Erkennungsregeln Bankauszug

Zweck der Seite

Die Seite Erkennungsregeln Bankauszug legt fest, wie IBS aus einer Kontoauszugsposition automatisch ein Konto und ggf. einen Ausgleichsvorschlag ermittelt.

Einfach gesagt: Wenn eine Position bestimmte Merkmale hat – zum Beispiel eine IBAN, einen Namen oder einen Text im Verwendungszweck – dann setzt IBS das passende Konto.

Die Regeln werden ausgeführt, wenn du in Bankauszüge Import den Button Kontonummer und Ausgleiche ermitteln startest.

Wo du die Seite findest

Du findest die Seite unter:

Intelligent Banking Suite > Einstellungen > Erkennungsregeln Bankauszug

Wann du Erkennungsregeln brauchst

Nutze Erkennungsregeln, wenn du:

• wiederkehrende Zahlungen automatisch einem Debitor oder Kreditor zuordnen willst
• Bankgebühren immer auf dasselbe Sachkonto buchen willst
• Rechnungsnummern aus dem Verwendungszweck für den Ausgleich nutzen willst
• SEPA-Kennungen oder Namen als Erkennungsmerkmal verwenden willst

Ohne passende Regel versucht IBS danach noch die IBAN-Automatik. Regeln sind aber oft genauer und besser steuerbar.

Aufbau der Maske

Die Maske besteht aus einer Liste links und den Details rechts.

Liste

Spalte	Bedeutung
Regelkennung	Eindeutiger Name der Regel
Priorität	Reihenfolge der Prüfung
Beschreibung	Kurze Erklärung für die Buchhaltung

Detailbereiche

Register	Zweck
Sucheinstellungen	Was wird gesucht und wo in Dynamics
Erkennungsausdruck prüfen	Regel mit einem Beispieltext testen
Text für Erfassungsposition	Optionaler Text für die spätere Journalzeile
Zuweisung	Festes Konto, falls keine Suche nötig ist
Finanzdimension Zuweisung	Dimensionen für die Position
Ergebnis	Welche Auszugszeilen diese Regel bereits getroffen haben

So denkt die Regel

Jede Regel arbeitet in drei Schritten:

1. Welches Feld der Auszugszeile wird gelesen?
2. Welcher Wert wird aus diesem Feld erkannt?
3. Wohin in Dynamics wird mit diesem Wert gesucht – oder welches feste Konto wird gesetzt?

Beispiel:

• Feld: Verwendungszweck
• Erkannter Wert: eine Rechnungsnummer
• Suchziel: Debitorenrechnungsnummer
• Ergebnis: Debitor und Ausgleichsvorschlag

Kopf der Regel

Feld	Bedeutung
Regelkennung	Interner Name; erscheint später an der Auszugszeile
Beschreibung	Wofür die Regel gedacht ist
Priorität	Niedrigere Zahl = früher geprüft
Inaktiv	Regel wird nicht mehr verwendet, bleibt aber erhalten

Sucheinstellungen

Erkennung

Feld	Bedeutung
Suchfeld Bankauszug	Welches Feld der Position geprüft wird
Erkennungsausdruck	Suchmuster für den Inhalt dieses Feldes

Mögliche Suchfelder:

Suchfeld	Wann sinnvoll
IBAN Zahlungspflichtiger	Zahlungseingänge dem Debitor zuordnen
IBAN Begünstigter	Zahlungsausgänge dem Kreditor oder Empfänger zuordnen
Name Zahlungspflichtiger	Erkennung über den Namen des Zahlers
Name Begünstigter	Erkennung über den Namen des Empfängers
Verwendungszweck	Rechnungsnummern, Kundennummern oder Schlüsselwörter
SEPA Mandat Id	Lastschriften und Mandate
SEPA End to End Id	SEPA-Zahlungen mit eindeutiger Kennung

Der Erkennungsausdruck ist das Suchmuster. Für die Buchhaltung reicht oft ein klarer Text oder ein einfaches Muster. Bei komplexen Mustern sollte ein Key User oder die IT helfen.

