Rechnungserfassung

Zweck der Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung ist der Dynamics-Journalbereich, in den IIC Kreditorenrechnungen übertragen kann. Sie zeigt nicht mehr die importierte Rohrechnung, sondern das Ergebnis der IIC-Verarbeitung als Dynamics-Journal.

Die Seite ist wichtig, wenn eine Rechnung in der IIC-Maske Kreditorenrechnungen erfolgreich mit dem Rechnungstyp Rechnungserfassung übertragen wurde. Danach speichert IIC die erzeugte Journalnummer am IIC-Rechnungskopf. Über Erfassung öffnen springst du aus der IIC-Rechnung direkt in dieses Journal.

Einordnung im Prozess

Der Ablauf sieht fachlich so aus:

1. Die Rechnung wird in IIC importiert und in Kreditorenrechnungen geprüft.
2. Bei Übertragen validiert IIC Kopf, Positionen, Steuerzeilen und Workflow.
3. Wenn der Rechnungstyp Rechnungserfassung ist, erstellt IIC ein Rechnungserfassungsjournal.
4. Die IIC-Rechnung erhält den Status Übertragen.
5. Die Journalnummer und die relevante Journalzeile werden am IIC-Rechnungskopf gespeichert.
6. In der Rechnungserfassung prüfst du das erzeugte Journal und führst den weiteren Dynamics-Standardprozess aus.

Die Rechnungserfassung ist damit der Übergang von IIC in den Dynamics-Buchungsprozess.

Wo du die Seite findest

Du findest die Rechnungserfassung unter IIC > Rechnungen > Rechnungserfassung.

Technisch öffnet dieser Menüpunkt den Dynamics-Standardbereich für Rechnungserfassungsjournale. IIC filtert die Ansicht dabei auf:

• ungebuchte Journale.
• den Rechnungserfassungs-Journalnamen, der in den IIC-Parametern hinterlegt ist.

Dadurch siehst du in diesem Menüpunkt gezielt die Journale, die für den IIC-Rechnungserfassungsprozess relevant sind.

Abgrenzung zur Maske Kreditorenrechnungen

Die IIC-Maske Kreditorenrechnungen und die Dynamics-Seite Rechnungserfassung haben unterschiedliche Aufgaben.

Bereich	Aufgabe
Kreditorenrechnungen	Importierte IIC-Rechnung prüfen, korrigieren, validieren und übertragen
Rechnungserfassung	Erzeugtes Dynamics-Journal prüfen, standardmäßig weiterverarbeiten und buchen

Wenn ein Fehler vor der Übertragung entsteht, prüfst du zuerst die IIC-Maske. Wenn die Rechnung erfolgreich übertragen wurde und du die erzeugten Journalzeilen nachvollziehen möchtest, nutzt du die Rechnungserfassung.

Was IIC beim Übertragen erzeugt

Bei erfolgreicher Übertragung erstellt IIC ein Journal mit Journalzeilen. Der genaue Aufbau hängt von den IIC-Parametern ab.

Journalheader

Der Journalheader wird mit dem in den IIC-Parametern hinterlegten Journalnamen Rechnungserfassung angelegt.

Wichtige Auswirkungen:

• Die Journalart ist Rechnungserfassung.
• Standardwerte und Finanzdimensionen des Journalnamens werden übernommen.
• Die Journalnummer wird am IIC-Rechnungskopf gespeichert.
• Wenn in den Parametern Sammeljournale aktiviert sind, können mehrere IIC-Rechnungen in dasselbe Journal laufen.

Wenn kein Journalname für die Rechnungserfassung hinterlegt ist, kann IIC kein Rechnungserfassungsjournal erzeugen.

Kreditorenzeile aus dem Rechnungskopf

IIC erzeugt zuerst eine Kreditorenzeile aus dem Rechnungskopf.

Typische Inhalte dieser Zeile:

Journalfeld	Herkunft aus IIC
Kontoart	Kreditor
Konto	Zugeordneter Kreditor aus Kreditor Import
Währung	Währung aus dem Rechnungskopf
Buchungsdatum	Buchungsdatum aus dem Rechnungskopf, ggf. automatisch auf eine offene Periode verschoben
Beleg-/Dokumentdatum	Rechnungsdatum
Text	Rechnungstext
Rechnung	Rechnungsnummer
Dokumentnummer	Dokumentnummer aus dem IIC-Kopf
Habenbetrag	Rechnungsbetrag
Skontodatum / Skontobetrag	berechnete Skontoinformationen
Fälligkeitsdatum	Fälligkeit aus dem Rechnungskopf
Genehmigt / Genehmiger	aus IIC-Parametern oder IIC-Workflow

Diese Zeile repräsentiert die Kreditorenseite der Rechnung.

