Hauptkonten
Ausführliche Anwenderdokumentation zu Hauptbuch - Hauptkonten im IIC-Dynamics-Kontext: Sachkonten, KI-Notizen, Kontostrukturen, Finanzdimensionen, Konten für Kreditorenrechnungen und Validierungsfehler.
Zweck der Seite
Die Seite Hauptkonten ist der zentrale Dynamics-Stammdatenbereich für Sachkonten. Im IIC-Menü findest du sie unter IIC > Hauptbuch > Hauptkonten.
Für IIC sind Hauptkonten entscheidend, weil Rechnungspositionen nur verarbeitet werden können, wenn Konto und Finanzdimensionen in Dynamics gültig sind. Eine Rechnung kann fachlich korrekt erkannt sein und trotzdem nicht übertragbar sein, wenn das Sachkonto nicht verwendbar ist oder die Kombination aus Konto und Finanzdimensionen nicht erlaubt ist.
Diese Dokumentation erklärt die IIC-relevanten Aspekte der Standardseite Hauptkonten und der zugehörigen IIC-Liste Konten für Kreditorenrechnungen.
Einordnung im IIC-Menü
Der IIC-Menübereich Hauptbuch enthält Verweise auf Dynamics-Standardbereiche:
| Menüpunkt | Zweck im IIC-Kontext |
|---|---|
| Hauptkonten | Sachkonten prüfen und pflegen |
| Finanzdimensionen | Dimensionen wie Kostenstelle, Geschäftsbereich oder Standort prüfen |
| Kontostrukturen konfigurieren | Erlaubte Kombinationen aus Hauptkonto und Finanzdimensionen prüfen |
| Sachkonto | Hauptbuch-/Ledger-Kontext und Kontierungsgrundlagen prüfen |
Der Menüpunkt Hauptkonten öffnet den Standard-Dynamics-Menüpunkt Hauptkonten. IIC ergänzt dort ein eigenes Register KI Notiz und nutzt die Hauptkonten zusätzlich für die Liste Konten für Kreditorenrechnungen.
Warum Hauptkonten für IIC wichtig sind
IIC nutzt Hauptkonten für:
- die Kontierung importierter Rechnungspositionen.
- die Bildung der Ledger-Dimension einer Rechnungszeile.
- die Validierung von Sachkonto und Finanzdimensionen.
- die Ermittlung, ob ein Sachkonto für Kreditorenrechnungen verwendet werden darf.
- die Anzeige geeigneter Konten in IIC-Korrektur- und Auswahlprozessen.
- KI-Hinweise zu Hauptkonten.
- die spätere Journalerstellung in Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch.
Wenn ein Hauptkonto nicht gültig ist, kann eine Rechnungsposition in IIC im Fehlerstatus landen. Der Fehler erscheint dann häufig nicht am Kreditor, sondern an der Position oder an der Kontierung.
Aufbau der Standardseite Hauptkonten
Die Seite Hauptkonten ist eine Dynamics-Standardseite. Je nach Berechtigung und Personalisierung können Register und Aktionen abweichen.
Für IIC sind besonders relevant:
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Hauptkonto | Kontonummer, Name und Typ des Sachkontos |
| Aktiv ab / Aktiv bis | Zeitraum, in dem das Konto verwendet werden darf |
| Ausgesetzt / gesperrt | Gibt an, ob das Konto aktuell verwendet werden darf |
| Für manuelle Eingabe gesperrt | Verhindert manuelle Buchungen bzw. Segmentauswahl |
| Kontostruktur | Steuert, ob das Konto mit bestimmten Finanzdimensionen kombiniert werden darf |
| Finanzdimensionen | Zulässige Dimensionen und deren Pflicht-/Optional-Status |
| KI Notiz | IIC-Erweiterung mit KI-Hinweisen zum Hauptkonto |
IIC-Register: KI Notiz
IIC erweitert die Hauptkonten um das Register KI Notiz.
