Bankauszüge Import
Anwenderdokumentation zur IBS-Maske Bankauszüge Import in Dynamics 365 F&O: Aufbau, Status, Felder, Buttons und typischer Arbeitsablauf.
Zweck der Maske
Die Maske Bankauszüge Import ist der zentrale Arbeitsplatz für importierte Kontoauszüge in Dynamics 365 F&O. Hier prüfst du einen Auszug, lässt Konten und Ausgleiche vorschlagen, korrigierst Positionen und erzeugst daraus ein Journal.
Du öffnest die Maske im Menü Intelligent Banking Suite > Bankauszüge > Bankauszüge Import.
Wann du diese Maske nutzt
Du arbeitest in Bankauszüge Import, wenn du:
- einen Kontoauszug als PDF hochladen möchtest.
- einen importierten Auszug in der Übersicht suchen und öffnen willst.
- Positionen, Verwendungszwecke und Konten prüfen oder korrigieren musst.
- offene Debitoren- oder Kreditorenbuchungen zum Ausgleich zuordnen willst.
- einen Auszug verarbeiten und das erzeugte Journal öffnen möchtest.
- bei Status Fehler die Fehlermeldung lesen und nacharbeiten willst.
Wenn du denselben Verarbeitungslauf für mehrere Auszüge im Hintergrund starten willst, nutze die periodische Aufgabe Bankkontoauszüge verarbeiten.
Grundaufbau der Maske
Die Maske besteht aus drei Arbeitsbereichen:
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Action Pane | Buttons zum Hochladen, Erkennen, Verarbeiten, Zurücksetzen und Journal öffnen |
| Listenansicht | Übersicht über mehrere Kontoauszüge mit Status, IBAN, Salden und Trefferquote |
| Detailansicht | Bearbeitung eines ausgewählten Auszugs mit Kopf, Positionen und Zeilendetails |
Die Maske ist eine Dynamics-Detailmaske. Du kannst zwischen Liste und Details wechseln. Öffne eine Zeile, um den Auszug im Detail zu bearbeiten.
Status und Bearbeitbarkeit
Der Status steuert, was du tun kannst. Er erscheint am Kopf und an den Positionen.
| Status | Bedeutung | Typische Aktion |
|---|---|---|
| Neu | Der Auszug wurde importiert oder zurückgesetzt und ist noch nicht erfolgreich verarbeitet. | Prüfen, Konten ermitteln, korrigieren, verarbeiten |
| Fehler | Eine Prüfung oder Verarbeitung ist fehlgeschlagen. | Fehlermeldung lesen, Daten korrigieren, erneut verarbeiten |
| Validiert | Die Prüfung war erfolgreich. Das Journal wird gerade erzeugt. | Kurz warten und Ergebnis kontrollieren |
| Erledigt | Das Journal wurde erzeugt. | Journal öffnen; in der Regel nicht mehr verarbeiten |
| Obsolet | Der Auszug ist nicht mehr für die Verarbeitung vorgesehen. | In der Regel nicht mehr verarbeiten |
Solange der Status Erledigt oder Obsolet ist, ist der Button Bankkontoauszüge verarbeiten deaktiviert. Mit Status zurücksetzen kannst du einen Auszug wieder auf Neu setzen und erneut bearbeiten.
Listenansicht
Die Listenansicht dient dem schnellen Suchen und Öffnen von Auszügen.
Wichtige Spalten und Angaben:
| Spalte / Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Import Id | Interne Nummer des Imports in IBS |
| Status | Bearbeitungsstand des Auszugs |
| Kontoauszug Id / Bankauszugsnummer | Kennungen aus dem Bank- bzw. Importprozess |
| IBAN | Kontonummer des Auszugs; muss zu einem Dynamics-Bankkonto passen |
| Bankname | Bank aus dem Import |
| Anfangssaldo / Endsaldo | Salden am Anfang und Ende der Auszugsperiode |
| Anzahl Treffer / % Treffer | Wie viele Positionen eine Erkennungsregel getroffen haben |
Öffne einen Auszug, wenn du Positionen, Erkennung, Ausgleiche oder Fehlermeldungen prüfen möchtest.
Detailansicht
Oben siehst du die Auszugsdaten und den Status. Darunter liegen mehrere Register.
