Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen
Ausführliche Anwenderdokumentation zu Periodische Aufgaben - Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen im IIC-Dynamics-Kontext: Neuaufbau der IIC-Kontenliste, Hauptkonto-Validierung, Finanzdimensionsstatus, Kontostrukturen und typische Fehler.
Zweck der Aufgabe
Die periodische Aufgabe Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen baut die IIC-Liste Konten für Kreditorenrechnungen neu auf. Du findest sie unter IIC > Periodische Aufgaben > Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
Wichtig: Die Funktion berechnet keine gebuchten Kosten neu und verarbeitet keine Rechnungen. Sie ermittelt, welche Dynamics-Hauptkonten IIC aktuell als gültige Konten für Kreditorenrechnungspositionen verwenden darf.
Die Liste wird z. B. genutzt, um bei Rechnungspositionen passende Sachkonten und deren erlaubte Finanzdimensionen nachvollziehbar zu machen.
Warum diese Aufgabe wichtig ist
IIC arbeitet bei Rechnungspositionen mit Hauptkonten und Finanzdimensionen. Ob ein Konto für eine Rechnung geeignet ist, hängt nicht nur vom Hauptkonto selbst ab, sondern auch von:
- Kontotyp.
- Kontostruktur.
- Gültigkeitszeitraum.
- Sperrstatus.
- Hauptkonto-Overrides im aktuellen Ledger.
- IIC-Ausschluss über regulären Ausdruck.
- IIC-Parametern für Finanzdimensionen 01 bis 10.
Wenn diese Daten geändert werden, kann die bestehende IIC-Kontenliste veralten. Die Neuberechnung stellt sicher, dass IIC wieder mit dem aktuellen Stand aus Hauptbuch, Kontostrukturen und Parametern arbeitet.
Wann du die Aufgabe nutzt
Starte die Neuberechnung nach:
- neuen Hauptkonten.
- geänderten Hauptkonten.
- geänderten Kontostrukturen.
- neuen oder geänderten Finanzdimensionen.
- Änderungen an Aktiv ab oder Aktiv bis.
- Sperren oder Entsperren von Hauptkonten.
- Änderungen an Hauptkonto-Overrides im Ledger.
- Änderungen am IIC-Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck.
- Änderungen an den IIC-Parametern Finanzdimension 01 Import bis Finanzdimension 10 Import.
Starte die Neuberechnung nicht unüberlegt während kritischer Tagesverarbeitung. Die bestehende Liste wird vollständig gelöscht und neu aufgebaut.
Was beim Start passiert
Die Aufgabe startet einen SysOperation-Prozess mit der Klasse IICFillInvoiceMainAccount.
Der Ablauf ist:
- IIC öffnet den Auswahldialog mit einer Query auf Hauptkonten.
- Die Query verbindet Hauptkonten mit dem Ledger/Kontenplan des aktuellen Mandanten.
- Beim Start löscht IIC alle bestehenden Einträge in Konten für Kreditorenrechnungen.
- IIC liest die ausgewählten Hauptkonten.
- Jedes Hauptkonto wird nach IIC-Regeln validiert.
- Gültige Hauptkonten werden neu in die IIC-Liste geschrieben.
- Für jedes gültige Konto werden die Status der konfigurierten Finanzdimensionen ermittelt.
- Am Ende zeigt IIC eine Zusammenfassung mit Anzahl verarbeiteter und bereitgestellter Sachkonten.
Auswahl im Dialog
Die Aufgabe verwendet eine Query auf MainAccount mit Bezug zum Ledger. Dadurch bezieht sich der Lauf auf Hauptkonten im Kontext des aktuellen Mandanten und dessen Kontenplan.
Du kannst die Auswahl im Dialog einschränken, z. B. nach:
- Hauptkonto.
- Kontotyp.
- Kontenplan.
- Namen.
- weiteren Dynamics-Standardfeldern des Hauptkontos.
Wenn du keine Einschränkung setzt, wird die Liste aus allen in der Query enthaltenen Hauptkonten neu aufgebaut.
Vollständiger Neuaufbau
Der wichtigste technische Punkt: IIC löscht zuerst alle bestehenden Einträge in Konten für Kreditorenrechnungen.
Das bedeutet:
- Manuelle Änderungen in der IIC-Kontenliste können überschrieben bzw. entfernt werden.
- Konten, die nicht mehr gültig sind, verschwinden aus der Liste.
- Neue gültige Konten werden hinzugefügt.
- Dimensionstatus werden neu aus Kontostrukturen und IIC-Parametern abgeleitet.
Die Funktion ist damit kein Ergänzungslauf, sondern ein vollständiger Neuaufbau.
