KI Datensatznotizen

Zweck der Seite

Die Seite KI Datensatznotizen zeigt IIC-Notizen, die einem konkreten Dynamics- oder IIC-Datensatz zugeordnet sind. Du findest sie unter IIC > Abfragen und Berichte > KI Datensatznotizen.

Eine KI-Datensatznotiz ist ein erklärender Text zu einem Datensatz. Sie hilft Anwendern, Key Usern und Support nachzuvollziehen, warum ein bestimmter Kreditor, ein Hauptkonto, eine Finanzdimension, ein Rechnungskopf oder eine Rechnungsposition in der IIC-Verarbeitung relevant war.

Typische Fragen, die diese Seite beantwortet:

• Zu welchem Datensatz gehört eine KI-Notiz?
• Welche Notiz wurde zu einem Kreditor, Hauptkonto oder einer Dimension gespeichert?
• Gibt es eine Notiz zu einem bestimmten IIC-Import oder einer Rechnungsposition?
• Warum wird in einer Fachmaske im Register KI Notiz ein Hinweis angezeigt?

Einordnung im Bereich Abfragen und Berichte

Der Bereich Abfragen und Berichte enthält Diagnose- und Nachverfolgungsseiten.

Seite	Zweck
Mehrwertsteuerinformationen	Steuerkombinationen, Steuergruppen und VAT-Kategorien prüfen
Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen	Import- und Verarbeitungsfehler nachvollziehen
KI Datensatznotizen	KI-Notizen zentral anzeigen und ihre Zuordnung prüfen

Die Seite KI Datensatznotizen ist die zentrale Übersicht. Dieselben Notizen können zusätzlich direkt in den jeweiligen Fachseiten als Register KI Notiz angezeigt werden.

Was eine KI-Datensatznotiz ist

Eine KI-Datensatznotiz ist ein IIC-Datensatz mit einem Notiztext und einer technischen Referenz auf den betroffenen Datensatz.

Die Referenz besteht aus:

Feld	Bedeutung
Referenztabelle	technische Tabelle des betroffenen Datensatzes
Referenzdatensatz-ID	technische Datensatz-ID innerhalb dieser Tabelle
KI Notiz	eigentlicher Hinweistext

Zusätzlich können fachliche Schlüssel gespeichert werden, z. B. Kreditor, Hauptkonto, Dimensionsname, Import-ID oder Positionsnummer. IIC nutzt diese Werte, um die technische Referenz automatisch zu ermitteln.

Aufbau der Seite

Die Seite ist eine einfache Listenansicht.

Bereich	Zweck
Aktionsbereich	Standardbereich der Dynamics-Liste; keine eigenen IIC-Spezialbuttons
Schnellfilter	Suche innerhalb der Liste
Liste	Anzeige aller KI-Datensatznotizen

Die Maske dient vor allem zur zentralen Kontrolle. Für die fachliche Prüfung ist oft die jeweilige Zielseite hilfreicher, z. B. Alle Kreditoren, Hauptkonten, Finanzdimensionen oder Kreditorenrechnungen.

Spalten der Liste

Spalte	Bedeutung
Tabelle	lesbarer Tabellenname zur technischen Referenz
Referenztabelle	technische Tabellen-ID des zugeordneten Datensatzes
Referenzdatensatz-ID	technische Datensatz-ID des zugeordneten Datensatzes
KI Notiz	Notiztext
Kreditor	Kreditorenkonto, wenn die Notiz einem Kreditor zugeordnet werden soll
Hauptkonto	Hauptkonto, wenn die Notiz einem Sachkonto zugeordnet werden soll
Dimensionsname	Finanzdimension, wenn die Notiz einer Dimension zugeordnet werden soll
IIC Import-ID	Import-ID einer IIC-Rechnung
IIC Rechnungspositionsnummer	Positionsnummer innerhalb der IIC-Rechnung

Die technischen Referenzfelder sind wichtig für Support und Datenanalyse. Anwender arbeiten meistens mit den fachlichen Feldern und dem Notiztext.

Wie IIC Notizen zuordnet

Beim Anlegen einer KI-Datensatznotiz versucht IIC, aus fachlichen Feldern die technische Referenz zu ermitteln.