Bankauszug
Der Kopf enthält die zentralen Daten des Auszugs.
| Feldgruppe | Enthaltene Daten | Wofür wichtig? |
|---|---|---|
| Ids | Import Id, Kontoauszug Id, Bankauszugsnummer, Message Id, GUID | Identifikation und Nachverfolgung |
| Bankdaten | IBAN, Bankkonto, Bankname, SWIFT | Zuordnung zum Dynamics-Bankkonto |
| Anfang / Ende | Datum und Betrag von Anfangs- und Endsaldo | Plausibilität der Periode und der Salden |
| Statistik | Anzahl Positionen, Anzahl Treffer, % Treffer | Schnelle Einschätzung der Erkennungsqualität |
| Fehlermeldung | Fehlertext am Kopf | Ursache bei Status Fehler |
Bankauszugspositionen
Das Positionsraster zeigt die einzelnen Buchungszeilen des Auszugs.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zeilennummer | Reihenfolge der Position im Auszug |
| Status | Status der einzelnen Position |
| Kontotyp Import | Vom Import oder von der Erkennung vorgeschlagener Kontotyp |
| Kontonummer Import | Vom Import vorgeschlagene Kontonummer |
| Kontotyp | Aktuell verwendeter Typ, z. B. Debitor, Kreditor, Sachkonto oder Bank |
| Konto | Das Konto, das später ins Journal übernommen wird |
| Buchungsdatum | Datum der Buchung |
| Wertstellungsdatum | Valuta der Position |
| Betrag | Betrag der Position |
| Debit / Kredit | Richtung der Bewegung: Debit = Ausgang, Kredit = Eingang |
| Währung | Währung der Position |
| Verwendungszweck | Text aus dem Kontoauszug |
| Ausgleich vorhanden | Zeigt an, ob bereits Ausgleichsvorschläge hinterlegt sind |
| Begünstigter / Zahlungspflichtiger | Namen aus dem Auszug |
Tipp: Wenn du das Konto manuell änderst, merkt sich die Maske, dass das Konto durch den Benutzer gesetzt wurde. Eine spätere automatische Erkennung überschreibt dieses Konto dann nicht mehr.
Zeilendetails
Unter Zeilendetails prüfst du die markierte Position genauer.
| Register | Was du dort findest |
|---|---|
| Allgemein | Begünstigter, Zahlungspflichtiger, Verwendungszweck, zusätzliche Informationen und Ids wie SEPA Mandat Id oder End to End Id |
| Erkennung | Welche Regel getroffen hat, welches Konto ermittelt wurde und ob das Konto manuell gesetzt wurde |
| Ausgleichsvorschlag | Vorgeschlagene offene Debitoren- oder Kreditorenbuchungen |
| Finanzdimensionen | Dimensionen zur Kontierung, sofern der Kontotyp es zulässt |
| Fehlermeldung | Fehlertext zur einzelnen Position |
Im Register Erkennung sind besonders hilfreich:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Regelkennung | Getroffene Erkennungsregel; bei reiner IBAN-Erkennung oft Auto |
| Ermittelte Kontonummer | Gefundenes Konto |
| Ermittelter Wert | Wert, der zum Treffer geführt hat |
| Regelerläuterung | Kurze Erklärung des Treffers |
| Text für Erfassungsposition | Optionaler Text für die spätere Journalzeile; sonst wird der Verwendungszweck verwendet |
Buttons in der Action Pane
Kontoauszug hochladen
Lädt eine PDF-Datei an Orimize hoch. Der Auszug erscheint danach in der Maske, sobald der Import in Dynamics angekommen ist. Das Hochladen erzeugt den Datensatz also nicht sofort auf dem Bildschirm.
Voraussetzung: In den Intelligent Banking Suite Parametern müssen Orimize-Adresse und API-Schlüssel hinterlegt sein.
Kontonummer und Ausgleiche ermitteln
Startet die automatische Erkennung für die ausgewählten Auszüge:
- Zuerst werden Erkennungsregeln Bankauszug geprüft.
- Danach wird bei Bedarf über IBAN nach Debitor, Kreditor oder Bankkonto gesucht.
- Wo möglich, werden Ausgleichsvorschläge für offene Posten erzeugt.
Positionen, deren Konto bereits manuell gesetzt wurde, werden übersprungen.
Bankkontoauszüge verarbeiten
Prüft den Auszug und erzeugt daraus ein Journal:
- IBAN und Bankkonto-Zuordnung prüfen
- Journalname aus den Bankkonten-Parametern prüfen
- Alle Positionskonten prüfen
- Journalkopf und Journalzeilen anlegen
- markierte Ausgleiche übernehmen
- Status auf Erledigt setzen
Danach kannst du das Journal mit Journal öffnen kontrollieren.
Status zurücksetzen
Setzt den Auszug wieder auf Neu:
- Fehlermeldung und Journalnummer am Kopf werden geleert
- Ausgleichsvorschläge werden gelöscht
- Positionen werden auf Neu zurückgesetzt und Erkennungsdaten geleert
Wichtig: Ein bereits in Dynamics erzeugtes Journal wird dadurch nicht automatisch gelöscht. Du kannst den Auszug danach erneut bearbeiten und verarbeiten.