Das Register zeigt eine IIC-KI-Datensatznotiz, die dem aktuellen Hauptkonto zugeordnet ist. IIC kann KI-Notizen über Hauptkonto und Kontenplan verknüpfen. Beim Öffnen oder Wechseln eines Hauptkontos wird die Notiz passend zum aktuellen Hauptkonto und dessen Kontenplan gefiltert.
Nutze KI Notiz, wenn du nachvollziehen möchtest:
- warum IIC ein bestimmtes Hauptkonto vorschlägt.
- welche Hinweise aus KI-Verarbeitung oder Trainingsdaten zum Konto vorhanden sind.
- ob bei bestimmten Konten wiederkehrende Hinweise oder Unsicherheiten bestehen.
- ob ein Konto fachlich ähnlich zu anderen Konten verwendet wird.
Die KI Notiz ist ein Hinweisfeld. Sie ändert keine Kontierung automatisch und ersetzt keine fachliche Prüfung.
Relevante Felder am Hauptkonto
Hauptkonto und Name
Das Hauptkonto ist die Sachkontonummer. IIC verwendet sie z. B. als importierte Kontonummer einer Rechnungsposition.
Der Name hilft Anwendern, das Konto fachlich einzuordnen. Er wird außerdem in der IIC-Liste Konten für Kreditorenrechnungen gespeichert, damit Anwender die Kontonummer nicht isoliert beurteilen müssen.
Kontotyp
IIC akzeptiert für Kreditorenrechnungen keine Hauptkonten mit bestimmten Typen:
- Summe.
- Reporting.
- Common_CN.
Solche Konten sind nicht als operative Rechnungskonten gedacht. Sie werden beim Aufbau der IIC-Kontenliste ausgeschlossen.
Kontostruktur
Ein Hauptkonto muss Bestandteil einer aktiven Kontostruktur sein. Wenn Dynamics für ein Hauptkonto keine Kontostruktur findet, kann IIC das Konto nicht zuverlässig für Rechnungspositionen verwenden.
Typischer Fehler: Das Sachkonto ist keiner aktiven Kontostruktur zugeordnet.
Aktiv ab und Aktiv bis
Hauptkonten können zeitlich gültig oder ungültig sein. IIC prüft:
- ob Aktiv ab in der Zukunft liegt.
- ob Aktiv bis bereits erreicht oder überschritten ist.
- ob es mandantenspezifische Ledger-Overrides mit strengeren Gültigkeiten gibt.
Wenn ein Konto nicht im gültigen Zeitraum liegt, wird es nicht als gültiges Konto für Kreditorenrechnungen behandelt.
Ausgesetzt
Wenn ein Hauptkonto oder dessen mandantenspezifischer Override ausgesetzt ist, betrachtet IIC das Konto als ungültig.
Typischer Fehler: Das Sachkonto ist ausgesetzt.
Für manuelle Eingabe gesperrt
Wenn ein Hauptkonto für manuelle Eingaben gesperrt ist, wird es ebenfalls nicht als gültiges IIC-Rechnungskonto verwendet.
Das ist besonders relevant, weil IIC-Korrekturen in der Rechnungsmaske über die manuelle Auswahl von Konto und Finanzdimension laufen können.
Ausschluss über regulären Ausdruck
In den IIC-Parametern gibt es den Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck.
Wenn dieser Parameter gepflegt ist, prüft IIC die Hauptkontonummer gegen diesen regulären Ausdruck. Treffer werden ausgeschlossen, auch wenn das Konto sonst grundsätzlich gültig wäre.
Typische Einsatzfälle:
- bestimmte Kontenbereiche grundsätzlich aus IIC ausschließen.
- technische, Sammel- oder Abstimmkonten aus der Auswahl entfernen.
- Konten nur nach internen Buchhaltungsregeln zulassen.
Konten für Kreditorenrechnungen
Neben den Standard-Hauptkonten gibt es in IIC die Liste Konten für Kreditorenrechnungen.