Zuordnung zu Kreditoren

Wenn Kreditor gefüllt ist, sucht IIC den Kreditor in Dynamics. Wird er gefunden, setzt IIC:

• Referenztabelle = Kreditorentabelle.
• Referenzdatensatz-ID = Datensatz-ID des Kreditors.

Die Notiz erscheint dann beim Kreditor im Register KI Notiz.

Zuordnung zu Finanzdimensionen

Wenn Dimensionsname gefüllt ist, sucht IIC das passende Dimensionsattribut.

Wird die Dimension gefunden, setzt IIC:

• Referenztabelle = Dimensionsattribut.
• Referenzdatensatz-ID = Datensatz-ID der Dimension.

Die Notiz erscheint dann auf der Seite Finanzdimensionen im Register KI Notiz.

Zuordnung zu Hauptkonten

Wenn Hauptkonto gefüllt ist, sucht IIC das Hauptkonto im angegebenen Kontenplan.

Wird ein passendes Hauptkonto gefunden, setzt IIC:

• Referenztabelle = Hauptkonto.
• Referenzdatensatz-ID = Datensatz-ID des Hauptkontos.
• Kontenplanname aus dem Ledger-Kontenplan.

Die Notiz erscheint dann auf der Seite Hauptkonten im Register KI Notiz.

Wichtig: Hauptkonten sind kontenplanabhängig. Wenn ein Hauptkonto in mehreren Kontenplänen vorkommt, muss der richtige Kontenplanbezug stimmen.

Zuordnung zu IIC-Rechnungskopf und Rechnungsposition

Wenn IIC Import-ID gefüllt ist, versucht IIC zuerst, eine Rechnungsposition zu finden:

• Import-ID = Rechnung.
• Rechnungspositionsnummer = konkrete Position.

Wenn eine passende Position existiert, wird die Notiz der Rechnungsposition zugeordnet.

Wenn keine passende Position gefunden wird, sucht IIC den Rechnungskopf zur Import-ID. Wird er gefunden, wird die Notiz dem Rechnungskopf zugeordnet.

Eindeutigkeit der Zuordnung

IIC verwendet einen eindeutigen Index auf Referenztabelle und Referenzdatensatz-ID. Praktisch bedeutet das: Pro referenziertem Datensatz gibt es eine eindeutige KI-Datensatznotiz.

Wenn du mehrere fachliche Hinweise zu demselben Datensatz brauchst, sollten sie im Notiztext zusammengeführt oder strukturiert ergänzt werden. Mehrere separate Notizen zum exakt gleichen Datensatz sind technisch nicht vorgesehen.

Register KI Notiz in anderen Seiten

KI-Datensatznotizen werden nicht nur in der zentralen Liste angezeigt. IIC erweitert mehrere Dynamics-Seiten um ein Register KI Notiz.

Seite	Anzeige der Notiz
Kreditoren > Alle Kreditoren	Notiz zum aktuellen Kreditor
Hauptbuch > Hauptkonten	Notiz zum aktuellen Hauptkonto und Kontenplan
Hauptbuch > Finanzdimensionen	Notiz zur aktuellen Dimension
Rechnungen > Kreditorenrechnungen	Notiz zum Rechnungskopf
Rechnungen > Kreditorenrechnungen > Positionen	Notiz zur ausgewählten Rechnungsposition

Diese Register zeigen denselben Notiztext wie die zentrale Seite, aber bereits im passenden fachlichen Kontext.

KI Notiz bei Kreditoren

Auf der Seite Alle Kreditoren zeigt das Register KI Notiz die Notiz, die dem aktuellen Kreditor zugeordnet ist.

Nutze sie, wenn du nachvollziehen möchtest:

• warum ein Kreditor in IIC-Kontexten besonders relevant ist.
• ob es wiederkehrende Hinweise zum Lieferanten gibt.
• ob frühere KI- oder Matching-Ergebnisse einen fachlichen Hinweis enthalten.

Die Notiz ändert keine Kreditorenstammdaten automatisch.

KI Notiz bei Hauptkonten

Auf der Seite Hauptkonten zeigt das Register KI Notiz die Notiz zum aktuellen Hauptkonto.

IIC filtert dabei auf:

• Hauptkonto.
• Ledger-Kontenplan.

Wenn du im Hauptkontenbaum wechselst, wird die Notiz neu gefiltert. Dadurch wird verhindert, dass eine Notiz zu einem gleichnamigen Konto aus einem anderen Kontenplan angezeigt wird.

