DMS und ecoDMS einrichten

Zweck der DMS-Integration

Ein DMS speichert Originaldateien, erzeugte Dokumente oder Verarbeitungsergebnisse revisionsnah und auffindbar. Orimize kann Dokumente nach Verarbeitung, Prüfung oder Export an ein angebundenes DMS übergeben.

ecoDMS ist ein mögliches Zielsystem. Die konkrete Einrichtung hängt von Umgebung, Berechtigungen und Ablagestruktur ab.

Allgemeine Voraussetzungen

Vor der Einrichtung sollten diese Punkte bekannt sein:

• DMS-URL oder Verbindungspfad.
• Benutzer, API-Key oder Service-Zugang.
• Zielordner, Klassen, Kategorien oder Ablagelogik.
• erlaubte Dateitypen und maximale Dateigrößen.
• Metadaten, die pro Dokument übergeben werden sollen.
• Verhalten bei Dubletten oder erneutem Export.

IIC: Rechnungen ablegen

Bei Rechnungen sind typische Metadaten Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Währung, Unit und Environment. Je nach Prozess kann auch die ERP-Referenz nach erfolgreichem Export relevant sein.

Die Ablage sollte so gestaltet sein, dass Finance-Teams Rechnungen anhand fachlicher Kriterien wiederfinden können.

IBS: Kontoauszüge ablegen

Bei Kontoauszügen sind Konto, IBAN, Auszugsnummer, Zeitraum, Währung und Importdatum wichtige Metadaten. Wenn einzelne Buchungen gesondert dokumentiert werden, sollte klar sein, ob sie als eigene Einträge oder als Teil des Auszugs abgelegt werden.

Exportverhalten prüfen

Prüfe nach der Einrichtung mit Testdokumenten:

• ob das Dokument im richtigen Zielordner landet.
• ob Metadaten korrekt gesetzt werden.
• ob doppelte Exporte verhindert oder nachvollziehbar behandelt werden.
• ob Fehler im Portal sichtbar sind.
• ob Berechtigungen für Anwender und Service-Client ausreichen.

Typische Fehler

Häufige Ursachen sind falsche Zielpfade, fehlende DMS-Berechtigungen, ungültige Metadatenfelder, nicht erreichbare DMS-Services oder abgelehnte Dateitypen.

Bei wiederkehrenden Fehlern sollte die DMS-Konfiguration geprüft werden, bevor einzelne Dokumente erneut verarbeitet werden.