Journal öffnen
Öffnet das erzeugte Journal in den Allgemeinen Erfassungen. Der Button ist nur aktiv, wenn bereits eine Journalnummer vorhanden ist.
Aktionen an den Positionen
| Aktion | Zweck |
|---|---|
| Neu / Löschen | Position hinzufügen oder entfernen |
| Konto und Finanzdimension anpassen | Kontotyp und Konto für eine oder mehrere Positionen setzen |
| Buchung ausgleichen | Offene Debitoren- oder Kreditorenbuchungen zum Ausgleich auswählen |
Konto und Finanzdimension anpassen
Nutze diesen Dialog, wenn die automatische Erkennung das falsche Konto gefunden hat oder kein Konto gefunden wurde. Die Änderung gilt für die ausgewählten Positionen und wird als manuelle Vorgabe gespeichert.
Buchung ausgleichen
Hier wählst du die offenen Buchungen aus, gegen die die Position verrechnet werden soll. Du kannst zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchungen umschalten. Nach dem Speichern erscheinen die Vorschläge im Register Ausgleichsvorschlag.
Im Ausgleichsvorschlag kannst du einzelne Vorschläge wieder löschen oder die zugehörige Buchung öffnen.
Typischer Arbeitsablauf
- Stelle sicher, dass Bankkonto, Journalzuordnung und Erkennungsregeln eingerichtet sind.
- Lade den Kontoauszug mit Kontoauszug hochladen hoch und warte, bis er mit Status Neu erscheint.
- Wähle den Auszug und starte Kontonummer und Ausgleiche ermitteln.
- Prüfe die Trefferquote sowie Positionen ohne Konto oder mit ungewöhnlichem Verwendungszweck.
- Korrigiere bei Bedarf Konten und Ausgleiche.
- Starte Bankkontoauszüge verarbeiten.
- Bei Erfolg: Status Erledigt, danach Journal öffnen.
- Bei Fehler: Register Fehlermeldung lesen, korrigieren oder Status zurücksetzen und erneut starten.
Häufige Situationen
| Situation | Was du tun solltest |
|---|---|
| Auszug erscheint nach dem Upload nicht | Kurz warten und die Liste aktualisieren; danach Status und Import Id prüfen |
| Viele Positionen ohne Konto | Erkennung erneut starten; ggf. Erkennungsregeln prüfen; einzelne Konten manuell setzen |
| IBAN wird nicht erkannt | Bankkonto in Dynamics und die IBS-Bankkonten-Zuordnung prüfen |
| Verarbeitung schlägt fehl | Fehlermeldung am Kopf oder an der Position lesen; Konto und Journalzuordnung prüfen |
| Auszug ist Erledigt, muss aber korrigiert werden | Status zurücksetzen, korrigieren und erneut verarbeiten; vorhandenes Journal separat prüfen |
| Ausgleich soll geändert werden | Vorhandene Vorschläge löschen und Buchung ausgleichen erneut nutzen |
Typische Meldungen
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| Kontoauszug erfolgreich hochgeladen | Die Datei wurde an Orimize übergeben |
| Es wurden keine Orimize Kontoauszug Parameter angegeben | API-Adresse oder Schlüssel fehlen in den Parametern |
| Für die IBAN konnte kein gültiges Bankkonto gefunden werden | Die IBAN ist keinem Dynamics-Bankkonto zugeordnet |
| Es ist kein gültiges Journal für die IBAN / das Bankkonto konfiguriert | In den IBS-Bankkonten-Parametern fehlt der Journalname |
| Die Kontonummer vom Typ … konnte nicht gefunden werden | Das vorgeschlagene oder gesetzte Konto existiert nicht |
| Es wurde keine gültige Kontonummer durch den Benutzer angegeben | An der Position fehlt ein verwendbares Konto |
| Für … Bankkontoauszüge wurden die Kontonummern und Ausgleiche ermittelt | Die Erkennung ist durchgelaufen |
| Es wurden … Kontoauszüge verarbeitet … | Die Verarbeitung ist abgeschlossen; prüfe Erfolg und Fehleranzahl |
Voraussetzungen
Damit die Maske reibungslos funktioniert, sollten diese Punkte erledigt sein:
- Intelligent Banking Suite Parameter mit Orimize-Zugang und Nummernkreis
- Bankkonto in Dynamics mit passender IBAN
- Journalzuordnung für dieses Bankkonto in den IBS-Parametern
- passende Erkennungsregeln Bankauszug