Nutze diese Notiz, wenn Kontierungsvorschläge, Hauptkonto-Mapping oder wiederkehrende Kontierungsentscheidungen nachvollzogen werden sollen.

KI Notiz bei Finanzdimensionen

Auf der Seite Finanzdimensionen zeigt das Register KI Notiz die Notiz zum aktuellen Dimensionsattribut.

Nutze sie, wenn du wissen möchtest:

• ob eine Dimension in KI-Vorschlägen besonders häufig vorkommt.
• ob eine Dimension fachlich erklärungsbedürftig ist.
• warum ein Dimensionswert oder Dimensionskontext in IIC relevant sein kann.

Die Notiz ist ein Hinweis auf Dimensionsebene, nicht auf Ebene einzelner Dimensionswerte.

KI Notiz bei Kreditorenrechnungen

In der Maske Kreditorenrechnungen gibt es KI-Notizen an zwei Stellen:

Stelle	Zuordnung
Rechnungskopf > KI Notiz	Import-ID der Rechnung und Referenz auf IIC-Rechnungskopf
Position > KI Notiz	Import-ID, Positionsnummer und Referenz auf IIC-Rechnungsposition

Kopfnotizen helfen bei allgemeinen Hinweisen zur Rechnung. Positionsnotizen helfen bei Hinweisen zu einer konkreten Position, z. B. Kontierung, Sachkonto, Dimension oder erkannter Inhalt.

Unterschied zwischen KI Notiz und KI-Hinweis

In der Rechnung gibt es zusätzlich den Bereich KI-Hinweis. Dieser Bereich ist nicht dasselbe wie eine KI-Datensatznotiz.

Begriff	Bedeutung
KI Notiz	eigener IIC-Datensatz mit Notiztext und Referenz auf einen Datensatz
KI Information	Infofeld am IIC-Rechnungskopf
KI Warnung	Warnfeld am IIC-Rechnungskopf
KI-Hinweis-Symbol	Symbol in der Rechnungsliste; Warnung hat Vorrang vor Information

Wenn eine KI-Warnung vorhanden ist, zeigt IIC ein Warnsymbol. Wenn keine Warnung, aber eine KI-Information vorhanden ist, zeigt IIC ein Notizsymbol.

KI-Datensatznotizen dagegen werden im Register KI Notiz angezeigt und können auch zu Stammdaten wie Kreditor, Hauptkonto oder Finanzdimension gehören.

Typische Nutzung

Eine Notiz in der Fachmaske ist unklar

Wenn du in Alle Kreditoren, Hauptkonten, Finanzdimensionen oder Kreditorenrechnungen eine Notiz siehst, kannst du in der zentralen Seite KI Datensatznotizen prüfen, welche technischen Referenzen und fachlichen Schlüssel dahinterstehen.

Eine Notiz erscheint nicht in der erwarteten Fachmaske

Prüfe:

• ob das fachliche Schlüsselfeld korrekt gefüllt ist.
• ob der referenzierte Datensatz existiert.
• ob bei Hauptkonten der richtige Kontenplanbezug vorhanden ist.
• ob bei Rechnungspositionen die Positionsnummer korrekt ist.
• ob Referenztabelle und Referenzdatensatz-ID gesetzt wurden.

Eine Notiz steht am Rechnungskopf statt an der Position

Wenn IIC zu einer Import-ID keine passende Rechnungsposition findet, wird die Notiz dem Rechnungskopf zugeordnet, sofern der Kopf existiert.

Prüfe in diesem Fall die Positionsnummer.

Eine Notiz soll für Support dokumentiert werden

Für einen Supportfall sind hilfreich:

• Notiztext.
• Tabelle.
• Referenztabelle und Referenzdatensatz-ID.
• Kreditor, Hauptkonto oder Dimensionsname.
• IIC Import-ID und Positionsnummer.
• betroffene Dynamics-Seite, auf der die Notiz sichtbar ist.

Was du bearbeiten kannst

Je nach Berechtigung können KI-Datensatznotizen gelesen, erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden.