Suchziel

Feld	Bedeutung
Suchziel	Wo in Dynamics mit dem erkannten Wert gesucht wird
Vergleichsoperator	Wie der Wert mit Stammdaten oder Buchungen verglichen wird
Offene Posten nach Betrag suchen	Zusätzlich nach einer offenen Buchung mit demselben Betrag suchen

Mögliche Suchziele:

Suchziel	Ergebnis
Debitor	Debitorenkonto wird gesetzt
Kreditor	Kreditorenkonto wird gesetzt
Bank	Bankkonto wird gesetzt
Sachkonto	Sachkonto wird gesetzt
Debitorenrechnungsnummer	Offene Debitorenbuchung nach Rechnungsnummer
Debitorendokumentnummer	Offene Debitorenbuchung nach Dokumentnummer
Kreditorenrechnungsnummer	Offene Kreditorenbuchung nach Rechnungsnummer
Kreditorendokumentnummer	Offene Kreditorenbuchung nach Dokumentnummer
Kreditor - Unsere Kontonummer	Kreditor über das Feld „Unsere Kontonummer“

Vergleichsoperatoren:

Operator	Bedeutung
Entspricht	Exakter Treffer
Beinhaltet	Wert kommt irgendwo im Feld vor
Beginnt mit	Wert steht am Anfang
Endet mit	Wert steht am Ende

Wichtig: Der Vergleichsoperator gilt für die Suche in Dynamics, nicht als Ersatz für den Erkennungsausdruck auf dem Auszugsfeld.

Sonstige Filter

Feld	Bedeutung
Zusätzliche Informationen	Optionaler Zusatzfilter auf den Zusatzinfos der Position
Aktiv bei Debit/Kredit-Suche	Regel nur für eine Bewegungsrichtung verwenden
Debit / Kredit	Nur Debit (Ausgang) oder nur Kredit (Eingang)

Feste Zuweisung statt Suche

Im Register Zuweisung kannst du ein festes Konto hinterlegen.

Einstellung	Wirkung
Festes Konto gesetzt	Bei Treffer des Erkennungsausdrucks wird genau dieses Konto gesetzt
Kein festes Konto	Konto wird über das Suchziel ermittelt

Das ist ideal für immer gleiche Buchungen, zum Beispiel Bankgebühren auf ein bestimmtes Sachkonto.

Priorität und Reihenfolge

IBS prüft Regeln nicht chaotisch, sondern in zwei Schritten:

1. Zuerst Regeln, die offene Posten über Rechnungs- oder Dokumentnummer suchen
2. Danach alle übrigen Regeln

Innerhalb jedes Schritts gilt die Priorität: kleinere Zahl zuerst. Die erste Regel, die trifft und ein gültiges Konto liefert, gewinnt.

Tipp: Spezifische Regeln bekommen eine niedrige Prioritätszahl, allgemeine Regeln eine höhere.

Offene Posten nach Betrag suchen

Wenn diese Option aktiv ist und das Ziel ein Debitor oder Kreditor ist, sucht IBS zusätzlich eine offene Buchung mit demselben Betrag.

Nur wenn genau eine passende offene Buchung gefunden wird, entsteht ein Ausgleichsvorschlag. Bei mehreren Treffern bleibt der Ausgleich unsicher und sollte manuell geprüft werden.

Text für Erfassungsposition

Im Register Text für Erfassungsposition kannst du festlegen, welcher Text später in die Journalzeile geschrieben wird.

Einstellung	Wirkung
Funktion aus	Es wird der Verwendungszweck der Position verwendet
Funktion aktiv	Es wird dein vorbereiteter Text verwendet

Damit kannst du Journaltexte einheitlicher und lesbarer machen.

Finanzdimension Zuweisung

Im Register Finanzdimension Zuweisung hinterlegst du Dimensionen, die auf die Auszugszeile übernommen werden sollen.

Bei Debitor, Kreditor oder Bank kommen Dimensionen oft aus den Stammdaten. Bei Sachkonten sind die Dimensionen aus der Regel besonders wichtig.

Erkennungsausdruck prüfen

Bevor du eine Regel produktiv nutzt, teste sie:

1. Öffne das Register Erkennungsausdruck prüfen
2. Gib einen Beispieltext ein, z. B. einen Verwendungszweck
3. Klicke auf Test

Der Test prüft nur, ob das Suchmuster trifft. Er sucht noch kein Konto in Dynamics. Die echte Kontosuche siehst du danach über Kontonummer und Ausgleiche ermitteln.