Welche Konten übernommen werden
Ein Hauptkonto wird nur übernommen, wenn es die IIC-Validierung besteht.
| Prüfung | Bedeutung |
|---|---|
| Kontotyp | Summen-, Reporting- und Common-Konten werden ausgeschlossen |
| Kontostruktur | Konto muss einer aktiven Kontostruktur zugeordnet sein |
| Ausgesetzt | Konto darf nicht ausgesetzt sein |
| Aktiv ab / Aktiv bis | Konto muss zum aktuellen Datum gültig sein |
| Ledger-Override | firmenspezifische Sperren und Gültigkeiten werden berücksichtigt |
| IIC-Ausschluss-RegEx | Konto darf nicht durch den IIC-RegEx ausgeschlossen sein |
| Manuelle Eingabe gesperrt | Konto darf nicht für manuelle Eingabe blockiert sein |
Nur wenn alle Prüfungen bestanden sind, wird das Konto in Konten für Kreditorenrechnungen angelegt.
Warum Konten ausgeschlossen werden
Wenn ein Konto nicht in der Liste erscheint, ist das meistens gewollt. Typische Ursachen:
| Ursache | Erklärung |
|---|---|
| Summenkonto | kann nicht sinnvoll als Buchungszeile verwendet werden |
| Keine Kontostruktur | IIC kann keine erlaubten Finanzdimensionen ableiten |
| Ausgesetzt | Dynamics erlaubt das Konto nicht für Buchungen |
| Außerhalb Gültigkeit | Konto ist noch nicht aktiv oder bereits abgelaufen |
| RegEx-Ausschluss | IIC-Parameter schließt das Konto bewusst aus |
| Manuelle Eingabe gesperrt | Konto ist für manuelle Buchungseingabe blockiert |
Der Button Validieren in der Liste Konten für Kreditorenrechnungen nutzt dieselbe Prüfung für ein einzelnes Konto und zeigt Warnungen an.
Finanzdimensionsstatus
Die Liste Konten für Kreditorenrechnungen enthält bis zu zehn Spalten für Finanzdimensionsstatus.
Diese Spalten entsprechen den IIC-Parametern:
- Finanzdimension 01 Import.
- Finanzdimension 02 Import.
- …
- Finanzdimension 10 Import.
Wenn in den IIC-Parametern z. B. Finanzdimension 01 Import = Kostenstelle hinterlegt ist, zeigt die erste Statusspalte an, ob Kostenstelle in der Kontostruktur dieses Hauptkontos enthalten ist.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die Dimension ist in der Kontostruktur des Hauptkontos enthalten |
| Nicht aktiv | Die Dimension ist in der Kontostruktur des Hauptkontos nicht enthalten |
Ein Status Nicht aktiv ist nicht automatisch falsch. Er bedeutet nur, dass diese Dimension mit diesem Konto laut Kontostruktur nicht vorgesehen ist.
Dynamische Spaltennamen
Die Spaltenbezeichnungen in der Liste werden dynamisch aus den IIC-Parametern gelesen.
Beispiele:
| IIC-Parameter | Spaltenname in der Liste |
|---|---|
| Dimension 01 = Kostenstelle | Kostenstelle |
| Dimension 02 = Geschäftsbereich | Geschäftsbereich |
| Dimension 03 = Projekt | Projekt |
| keine Dimension gepflegt | Status Finanzdimension 03 |
Dadurch erkennen Anwender direkt, welche fachliche Dimension gemeint ist.
Zusammenhang mit Kontostrukturen
Kontostrukturen bestimmen, welche Finanzdimensionen bei einem Hauptkonto erlaubt oder erforderlich sind.
Beim Neuaufbau ermittelt IIC für jedes Hauptkonto:
- die zugehörige Kontostruktur.
- die darin enthaltenen Dimensionsattribute.
- ob die in IIC konfigurierten Finanzdimensionen dort vorkommen.
Wenn eine Dimension nicht in der Kontostruktur enthalten ist, zeigt IIC für dieses Konto Nicht aktiv. Wird später eine Rechnung mit dieser Kombination verarbeitet, kann daraus eine ungültige Ledger-Dimension entstehen.
Zusammenhang mit Hauptkonten
Die Neuberechnung liest Dynamics-Hauptkonten. Deshalb wirken Änderungen an der Seite Hauptkonten direkt auf das Ergebnis.
Besonders relevant sind:
- Kontotyp.
- Name.
- Kontostruktur.
- Aktiv ab / Aktiv bis.
- Ausgesetzt.
- Für manuelle Eingabe gesperrt.
- Hauptkonto-Overrides im Ledger.
Wenn ein Hauptkonto neu angelegt oder geändert wurde, ist die Neuberechnung nötig, damit IIC es in der eigenen Kontenliste kennt.
Zusammenhang mit IIC-Parametern
Die Aufgabe nutzt mehrere IIC-Parameter indirekt:
| Parameter | Wirkung |
|---|---|
| Finanzdimension 01 bis 10 Import | bestimmt, welche Dimensionsstatusspalten gefüllt werden |
| Kontenausschluss regulärer Ausdruck | schließt Hauptkonten anhand ihrer Kontonummer aus |
Wenn du diese Parameter änderst, ist die bestehende Liste nicht automatisch aktuell. Starte danach die Neuberechnung.