Die Pflege sollte vorsichtig erfolgen:

• Bearbeite Notizen nur, wenn du den fachlichen Kontext kennst.
• Lösche Notizen nur, wenn sie falsch oder fachlich nicht mehr relevant sind.
• Ändere Referenzfelder nicht ohne Prüfung, weil die Notiz sonst in einer anderen Fachmaske erscheinen kann oder gar nicht mehr zugeordnet wird.

Für Integrationen gibt es die öffentliche Datenentity IICAIRecordNote. Sie kann genutzt werden, um Notizen über Datenmanagement oder Schnittstellen zu lesen und zu pflegen.

Häufige Fehlerbilder

Notiz wird in der Liste angezeigt, aber nicht am Kreditor

Mögliche Ursachen:

• Kreditorenkonto ist falsch.
• Kreditor existiert nicht im aktuellen Mandanten.
• Referenztabelle und Referenzdatensatz-ID zeigen nicht auf den Kreditor.

Notiz wird nicht am Hauptkonto angezeigt

Mögliche Ursachen:

• Hauptkonto ist falsch.
• Kontenplanbezug fehlt oder passt nicht.
• Hauptkonto existiert in einem anderen Kontenplan.

Notiz wird nicht an der Rechnungsposition angezeigt

Mögliche Ursachen:

• Import-ID ist falsch.
• Positionsnummer passt nicht zur Rechnung.
• Notiz wurde dem Rechnungskopf statt der Position zugeordnet.

Notiz wirkt fachlich veraltet

Eine KI-Notiz ist ein gespeicherter Hinweis. Sie ändert sich nicht automatisch, nur weil Stammdaten später geändert wurden.

Prüfe, ob die Notiz angepasst oder entfernt werden soll.

Empfohlene Arbeitsweise

1. Prüfe die Notiz zuerst im fachlichen Kontext, z. B. in der Rechnung oder am Kreditor.
2. Öffne bei Unklarheiten Abfragen und Berichte > KI Datensatznotizen.
3. Suche nach Kreditor, Hauptkonto, Dimensionsname oder Import-ID.
4. Prüfe Tabelle, Referenztabelle und Referenzdatensatz-ID.
5. Kläre, ob die Notiz fachlich aktuell ist.
6. Dokumentiere Änderungen nur, wenn sie nachvollziehbar sind.
7. Gib technische Zuordnungsprobleme mit Referenzfeldern und Notiztext an den Support weiter.

Rollen und Verantwortung

Rolle	Aufgabe
Fachanwender	Notizen im Kontext lesen und bei Unklarheiten melden
Key User	fachliche Bedeutung prüfen und wiederkehrende Hinweise einordnen
Support	technische Referenzen, Import-ID und Positionszuordnung prüfen
Administrator	Berechtigungen und Datenentity-Zugriffe verwalten

Berechtigungen

Für KI-Datensatznotizen gibt es getrennte Berechtigungen:

• Leseberechtigung für die Maske KI Datensatznotizen.
• Pflegeberechtigung für Erstellen, Aktualisieren und Löschen.
• Leseberechtigung für die Datenentity IICAIRecordNote.
• Pflegeberechtigung für die Datenentity IICAIRecordNote.

Zusätzlich hängen die kontextbezogenen Register davon ab, ob der Benutzer die jeweilige Fachseite sehen darf.

Abgrenzung zu anderen Seiten

Bereich	Wann nutzen
KI Datensatznotizen	zentrale Prüfung aller KI-Notizen und ihrer Zuordnung
Kreditorenrechnungen > KI-Hinweis	KI-Informationen und KI-Warnungen am Rechnungskopf prüfen
Kreditorenrechnungen > KI Notiz	Notiz zum Rechnungskopf oder zur Position im Kontext prüfen
Alle Kreditoren > KI Notiz	kreditorbezogene KI-Notiz prüfen
Hauptkonten > KI Notiz	kontenbezogene KI-Notiz prüfen
Finanzdimensionen > KI Notiz	dimensionsbezogene KI-Notiz prüfen

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungen für KI-Hinweise und KI-Notizen an Rechnungen.
• Alle Kreditoren für kreditorbezogene KI-Notizen und Matching-Hinweise.
• Hauptkonten für KI-Notizen zu Sachkonten.
• Finanzdimensionen für KI-Notizen zu Dimensionen.
• Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen für Import- und Verarbeitungsfehler.
• Fehleranalyse und Nachverfolgung für den Einsatz von KI-Notizen in der systematischen Fehlerprüfung.