Prozess: Fehleranalyse und Nachverfolgung
Wie Anwender Fehler bei IBS-Kontoauszügen in Dynamics 365 F&O finden, einordnen und nachverfolgen.
Ziel des Prozesses
Dieser Guide hilft dir, Fehler bei Kontoauszügen systematisch zu finden und einzuordnen. Ziel ist, die Ursache zu erkennen und zu entscheiden, ob du den Auszug korrigierst, Stammdaten anpasst oder den Fall weitergibst.
Der Guide verweist auf die Detailseiten. Dort sind Masken, Buttons und Felder ausführlich erklärt.
Wo Fehler sichtbar werden
Fehler können an mehreren Stellen sichtbar sein:
- am Auszugskopf in Bankauszüge Import
- an einzelnen Positionen im Register Fehlermeldung
- in der Zusammenfassung nach Bankkontoauszüge verarbeiten
- im erzeugten oder fehlgeschlagenen Journal unter Allgemeine Erfassungen
- indirekt über fehlende Konten, fehlende Ausgleiche oder niedrige Trefferquote
Starte immer mit der konkreten Fehlermeldung am Auszug. Danach ordnest du die Ursache zu.
Schnelles Vorgehen bei Fehlern
- Öffne den Auszug in Bankauszüge Import.
- Prüfe den Status. Bei Fehlern steht dort oft Fehler.
- Lies die Fehlermeldung am Kopf.
- Prüfe bei Bedarf die Fehlermeldung an einzelnen Positionen.
- Ordne den Fehler einer Klasse zu: Upload, Bankkonto/IBAN, Journalzuordnung, Erkennung/Konto, Ausgleich oder Journal.
- Korrigiere die Ursache.
- Starte Erkennung und/oder Verarbeitung erneut.
- Wenn der Auszug schon Erledigt war, beachte beim Zurücksetzen vorhandene Journale.
Typische Fehlerklassen
Upload-Fehler
Der Kontoauszug kommt nicht an oder der Upload scheitert.
Prüfe:
- Intelligent Banking Suite Parameter für Orimize Kontoauszug API Url und API Key
- ob die Datei als PDF hochgeladen wurde
- ob nach dem Upload kurz gewartet und die Liste aktualisiert wurde
Typische Meldung:
- Es wurden keine Orimize Kontoauszug Parameter angegeben.
- Kontoauszug hochladen fehlgeschlagen: …
Bankkonto- und IBAN-Fehler
Dynamics findet kein passendes Unternehmensbankkonto zur IBAN des Auszugs.
Prüfe:
- IBAN am Auszugskopf
- IBAN unter Bankkonten
- ob das richtige Unternehmenskonto gemeint ist
Typische Meldung:
- Für die IBAN konnte kein gültiges Bankkonto gefunden werden.
Journalzuordnungsfehler
Das Bankkonto wurde gefunden, aber es fehlt die Zuordnung zu einem Journal.
Prüfe:
- Register Bankkonten in den Intelligent Banking Suite Parametern
- ob für dieses Bankkonto ein Journal hinterlegt ist
Typische Meldung:
- Es ist kein gültiges Journal für die IBAN / das Bankkonto konfiguriert.
Erkennungs- und Kontenfehler
Positionen haben kein Konto, ein falsches Konto oder die Erkennung liefert keinen Treffer.
Prüfe:
- Trefferquote und Positionen ohne Konto in Bankauszüge Import
- Erkennungsregeln Bankauszug
- manuelle Korrektur über Konto und Finanzdimension anpassen
- den Prozess Kontoauszug prüfen und erkennen
Typische Meldungen:
- Kontonummer Import ist leer.
- Die Kontonummer … konnte nicht gefunden werden.
- Es wurde keine gültige Kontonummer durch den Benutzer angegeben.
- … KEIN gültiges Konto … gefunden.
Ausgleichsfehler
Das Konto stimmt, aber der Ausgleich zu offenen Debitoren- oder Kreditorenbuchungen fehlt oder ist falsch.
Prüfe:
- Register Ausgleichsvorschlag an der Position
- Betrag, Debit/Kredit und offene Posten
- Aktion Buchung ausgleichen
- ob die Option Offene Posten nach Betrag suchen in der Regel sinnvoll aktiviert ist
Journalfehler
Der Auszug wurde verarbeitet oder sollte verarbeitet werden, aber das Journal ist unklar, unvollständig oder nicht buchbar.
Prüfe:
- Status und Journalnummer am Auszug
- Button Journal öffnen
- Journalzeilen unter Allgemeine Erfassungen
- den Prozess Kontoauszug verarbeiten und Journal prüfen
Entscheidung: Auszug oder Einrichtung korrigieren?
| Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Nur eine Position betroffen | Einzelfall in der Auszugszeile | Position manuell korrigieren |
| Viele Positionen ohne Konto | Erkennungsregeln oder Stammdaten | Regeln und Stammdaten prüfen |
| Viele Auszüge mit derselben IBAN-Meldung | Bankkonto-Stammdaten | Bankkonten prüfen |
| Viele Auszüge mit Journal-Meldung | fehlende Journalzuordnung | Parameter > Bankkonten prüfen |
| Upload funktioniert bei niemandem | Orimize-Parameter | Parameter > Allgemein prüfen |
| Verarbeitung ok, Journal unklar | Nachkontrolle im Journal | Allgemeine Erfassungen prüfen |
Wenn mehrere Auszüge denselben Fehler zeigen, behandle es als Einrichtungs- oder Stammdatenthema, nicht als Einzelfall.
Status zurücksetzen richtig nutzen
Status zurücksetzen ist hilfreich, wenn ein Auszug erneut bearbeitet werden soll.
Dabei passiert:
- Status wird wieder Neu
- Fehlermeldung und Journalnummer am Auszug werden geleert
- Ausgleichsvorschläge und Erkennungsdaten an Positionen werden zurückgesetzt
Wichtig:
- Ein bereits erzeugtes Dynamics-Journal wird nicht automatisch gelöscht.
- Prüfe vorhandene Journale separat, bevor du erneut verarbeitest.
- Sonst droht eine doppelte Weiterverarbeitung.
Empfohlene Nachverfolgung
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Fehlerklasse festlegen |
| 2 | Ursache korrigieren |
| 3 | Bei Bedarf erneut erkennen |
| 4 | Erneut verarbeiten |
| 5 | Journal prüfen |
| 6 | Ergebnis dokumentieren, wenn der Fehler wiederkehrt |
Für wiederkehrende Fehler lohnt sich eine kurze Notiz:
- Welche Meldung?
- Welche IBAN / welches Bankkonto?
- Welche Position oder welcher Verwendungszweck?
- Betrifft es einen oder viele Auszüge?
Informationen für Supportfälle
Eine hilfreiche Fehlerbeschreibung enthält:
- Dynamics-Umgebung und Gesellschaft
- Import Id
- aktueller Status
- sichtbare Fehlermeldung
- betroffene Maske oder Aktion
- Zeitpunkt der Verarbeitung
- Journalnummer, falls vorhanden
- Hinweis, ob nur ein Auszug oder mehrere betroffen sind
- was bereits geprüft wurde (Bankkonto, Parameter, Regeln, Position)
Kurz-Checkliste
- Fehlermeldung gelesen?
- Fehlerklasse erkannt?
- Ursache korrigiert?
- Erkennung und Verarbeitung erneut geprüft?
- Journal und Altbestände kontrolliert?