Gegenpositionen aus Rechnungspositionen

Danach erstellt IIC Journalzeilen aus den IIC-Rechnungspositionen.

Je nach Parametereinstellung gibt es zwei Varianten:

Variante	Beschreibung
Nicht aggregiert	Jede relevante IIC-Position wird als eigene Journalzeile erzeugt
Aggregiert	Positionen mit gleicher Kontierung, Dimension und Steuerlogik werden zusammengefasst

Bei den Gegenpositionen werden u. a. Kontoart, Konto, Finanzdimensionen, Text, Betrag, Steuerartikelgruppe, Wechselkurs und Fälligkeit aus der IIC-Position übernommen.

Wenn in den Parametern Nullzeilen ausschließen für die Rechnungserfassung aktiv ist, werden Positionen mit Betrag 0 nicht als Journalzeilen erzeugt.

Steuerinformationen

IIC übergibt Steuerinformationen an die Journalzeilen.

Relevant sind:

• Steuergruppe.
• Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
• Steuerprozentsatz.
• Steuerbetrag aus den IIC-Steuerzeilen.
• mögliche Steuerdifferenz.

Wenn IIC eine Steuerdifferenz erkennt, wird diese im Erstellungsprozess auf die passende Journalzeile korrigierend angewendet. Dadurch soll der Steuerbetrag im Journal möglichst zur importierten Rechnung passen.

Aufbau der Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung besteht aus einer Journalübersicht und den Journalzeilen.

Journalübersicht

Die Journalübersicht zeigt die vorhandenen Rechnungserfassungsjournale.

Wichtige Informationen:

Bereich	Bedeutung
Journalname	Der hinterlegte Journalname für IIC-Rechnungserfassung
Journalnummer	Eindeutige Nummer des erzeugten Journals
Beschreibung / Name	Beschreibung des Journals
Gebucht	Zeigt, ob das Journal bereits gebucht wurde
Summen / Zeileninformationen	Standard-Dynamics-Informationen zum Journal

In der IIC-Sicht erscheinen nur ungebuchte Journale mit dem passenden Journalnamen. Bereits gebuchte Journale findest du je nach Dynamics-Standardprozess über die üblichen Journal- oder Belegabfragen.

Journalzeilen

Über die Zeilenfunktion im Journal öffnest du die Rechnungserfassungszeilen.

Hier prüfst du:

• ob die Kreditorenzeile vorhanden ist.
• ob alle erwarteten Gegenpositionen erzeugt wurden.
• ob Beträge, Währung und Buchungsdatum stimmen.
• ob Konto, Gegenkonto und Finanzdimensionen korrekt sind.
• ob Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe passen.
• ob Genehmigungsinformationen korrekt gesetzt wurden.
• ob das Rechnungsdokument über die IIC-Dokumentbuttons geöffnet werden kann.

IIC-Funktionen in den Journalzeilen

IIC erweitert die Journalzeilen der Rechnungserfassung um zwei dokumentbezogene Funktionen. Beide Buttons sind nur aktiv, wenn die markierte Journalzeile zu einer IIC-Rechnung gehört.

Rechnung anzeigen

Wo	In den Journalzeilen der Rechnungserfassung
Zweck	Originalrechnung zur markierten Journalzeile öffnen
Wann aktiv	Die markierte Journalzeile kann einer IIC-Rechnung zugeordnet werden
Was passiert	IIC sucht anhand der Journalzeile den zugehörigen IIC-Rechnungskopf und öffnet das Rechnungsdokument über die IIC-Dokumentlogik
Ergebnis	Das Rechnungs-PDF bzw. Dokument wird angezeigt

Nutze diesen Button, wenn du beim Prüfen oder Buchen direkt das Originaldokument sehen möchtest.

