Anreicherung, Matching oder Export. Wenn viele Dokumente gleichzeitig in einem Zwischenstatus bleiben, kann ein Worker oder eine externe Abhängigkeit betroffen sein.
Unterscheide zwischen einem fachlichen Fehler an einem Dokument und einem technischen Betriebsproblem, das viele Dokumente betrifft.
Infrastruktur im Betrieb
Für stabilen Betrieb sollten diese Punkte überwacht werden:
- Erreichbarkeit von API, Portal und Worker-Diensten.
- Verbindungen zu ERP, DMS, Storage, EBICS und KI-Providern.
- Queue- oder Job-Rückstände.
- Fehlerraten bei Import, Verarbeitung und Export.
- Ablauf oder Sperrung technischer Zugangsdaten.
Änderungen sicher ausrollen
Teste neue Integrationen, Regeln und Provider zuerst in einem nicht-produktiven Environment. Nutze den Debug-Modus, wenn Zielsysteme nicht beeinflusst werden sollen. Dokumentiere, welche Einstellung geändert wurde und ab wann sie gilt.