Allgemeine Erfassungen
Anwenderdokumentation zu den Allgemeinen Erfassungen im IBS-Kontext: Einstieg aus dem Modul, erzeugte Journale, Prüfschritte und Abgrenzung zur Maske Bankauszüge Import.
Zweck der Allgemeinen Erfassungen
Allgemeine Erfassungen sind der Dynamics-Bereich, in dem Buchungen als Journal geprüft und gebucht werden. Nach einer erfolgreichen Verarbeitung in IBS landen die erzeugten Kontoauszugsbuchungen genau hier.
Die Seite ist wichtig, wenn ein Kontoauszug in Bankauszüge Import erfolgreich verarbeitet wurde. Danach speichert IBS die Journalnummer am Auszugskopf. Über Journal öffnen springst du direkt in dieses Journal.
Wichtig: Allgemeine Erfassungen sind eine Dynamics-Standardmaske. IBS stellt sie im Modulmenü bereit und füllt die Journale – Prüfen, Korrigieren und Buchen folgen dem normalen Dynamics-Ablauf.
Einordnung im Prozess
Der Ablauf sieht fachlich so aus:
- Der Kontoauszug wird in Bankauszüge Import geprüft und erkannt.
- Mit Bankkontoauszüge verarbeiten prüft IBS den Auszug und erzeugt ein Journal.
- Der Auszug erhält den Status Erledigt.
- Die Journalnummer wird am Auszugskopf gespeichert.
- In den Allgemeinen Erfassungen prüfst du das erzeugte Journal und buchst es im Dynamics-Standardprozess.
Die Allgemeinen Erfassungen sind damit der Übergang von IBS in die buchhalterische Nacharbeit.
Wo du die Seite findest
Du findest die Seite unter Intelligent Banking Suite > Bankauszüge > Allgemeine Erfassungen.
Zusätzlich öffnest du ein konkretes Journal am schnellsten so:
- Öffne den Auszug in Bankauszüge Import.
- Prüfe, ob der Status Erledigt ist.
- Klicke auf Journal öffnen.
Der Button ist nur aktiv, wenn bereits eine Journalnummer am Auszug hinterlegt ist.
Abgrenzung zur Maske Bankauszüge Import
Die Maske Bankauszüge Import und die Seite Allgemeine Erfassungen haben unterschiedliche Aufgaben.
| Bereich | Aufgabe |
|---|---|
| Bankauszüge Import | Kontoauszug prüfen, Konten und Ausgleiche zuordnen, verarbeiten |
| Allgemeine Erfassungen | Erzeugtes Dynamics-Journal prüfen, korrigieren und buchen |
Wenn ein Fehler vor oder während der Verarbeitung entsteht, prüfst du zuerst Bankauszüge Import. Wenn der Auszug erfolgreich verarbeitet wurde und du die Journalzeilen nachvollziehen möchtest, nutzt du die Allgemeinen Erfassungen.
Was IBS beim Verarbeiten erzeugt
Bei erfolgreicher Verarbeitung erstellt IBS ein Journal mit einer Zeile je Bankauszugsposition.
Journalkopf
Der Journalkopf wird mit dem Journalnamen angelegt, der in den IBS-Bankkonten-Parametern zum Bankkonto hinterlegt ist.
Wichtige Auswirkungen:
- Welches Journal verwendet wird, hängt von der IBAN bzw. dem Dynamics-Bankkonto ab.
- Standardwerte des Journalnamens werden übernommen.
- Die Journalnummer wird am Bankauszug gespeichert.
Wenn kein gültiges Journal für die IBAN bzw. das Bankkonto konfiguriert ist, kann IBS kein Journal erzeugen. Die Zuordnung pflegst du in den Intelligent Banking Suite Parametern.