Regeln und IBAN-Automatik

	Erkennungsregeln	IBAN-Automatik
Wann	Zuerst	Nur wenn keine Regel ein Konto liefert
Grundlage	Suchfeld, Muster, Suchziel oder feste Zuweisung	IBAN der Gegenpartei
Kennung an der Zeile	deine Regelkennung	Auto
Steuerung	sehr genau pflegbar	grobe Standard-Erkennung

Für die IBAN-Automatik gilt grob:

• bei Kredit wird zuerst die IBAN des Zahlungspflichtigen genutzt
• bei Debit wird zuerst die IBAN des Begünstigten genutzt

Was an der Auszugszeile sichtbar wird

Nach der Erkennung siehst du in Bankauszüge Import unter anderem:

Feld	Bedeutung
Regelkennung	Welche Regel getroffen hat
Regelerläuterung	Kurze Erklärung des Treffers
Ermittelte Kontonummer	Gefundenes Konto
Ermittelter Wert	Wert, der zum Treffer geführt hat
Ausgleich vorhanden	Ob Ausgleichsvorschläge erzeugt wurden

Wenn das Konto manuell gesetzt wurde, überschreibt die Erkennung dieses Konto nicht mehr.

Praktische Beispiele

Zahlungseingang über IBAN dem Debitor zuordnen

Einstellung	Beispiel
Suchfeld	IBAN Zahlungspflichtiger
Erkennungsausdruck	IBAN des Kunden
Suchziel	Debitor
Vergleichsoperator	Entspricht
Offene Posten nach Betrag	optional Ja

Rechnungsnummer aus dem Verwendungszweck

Einstellung	Beispiel
Suchfeld	Verwendungszweck
Erkennungsausdruck	Muster für die Rechnungsnummer
Suchziel	Debitorenrechnungsnummer oder Kreditorenrechnungsnummer
Vergleichsoperator	Entspricht

Bankgebühr immer auf dasselbe Sachkonto

Einstellung	Beispiel
Suchfeld	Verwendungszweck
Erkennungsausdruck	Text wie „Gebühr“
Zuweisung	festes Sachkonto
Debit / Kredit	oft Debit

Kreditor über „Unsere Kontonummer“

Einstellung	Beispiel
Suchfeld	Verwendungszweck oder Name
Suchziel	Kreditor - Unsere Kontonummer
Vergleichsoperator	Entspricht oder Beinhaltet

Typische Situationen

Situation	Was du tun solltest
Regel trifft nie	Suchfeld, Erkennungsausdruck und Testregister prüfen
Regel trifft, aber kein Konto	Suchziel und Vergleichsoperator prüfen; Stammdaten kontrollieren
Falsches Konto wird gesetzt	Priorität prüfen; spezifischere Regel vorziehen oder feste Zuweisung nutzen
Manuell gesetztes Konto bleibt erhalten	Das ist Absicht; Erkennung überschreibt manuelle Konten nicht
Viele Treffer ohne Ausgleich	Offene Posten und Beträge prüfen; ggf. manuell ausgleichen
Regel soll vorübergehend weg	Inaktiv setzen statt löschen

Typische Meldungen

Meldung	Bedeutung
Für … Bankkontoauszüge wurden die Kontonummern und Ausgleiche ermittelt.	Der Erkennungslauf ist durchgelaufen
Übereinstimmung für Regel … Konto und Typ aus Regelzuweisung gesetzt.	Festes Konto aus der Regel wurde übernommen
Übereinstimmung für Regel … Konto … gefunden.	Suche über das Suchziel war erfolgreich
… KEIN gültiges Konto … gefunden.	Muster traf, aber in Dynamics gab es keinen gültigen Treffer
Die Regel ist inaktiv.	Regel ist abgeschaltet
Die Regel enthält keinen Erkennungsausdruck.	Suchmuster fehlt
KEINE Übereinstimmung für Regel …	Testtext passt nicht zum Muster

Empfohlene Pflege

1. Regel mit klarer Regelkennung und Beschreibung anlegen
2. Suchfeld und Erkennungsausdruck setzen
3. Entweder festes Konto oder Suchziel wählen
4. Priorität festlegen
5. Im Testregister prüfen
6. An einem echten Auszug Kontonummer und Ausgleiche ermitteln
7. Regelkennung und Ergebnis an der Position kontrollieren

Weiterführende Seiten

• Bankauszüge Import
• Intelligent Banking Suite Parameter
• Prozess: Kontoauszug prüfen und erkennen
• Prozess: Kontoauszug verarbeiten und Journal prüfen
• Prozess: Fehleranalyse und Nachverfolgung