Rechnungsvorschau

Wo	In den Journalzeilen der Rechnungserfassung
Zweck	Rechnungsanhänge aus der Dynamics-Dokumentverwaltung anzeigen
Wann aktiv	Die markierte Journalzeile gehört zu einer IIC-Rechnung
Was passiert	IIC sucht den zugehörigen IIC-Rechnungskopf und zeigt die dort gespeicherten Dokumentanhänge mit dem in den IIC-Parametern hinterlegten Rechnungs-Dokumenttyp
Ergebnis	Du siehst die zur IIC-Rechnung gespeicherten Anhänge

Der Unterschied ist wichtig: Rechnung anzeigen öffnet die IIC-Dokumentanzeige, während Rechnungsvorschau die Dynamics-Dokumentanhänge zur Rechnung anzeigt.

Standard-Dynamics-Funktionen

Die Rechnungserfassung bleibt ein Dynamics-Standardjournal. Deshalb stehen, abhängig von Rolle, Konfiguration und Dynamics-Version, die üblichen Journalfunktionen zur Verfügung.

Neu

Legt ein neues Journal oder eine neue Journalzeile an.

Im IIC-Prozess wird diese Funktion normalerweise nicht benötigt, weil IIC die Journale automatisch erzeugt. Manuelle Ergänzungen sollten nur erfolgen, wenn sie fachlich abgestimmt sind.

Löschen

Löscht ein Journal oder eine Journalzeile.

Bei IIC-Journalen ist besondere Vorsicht notwendig: Die IIC-Rechnung bleibt weiterhin mit der gespeicherten Journalnummer verknüpft. Wenn du ein von IIC erzeugtes Journal löschst, muss der IIC-Status bzw. die Journalreferenz gegebenenfalls kontrolliert oder zurückgesetzt werden.

Prüfen / Validieren

Prüft das Journal bzw. die Journalzeilen nach Dynamics-Regeln.

Nutze diese Funktion, um vor der Buchung sicherzustellen, dass:

• Konten und Finanzdimensionen gültig sind.
• Buchungsperioden offen sind.
• Steuergruppen korrekt sind.
• Pflichtfelder gefüllt sind.
• Beträge und Währungen plausibel sind.

Buchen

Bucht das Journal im Dynamics-Standardprozess.

Vor dem Buchen sollte geklärt sein:

• Die IIC-Rechnung wurde korrekt übertragen.
• Die Journalzeilen stimmen mit der Rechnung überein.
• Steuer und Kontierung sind geprüft.
• Genehmigungs-/Freigabeanforderungen sind erfüllt.

Nach der Buchung ist das Journal nicht mehr in der IIC-gefilterten Ansicht der ungebuchten Rechnungserfassung sichtbar.

Zeilen

Öffnet die Journalzeilen des markierten Journals.

Das ist die wichtigste Funktion für die Prüfung nach der IIC-Übertragung, weil dort die tatsächlichen Buchungszeilen sichtbar sind.

Parameter, die das Ergebnis beeinflussen

Mehrere IIC-Parameter steuern, wie die Rechnungserfassung befüllt wird.

Parameter	Wirkung
Journalname Rechnungserfassung	Bestimmt, welches Journal IIC erzeugt und welche Journale in der IIC-Rechnungserfassungsansicht angezeigt werden
Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen	Steuert, ob mehrere IIC-Rechnungen in einem Sammeljournal landen können
Rechnungszeilen aggregieren	Steuert, ob einzelne IIC-Positionen zu zusammengefassten Journalzeilen verdichtet werden
Buchungstexte für aggregierte Positionen	Steuert, ob aggregierte Zeilen den aggregierten Positionstext oder den Kopftext verwenden
Nullzeilen ausschließen	Verhindert Journalzeilen mit Betrag 0
Genehmigt Rechnungserfassung	Standardwert für das Dynamics-Feld Genehmigt
Genehmiger Rechnungserfassung	Standardgenehmiger, falls kein Workflow-Genehmiger aus IIC verwendet wird
Automatische Datumsverschiebung	Kann das Buchungsdatum auf die nächste offene Periode verschieben
Dokumenttyp Rechnung	Bestimmt, welche Dynamics-Dokumentanhänge in der Rechnungsvorschau angezeigt werden

Wenn das Journal anders aussieht als erwartet, prüfe zuerst Rechnungstyp, Journalname und diese Parameter.

