Prozess: Kontoauszug verarbeiten und Journal prüfen

Ziel des Prozesses

Beim Verarbeiten wird aus einem geprüften Kontoauszug ein Dynamics-Journal erzeugt. Der Prozess verbindet die Maske Bankauszüge Import mit den Allgemeinen Erfassungen.

Dieser Guide erklärt den Ablauf über mehrere Masken hinweg. Die Detailseiten beschreiben Buttons, Felder und Fehlermeldungen im Einzelnen.

Voraussetzung: Der Auszug sollte zuvor nach dem Prozess Kontoauszug prüfen und erkennen fachlich vorbereitet sein.

Wege zur Verarbeitung

Es gibt zwei typische Wege:

Einstieg	Wann nutzen
Button Bankkontoauszüge verarbeiten in Bankauszüge Import	einen oder wenige Auszüge direkt nach der Prüfung verarbeiten
Periodische Aufgabe Bankkontoauszüge verarbeiten	mehrere Auszüge gefiltert oder als Massenlauf verarbeiten

Beide Wege nutzen dieselbe fachliche Logik:

1. Auszug prüfen
2. Journal anlegen
3. Status und Journalnummer speichern

Voraussetzungen

Ein Auszug kann verarbeitet werden, wenn:

• der Status nicht Erledigt oder Obsolet ist
• die IBAN zu einem Dynamics-Bankkonto passt
• für dieses Bankkonto in den Parametern ein Journal hinterlegt ist
• die Positionen ein gültiges Konto haben
• kritische Ausgleiche geprüft sind
• keine offene Fehlermeldung mehr gegen die Verarbeitung spricht

Wenn diese Punkte nicht stimmen, gehe zuerst zurück zum Prozess Kontoauszug prüfen und erkennen.

Was bei der Verarbeitung passiert

Vereinfacht läuft der Ablauf so:

1. IBS nimmt den ausgewählten Auszug oder die gefilterte Auswahl.
2. Der Auszugskopf wird geprüft: IBAN und Journalzuordnung.
3. Die Positionen werden geprüft: jedes Konto muss gültig sein.
4. Bei Erfolg wird ein Journal angelegt.
5. Für jede Auszugsposition entsteht eine Journalzeile.
6. Vorhandene Ausgleichsvorschläge werden übernommen.
7. Der Auszug erhält den Status Erledigt.
8. Die Journalnummer wird am Auszug gespeichert.

Wichtig:

• Jeder Auszug bekommt ein eigenes Journal.
• IBS bucht das Journal nicht automatisch.
• Nach dem Anlegen prüfst und buchst du im Dynamics-Standard weiter.

Journal öffnen

Nach erfolgreicher Verarbeitung:

1. Bleibe in Bankauszüge Import oder öffne den Auszug erneut.
2. Prüfe, ob der Status Erledigt ist.
3. Klicke auf Journal öffnen.

Alternativ öffnest du das Journal über Intelligent Banking Suite > Bankauszüge > Allgemeine Erfassungen.

Der Button Journal öffnen ist nur aktiv, wenn bereits eine Journalnummer am Auszug steht.

Was du im Journal prüfen solltest

Prüfe das erzeugte Journal in dieser Reihenfolge:

Prüfung	Worauf achten?
Journalnummer	Stimmt sie mit dem Auszug überein?
Journalname	Passt er zum Bankkonto aus den Parametern?
Anzahl Zeilen	Sind alle erwarteten Positionen vorhanden?
Konto	Stimmen Kontotyp und Konto je Zeile?
Soll / Haben	Entspricht Debit dem Soll und Kredit dem Haben?
Betrag und Datum	Stimmen Betrag und Buchungsdatum?
Text	Ist Verwendungszweck bzw. Journaltext verständlich?
Ausgleich	Sind Debitoren-/Kreditorenausgleiche plausibel?

Details zum Aufbau der Zielseite findest du unter Allgemeine Erfassungen.

Nach der Prüfung buchen

Wenn das Journal fachlich passt:

1. Journal im Dynamics-Standard prüfen bzw. validieren
2. bei Bedarf Zeilen korrigieren, solange noch nicht gebucht
3. Journal buchen

Das Buchen selbst ist Dynamics-Standard und wird hier nicht vollständig beschrieben. Für IBS reicht: Nach dem Verarbeiten arbeitest du im Journal wie bei anderen Erfassungsjournalen weiter.

Wenn die Verarbeitung fehlschlägt

Wenn der Status auf Fehler wechselt:

1. Lies die Fehlermeldung am Auszugskopf oder an der Position.
2. Korrigiere die Ursache.
3. Starte die Verarbeitung erneut.

Häufige Ursachen:

Meldung / Situation	Typische Ursache
IBAN konnte keinem Bankkonto zugeordnet werden	Stammdaten unter Bankkonten
Kein gültiges Journal konfiguriert	Journalzuordnung in den Parametern
Kontonummer fehlt oder wurde nicht gefunden	Positionen nach dem Erkennungsprozess nacharbeiten
Einzelne Position blockiert den Lauf	diese Position zuerst korrigieren

Für systematische Fehleranalyse nutze zusätzlich:

Prozess: Fehleranalyse und Nachverfolgung

Status zurücksetzen und erneut verarbeiten

Wenn ein Auszug bereits Erledigt ist, aber korrigiert werden muss:

1. Öffne den Auszug in Bankauszüge Import.
2. Nutze Status zurücksetzen.
3. Korrigiere Konten, Ausgleiche oder Stammdaten.
4. Erkenne bei Bedarf erneut.
5. Verarbeite erneut.

Wichtig: Status zurücksetzen löscht das bereits erzeugte Dynamics-Journal nicht. Prüfe vorhandene Journale separat, damit keine doppelte Buchung entsteht.

Empfohlener Ablauf

1. Auszug prüfen und erkennen
2. Bankkontoauszüge verarbeiten starten
3. Status und Zusammenfassung lesen
4. Bei Erfolg: Journal öffnen
5. Journalzeilen prüfen
6. Journal im Dynamics-Standard buchen
7. Bei Fehler: Fehlermeldung lesen, korrigieren, erneut verarbeiten

Typische Situationen

Situation	Was du tun solltest
Button Verarbeiten ist inaktiv	Status ist vermutlich Erledigt oder Obsolet
Verarbeitung erfolgreich, aber kein Journal sichtbar	Journalnummer am Auszug prüfen und Journal öffnen nutzen
Massenlauf mit vielen Fehlern	Auswahl verkleinern und zuerst Erkennung/Stammdaten prüfen
Journalzeile hat falsches Konto	vor dem Buchen im Journal korrigieren oder Auszug zurücksetzen und erneut verarbeiten
Auszug wurde zurückgesetzt	vorhandenes Alt-Journal in den Allgemeinen Erfassungen separat prüfen

Kurz-Checkliste

1. Voraussetzungen erfüllt?
2. Verarbeiten gestartet?
3. Status Erledigt und Journalnummer vorhanden?
4. Journalzeilen geprüft?
5. Journal gebucht?

Weiterführende Seiten

• Bankauszüge Import
• Allgemeine Erfassungen
• Bankkontoauszüge verarbeiten
• Intelligent Banking Suite Parameter
• Prozess: Kontoauszug prüfen und erkennen
• Prozess: Fehleranalyse und Nachverfolgung