Prozess: Kontoauszug prüfen und erkennen
Ablauf zur Prüfung und Kontenerkennung eines IBS-Kontoauszugs in Dynamics 365 F&O vor der Verarbeitung.
Ziel des Prozesses
Dieser Prozess hilft dir, einen importierten Kontoauszug so zu prüfen und zu erkennen, dass er danach verarbeitet werden kann.
Die eigentliche Arbeit erfolgt in der Maske Bankauszüge Import. Je nach Ursache können zusätzlich Bankkonten, Erkennungsregeln Bankauszug oder die Intelligent Banking Suite Parameter relevant sein.
Dieser Guide ist die Ablaufansicht. Die verlinkten Seiten erklären die einzelnen Masken, Buttons und Felder im Detail.
Wo du startest
| Einstieg | Wann nutzen |
|---|---|
| Bankauszüge Import | Auszug suchen, öffnen, erkennen, korrigieren und prüfen |
| Erkennungsregeln Bankauszug | Wenn viele Positionen falsch oder gar nicht erkannt werden |
| Bankkonten | Wenn die IBAN des Auszugs keinem Unternehmenskonto zugeordnet wird |
| Intelligent Banking Suite Parameter | Wenn die Journalzuordnung fehlt |
Empfohlene Prüfreihenfolge
- Öffne den Auszug in Bankauszüge Import.
- Prüfe den Status. Für diesen Prozess sollte er Neu oder Fehler sein.
- Prüfe den Auszugskopf: IBAN, Bankkonto, Salden, Währung und Fehlermeldung.
- Starte Kontonummer und Ausgleiche ermitteln.
- Prüfe die Trefferquote sowie Positionen ohne Konto.
- Prüfe kritische Positionen im Detail: Verwendungszweck, Konto, Debit/Kredit und Ausgleich.
- Korrigiere fehlende oder falsche Konten manuell, wenn nötig.
- Ergänze oder prüfe Ausgleichsvorschläge.
- Entscheide erst danach, ob der Auszug verarbeitet werden kann.
Prüfung am Auszugskopf
Prüfe zuerst die Angaben, die den gesamten Auszug steuern:
| Prüfung | Worauf achten? |
|---|---|
| Status | Nur Neu oder Fehler sinnvoll bearbeiten |
| IBAN | Muss zu einem Dynamics-Bankkonto passen |
| Bankkonto | Wird über die IBAN ermittelt und angezeigt |
| Anfangssaldo / Endsaldo | Perioden und Beträge plausibel? |
| Anzahl Treffer / % Treffer | Erste Einschätzung der Erkennungsqualität |
| Fehlermeldung | Bei Status Fehler zuerst hier lesen |
Wenn die IBAN nicht gefunden wird, prüfe zuerst die Bankkonten. Wenn das Bankkonto gefunden wird, aber später kein Journal entsteht, prüfe die Journalzuordnung in den Parametern.
Erkennung starten
Wenn der Kopf plausibel ist, starte in Bankauszüge Import den Button Kontonummer und Ausgleiche ermitteln.
Dabei passiert Folgendes:
- IBS prüft zuerst die Erkennungsregeln Bankauszug.
- Wenn keine Regel ein Konto liefert, versucht IBS die IBAN-Automatik.
- Wo möglich, werden Ausgleichsvorschläge erzeugt.
- Positionen mit manuell gesetztem Konto werden übersprungen.
Nach dem Lauf siehst du an den Positionen unter anderem:
- Regelkennung
- Regelerläuterung
- Ermittelte Kontonummer
- Ausgleich vorhanden
Prüfung der Positionen
Gehe die Positionen danach gezielt durch. Besonders prüfen:
| Punkt | Frage |
|---|---|
| Konto | Ist ein Konto gesetzt? |
| Kontotyp | Passt Debitor, Kreditor, Sachkonto oder Bank? |
| Verwendungszweck | Ist die Buchung fachlich erkennbar? |
| Debit / Kredit | Stimmt die Richtung der Bewegung? |
| Betrag | Passt der Betrag zur Erwartung? |
| Ausgleich | Ist bei Debitor/Kreditor ein Ausgleich sinnvoll und vorhanden? |
| Regelkennung | Welche Regel oder Automatik hat getroffen? |
Was zuerst korrigieren?
| Situation | Typische Aktion |
|---|---|
| Viele Positionen ohne Konto | Erkennung erneut starten; danach Erkennungsregeln prüfen |
| Einzelne Position falsch | Konto und Finanzdimension anpassen |
| Ausgleich fehlt oder ist falsch | Buchung ausgleichen bzw. Vorschlag korrigieren |
| Immer wieder gleiche Fehlbuchung | Regel anlegen oder anpassen |
| Konto wurde bewusst manuell gesetzt | Nicht erneut überschreiben lassen; manuelle Vorgabe bleibt erhalten |
Manuelle Korrektur
Wenn die automatische Erkennung nicht reicht:
- Markiere die betroffene Position.
- Nutze Konto und Finanzdimension anpassen, um Kontotyp und Konto zu setzen.
- Nutze bei Bedarf Buchung ausgleichen, um offene Debitoren- oder Kreditorenbuchungen zuzuordnen.
- Prüfe im Register Erkennung, dass die manuelle Vorgabe erkennbar ist.
Wichtig: Ein manuell gesetztes Konto wird bei einem erneuten Erkennungslauf nicht überschrieben. Das schützt deine Korrektur.
Wann Stammdaten statt Position korrigieren?
Wenn derselbe Fehler bei vielen Positionen oder Auszügen auftritt, liegt die Ursache oft nicht an der einzelnen Zeile.
Prüfe dann:
- IBAN und Stammdaten unter Bankkonten
- Journalzuordnung in den Intelligent Banking Suite Parametern
- Suchfelder, Priorität und Zuweisung in den Erkennungsregeln Bankauszug
Korrigierst du die Ursache in den Stammdaten oder Regeln, sparst du dir wiederholte Handarbeit an jedem Auszug.
Wann ist der Auszug bereit zur Verarbeitung?
Der Auszug ist in der Regel bereit, wenn:
- der Status Neu oder nach Korrektur wieder verarbeitbar ist
- die IBAN einem Bankkonto zugeordnet ist
- die Positionen ein gültiges Konto haben
- kritische Ausgleiche geprüft sind
- keine offene Fehlermeldung mehr gegen die Verarbeitung spricht
Danach folgt der nächste Prozess:
Prozess: Kontoauszug verarbeiten und Journal prüfen
Typische Situationen
| Situation | Was du tun solltest |
|---|---|
| Auszug ist neu, aber noch ohne Konten | Kontonummer und Ausgleiche ermitteln starten |
| Trefferquote ist niedrig | Positionen ohne Konto prüfen und Regeln nachschärfen |
| Eine Position bleibt ohne Konto | manuell zuordnen oder Regel/Stammdaten prüfen |
| Ausgleichsvorschlag fehlt | Betrag und offene Posten prüfen; manuell ausgleichen |
| Status ist Fehler | Fehlermeldung lesen, korrigieren, Erkennung und Prüfung wiederholen |
| Du bist unsicher vor dem Verarbeiten | lieber einzelne kritische Positionen nacharbeiten als ungeprüft verarbeiten |
Kurz-Checkliste
- Auszug in Bankauszüge Import öffnen
- Kopf und IBAN prüfen
- Kontonummer und Ausgleiche ermitteln
- Positionen ohne Konto und mit ungewöhnlichem Text prüfen
- Konten und Ausgleiche korrigieren
- Erst danach verarbeiten