Prüfung nach der Übertragung

Nach dem Öffnen der Rechnungserfassung solltest du folgende Punkte prüfen:

1. Stimmt die Journalnummer mit der Journalnummer am IIC-Rechnungskopf überein?
2. Ist eine Kreditorenzeile vorhanden?
3. Entspricht der Kreditor dem geprüften Kreditor aus IIC?
4. Stimmen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Buchungsdatum und Fälligkeit?
5. Stimmen Soll-/Habenbeträge mit der Rechnung überein?
6. Sind die Gegenpositionen vollständig?
7. Wurden Positionen aggregiert, wenn dies erwartet wurde?
8. Sind Konto und Finanzdimensionen korrekt?
9. Passen Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe?
10. Ist der Genehmiger korrekt gesetzt?
11. Lassen sich Rechnung anzeigen und Rechnungsvorschau öffnen?

Verhältnis zum IIC-Status

Wenn IIC das Journal erfolgreich erstellt, setzt IIC die Rechnung auf Übertragen. Außerdem speichert IIC:

• die Journalnummer am Rechnungskopf.
• die Zeilennummer der relevanten Journalzeile am Rechnungskopf.
• Journalnummer und Zeilennummer an den betroffenen IIC-Positionen.

Diese Verknüpfung ist wichtig für Nachverfolgung, Dokumentanzeige und spätere Belegabfragen.

Häufige Fehlerbilder

Die Rechnung erscheint nicht in der Rechnungserfassung

Mögliche Ursachen:

• Die Rechnung wurde noch nicht erfolgreich übertragen.
• Der Rechnungstyp ist nicht Rechnungserfassung, sondern z. B. Rechnungsbuch.
• Das Journal wurde bereits gebucht und ist deshalb nicht mehr in der gefilterten Ansicht ungebuchter Journale sichtbar.
• Der Journalname in den IIC-Parametern passt nicht zur Erwartung.

Erfassung öffnen aus der IIC-Rechnung ist ausgegraut

Die IIC-Rechnung hat keine gespeicherte Journalnummer. Das bedeutet in der Regel, dass die Übertragung noch nicht erfolgreich war oder die Journalreferenz zurückgesetzt wurde.

Das Journal wurde erzeugt, aber die Zeilen fehlen oder sind unvollständig

Prüfe:

• ob Positionen in IIC vorhanden sind.
• ob Nullzeilen ausgeschlossen wurden.
• ob Positionsaggregation aktiv ist.
• ob einzelne Positionen beim Übertragen auf Fehler gelaufen sind.
• ob Konto, Dimensionen oder Steuergruppen ungültig waren.

Rechnung anzeigen ist ausgegraut

Die markierte Journalzeile ist keiner IIC-Rechnung zugeordnet oder die Zuordnung kann nicht gefunden werden. Markiere eine Zeile, die von IIC erzeugt wurde.

Rechnungsvorschau zeigt kein Dokument

Mögliche Ursachen:

• Für die IIC-Rechnung wurde kein Dynamics-Dokumentanhang gespeichert.
• Der Dokumenttyp in den IIC-Parametern passt nicht.
• Das Dokument liegt nur im externen DMS und nicht als Dynamics-Anhang vor.

Beträge oder Steuerbeträge stimmen nicht wie erwartet

Prüfe zuerst die IIC-Rechnung:

• Positionsbeträge.
• Steuerzeilen.
• Steuerprozentsätze.
• Steuergruppen.
• Steuerdifferenzen.
• Aggregationseinstellungen.

Danach prüfst du das erzeugte Journal.

Empfohlene Arbeitsweise

1. Öffne die Rechnung aus Kreditorenrechnungen über Erfassung öffnen.
2. Prüfe Journalnummer und Journalname.
3. Öffne die Journalzeilen.
4. Kontrolliere Kreditorenzeile, Gegenpositionen, Beträge und Steuerinformationen.
5. Öffne bei Bedarf das Originaldokument über Rechnung anzeigen.
6. Prüfe Anhänge über Rechnungsvorschau, wenn Dokumente in Dynamics gespeichert werden.
7. Führe die Standard-Dynamics-Prüfung des Journals aus.
8. Buche das Journal nur, wenn fachliche Prüfung und Freigabe abgeschlossen sind.

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungen für die IIC-Bearbeitungsmaske vor der Übertragung.
• Rechnung übertragen und Journal prüfen für den Ende-zu-Ende-Prozess.
• Rechnungsbuch für den alternativen Zieljournalbereich.
• Workflow und Freigabe für IIC-Genehmigungslogik.
• Einstellungen für die Parameter, die Journalerstellung und Dokumentanzeige beeinflussen.