Ergebnis- und Abschlussmeldung
Nach Abschluss zeigt IIC eine Zusammenfassung:
Es wurde(n) X Sachkont(en) verarbeitet. Y Sachkont(en) wurden bereitgestellt.
Dabei bedeutet:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| verarbeitet | Anzahl der Hauptkonten, die aus der Query gelesen wurden |
| bereitgestellt | Anzahl der Hauptkonten, die gültig waren und in die IIC-Liste geschrieben wurden |
| Start/Ende | Zeitraum des Laufes |
Wenn viele Konten verarbeitet, aber nur wenige bereitgestellt wurden, prüfe Kontentypen, Kontostrukturen, Gültigkeit, Sperren und RegEx-Ausschluss.
Unterschied zur Rechnung verarbeiten
| Aufgabe | Wirkung |
|---|---|
| Kreditorenrechnungen verarbeiten | validiert Rechnungen und erzeugt Dynamics-Journale |
| Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen | baut die IIC-Liste gültiger Hauptkonten neu auf |
Die Neuberechnung erzeugt kein Journal, ändert keinen Rechnungsstatus und bucht keine Rechnung.
Typische Fehlerbilder
Ein erwartetes Konto fehlt in der Liste
Prüfe:
- Ist das Hauptkonto Teil einer aktiven Kontostruktur?
- Ist das Konto ausgesetzt?
- Ist das Konto aktuell gültig?
- Ist das Konto für manuelle Eingabe gesperrt?
- Wird das Konto durch den IIC-RegEx ausgeschlossen?
- Ist es ein Summen-, Reporting- oder Common-Konto?
Dimension steht auf Nicht aktiv
Prüfe:
- Ist die Dimension in den IIC-Parametern korrekt gepflegt?
- Ist die Dimension in der Kontostruktur des Hauptkontos enthalten?
- Wurde die Kontostruktur nach der Parameteränderung aktualisiert?
- Wurde die Neuberechnung nach der Änderung ausgeführt?
Nach dem Lauf ist die Liste leer
Mögliche Ursachen:
- Query-Auswahl war zu eng.
- alle ausgewählten Konten sind ungültig.
- Kontenplan/Ledger-Kontext passt nicht.
- Kontostrukturen fehlen.
- RegEx-Ausschluss ist zu breit.
Manuelle Änderungen sind verschwunden
Das ist erwartetes Verhalten. Die Funktion löscht die Liste vollständig und baut sie neu aus Hauptkonten auf.
Wenn bestimmte Konten dauerhaft enthalten sein sollen, müssen die zugrunde liegenden Hauptbuchdaten und IIC-Parameter korrekt gepflegt werden.
Empfohlene Arbeitsweise
- Prüfe zuerst, warum die Neuberechnung nötig ist.
- Kontrolliere geänderte Hauptkonten, Kontostrukturen oder IIC-Parameter.
- Öffne Periodische Aufgaben > Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
- Schränke die Query nur ein, wenn du bewusst einen Teillauf ausführen möchtest.
- Starte den Lauf.
- Lies die Abschlussmeldung.
- Öffne Konten für Kreditorenrechnungen.
- Prüfe Stichproben: Hauptkonto, Name und Finanzdimensionsstatus.
- Nutze Validieren, wenn ein einzelnes Konto unklar ist.
- Prüfe danach betroffene Kreditorenrechnungen erneut.
Berechtigungen
Die Liste Konten für Kreditorenrechnungen besitzt eigene Lese- und Pflegeberechtigungen. Die Neuberechnung ist in der Liste und im Bereich Periodische Aufgaben verfügbar.
Da der Lauf die komplette IIC-Kontenliste löschen und neu aufbauen kann, sollte er nur für Key User oder Administratoren freigegeben sein.
Weiterführende Seiten
- Hauptkonten für IIC-relevante Hauptkonto-Validierung und die Liste Konten für Kreditorenrechnungen.
- Kontostrukturen konfigurieren für erlaubte Konto-/Dimensionskombinationen.
- Finanzdimensionen für Dimensionen, Dimensionswerte und IIC-Importdimensionen.
- Sachkonto für Ledger-Kontext, Kontenplan und Periodenbezug.
- Kreditorenrechnungen für die Auswirkungen auf Rechnungspositionen und Kontierung.
- Konten für Kreditorenrechnungen für die IIC-Hauptkontenliste, Finanzdimensionsstatus und Einzelvalidierung.
- Intelligent Invoice Capture Parameter für IIC-Dimensionsparameter und den Kontenausschluss-RegEx.
- Rechnung prüfen und korrigieren für die erneute Prüfung betroffener Rechnungen nach der Neuberechnung.
- Fehleranalyse und Nachverfolgung für wiederkehrende Kontierungs- und Dimensionsfehler.