Journalzeilen aus den Auszugspositionen
Für jede Position des Kontoauszugs entsteht eine Journalzeile.
| Journalfeld | Herkunft aus IBS |
|---|---|
| Kontoart / Konto | Erkanntes oder manuell gesetztes Konto der Position |
| Finanzdimensionen | Dimensionen aus der Position bzw. den Dynamics-Standards |
| Buchungsdatum | Buchungsdatum der Position |
| Text | Text für Erfassungsposition, sonst der Verwendungszweck |
| Soll / Haben | Debit wird zum Sollbetrag, Kredit zum Habenbetrag |
| Währung | Währung der Position |
| Ausgleich | Wenn Ausgleichsvorschläge vorhanden waren, werden offene Debitoren- oder Kreditorenbuchungen übernommen |
Tipp: In IBS siehst du die Bewegungsrichtung als Debit / Kredit. Im Journal erscheint dieselbe Information als Soll bzw. Haben.
Was IBS nicht automatisch macht
- IBS ersetzt nicht die finale Buchungskontrolle in Dynamics.
- IBS setzt im Standardprozess kein separates Gegenkonto als eigene Zusatzlogik; Saldo und Pflichtfelder prüfst du im Journal wie gewohnt.
- IBS bucht das Journal nicht automatisch. Nach dem Anlegen musst du es prüfen und buchen.
Aufbau der Seite
Die Seite folgt dem Dynamics-Standard für Erfassungsjournale.
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Journalübersicht | Liste der Erfassungsjournale mit Nummer, Name und Status |
| Journalkopf | Allgemeine Angaben zum ausgewählten Journal |
| Journalzeilen | Die einzelnen Buchungszeilen mit Konto, Betrag, Datum und Text |
In der Übersicht suchst und öffnest du das passende Journal. In den Zeilen prüfst du die konkrete Buchung.
Was du nach der Verarbeitung prüfen solltest
Gehe die erzeugten Journale am besten in dieser Reihenfolge durch:
- Stimmt die Journalnummer mit dem Auszug in Bankauszüge Import überein?
- Passt der Journalname zum Bankkonto?
- Sind alle erwarteten Positionen als Journalzeilen vorhanden?
- Stimmen Konto, Soll/Haben, Betrag und Buchungsdatum?
- Ist der Text verständlich und fachlich passend?
- Sind bei Debitoren- oder Kreditorenzeilen die Ausgleiche korrekt?
- Ist das Journal saldiert und bereit zum Buchen?
Erst wenn diese Punkte passen, buchst du das Journal im Dynamics-Standardprozess.
Standardfunktionen in Dynamics
In den Allgemeinen Erfassungen stehen die üblichen Dynamics-Funktionen zur Verfügung, zum Beispiel:
- Journalzeilen korrigieren, solange das Journal noch nicht gebucht ist
- Journal prüfen bzw. validieren
- Journal buchen
- gebuchte Belege nachverfolgen
Diese Funktionen gehören zum Dynamics-Standard und werden hier nicht vollständig beschrieben. Für IBS reicht es zu wissen: Nach der Verarbeitung arbeitest du im Journal wie bei anderen Erfassungsjournalen weiter.
Typische Situationen
| Situation | Was du tun solltest |
|---|---|
| Status am Auszug ist Erledigt, aber du findest kein Journal | Journalnummer am Auszug prüfen und über Journal öffnen springen |
| Button Journal öffnen ist inaktiv | Der Auszug hat noch keine Journalnummer; zuerst verarbeiten oder Fehler prüfen |
| Journalzeile hat das falsche Konto | Vor dem Buchen im Journal korrigieren oder in IBS zurücksetzen, korrigieren und erneut verarbeiten |
| Status wurde zurückgesetzt | Der Auszug ist wieder bearbeitbar; ein bereits erzeugtes Journal bleibt in Dynamics bestehen und muss separat geprüft werden |
| Verarbeitung meldet fehlendes Journal | In den IBS-Parametern die Journalzuordnung für das Bankkonto prüfen |
| Beträge wirken vertauscht | Debit/Kredit der Position mit Soll/Haben der Journalzeile vergleichen |
Voraussetzungen
Damit Journale sauber entstehen, sollten diese Punkte erledigt sein:
- Dynamics-Bankkonto mit passender IBAN
- Journalzuordnung für dieses Bankkonto in den IBS-Parametern
- geprüfte Positionen und Konten in Bankauszüge Import
- bei Bedarf passende Ausgleichsvorschläge