Rechnungen verarbeiten

Aufgabe von IIC

Intelligent Invoice Capture verarbeitet Eingangsrechnungen. IIC erkennt Rechnungsdaten, prüft Plausibilität, bereitet Kontierung und fachliche Informationen auf und übergibt freigegebene Daten an angebundene Zielsysteme.

Rechnung hochladen

Stelle vor dem Upload sicher, dass der richtige Scope aktiv ist. Lade nur Dateien hoch, die in diese Unit und dieses Environment gehören.

Nach dem Upload legt Orimize einen Rechnungsdatensatz an. Die Verarbeitung startet automatisch. Je nach Dateigröße, KI-Anbieter, Regeln und Zielsystem kann die Verarbeitung einige Zeit dauern.

Erkannte Daten prüfen

Öffne die Rechnung, sobald sie verarbeitet wurde oder Prüfung erforderlich ist. Achte auf diese Daten:

• Lieferant, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Gesamtbetrag, Steuerbetrag, Nettobeträge und Währung.
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeit.
• Bestellbezug oder weitere Referenzen.
• EN16931-Informationen, falls die Rechnung als strukturierte E-Rechnung vorliegt.
• Sachkonten, Kostenstellen, Dimensionen oder andere kontierungsrelevante Daten.

Status verstehen

Importiert

Die Datei wurde angenommen und für die Verarbeitung vorbereitet.

Extrahiert oder angereichert

Orimize hat Daten erkannt und ergänzt. Die Rechnung kann noch Regeln oder Exportprüfungen durchlaufen.

Prüfung erforderlich

Mindestens ein fachlich relevantes Feld muss kontrolliert werden. Öffne Hinweise und prüfe, ob der Wert fehlt, unplausibel ist oder nicht eindeutig erkannt wurde.

Exportiert

Die Rechnung wurde an das ERP oder ein anderes Zielsystem übergeben. Bei Problemen im Zielsystem prüfe die Exportreferenz und die Antwort des Zielsystems.

Rechnung korrigieren

Korrigiere nur Werte, die du fachlich sicher beurteilen kannst. Wenn eine Regel unklar ist, dokumentiere die Beobachtung und kläre sie mit Fachbereich oder Administration.

Bei wiederkehrenden Fehlern ist meist nicht die einzelne Rechnung das Problem, sondern eine Stammdaten-, Regel- oder Integrationskonfiguration.

Debug-Modus bei Rechnungen

Der Debug-Modus ist für Tests gedacht. Eine Rechnung im Debug-Modus kann analysiert und verarbeitet werden, ohne produktive Folgeaktionen wie ERP-Export auszuführen.

Wenn der Debug-Modus scope-weit aktiv ist, bleiben alle Rechnungen in dieser Unit-Environment-Kombination im Debug-Modus. Einzelne Rechnungen können ihn dann nicht deaktivieren.

Export prüfen

Nach erfolgreichem Export solltest du bei Bedarf die Zielsystemreferenz kontrollieren. Wenn ein Export fehlschlägt, lies zuerst die konkrete Fehlermeldung. Typische Ursachen sind fehlende Stammdaten, ungültige Dimensionen, fehlende Berechtigungen oder nicht erreichbare Zielsysteme.

Wann du Hilfe brauchst

Informiere einen Administrator, wenn viele Rechnungen mit demselben Fehler stehen bleiben, wenn ein Zielsystem nicht erreichbar ist oder wenn eine Regel fachlich falsch angewendet wird.