Diese Liste ist eine IIC-spezifische Auswahl- und Hilfstabelle. Sie enthält Hauptkonten, die IIC als für Kreditorenrechnungen geeignet betrachtet. Die Liste wird aus den Dynamics-Hauptkonten aufgebaut und um IIC-relevante Informationen zu Finanzdimensionen ergänzt.
Zweck der Liste
Die Liste hilft Key Usern und Administratoren zu erkennen:
- welche Hauptkonten IIC aktuell für Rechnungspositionen kennt.
- welche Konten nach IIC-Validierung ausgeschlossen wurden.
- welche Finanzdimensionen für ein Konto in der zugehörigen Kontostruktur aktiv sind.
- ob die IIC-Parameter für Finanzdimensionen zur Kontostruktur passen.
- ob eine Neuberechnung nach Änderungen im Hauptbuch nötig ist.
Spalten der Liste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Hauptkonto | Sachkonto aus Dynamics |
| Name | Name des Hauptkontos |
| Status Finanzdimension 01 bis 10 | Zeigt für die in den IIC-Parametern hinterlegten Dimensionen, ob die Dimension in der Kontostruktur des Hauptkontos aktiv ist |
Die Bezeichnungen der Dimensionenspalten werden aus den IIC-Parametern abgeleitet. Wenn z. B. Dimension 01 auf Kostenstelle zeigt, wird die Spalte entsprechend benannt. Ist keine Dimension hinterlegt, wird ein allgemeiner Statusname angezeigt.
Statuswerte
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die Dimension ist in der Kontostruktur des Hauptkontos enthalten |
| Nicht aktiv | Die Dimension ist für dieses Hauptkonto nicht Teil der Kontostruktur |
Ein Status Nicht aktiv ist nicht automatisch ein Fehler. Er bedeutet zunächst nur, dass diese Dimension bei diesem Konto nicht vorgesehen ist. Fehlerhaft wird es, wenn IIC oder der Anwender eine Dimension erwartet, die für das Konto laut Kontostruktur nicht verwendet werden darf.
Button: Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen
Der Button Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen baut die IIC-Kontenliste neu auf.
| Zweck | IIC-Liste geeigneter Hauptkonten aus dem aktuellen Dynamics-Hauptbuch neu aufbauen |
| Ausführung | Synchroner Dynamics-SysOperation-Prozess |
| Datenquelle | Hauptkonten des aktuellen Kontenplans, verbunden mit dem Hauptbuch des Mandanten |
| Was passiert zuerst | Alle bestehenden Einträge in Konten für Kreditorenrechnungen werden gelöscht |
| Was passiert danach | IIC prüft jedes gefundene Hauptkonto und legt nur gültige Konten neu an |
| Ergebnis | Die Liste enthält danach den aktuellen Stand der gültigen IIC-Rechnungskonten |
Nutze diese Funktion nach:
- neuen Hauptkonten.
- geänderten Kontostrukturen.
- geänderten Dimensionen.
- Änderungen an Aktiv ab / Aktiv bis.
- Sperren oder Entsperren von Hauptkonten.
- Änderungen am IIC-Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck.
- Änderungen an den IIC-Dimensionsparametern 01 bis 10.
Verwende die Neuberechnung bewusst. Da die bestehende IIC-Liste vollständig gelöscht und neu aufgebaut wird, sollte sie nicht während kritischer Tagesverarbeitung gestartet werden.
Button: Validieren
In Konten für Kreditorenrechnungen gibt es den Button Validieren.
| Zweck | Ausgewähltes Hauptkonto nach IIC-Regeln prüfen |
| Wann nutzbar | Wenn ein Datensatz in der Liste markiert ist |
| Was passiert | IIC führt die gleiche Hauptkonto-Validierung aus, die auch bei der Neuberechnung verwendet wird |
| Ergebnis | Dynamics zeigt Warnungen, wenn das Konto nicht gültig ist |
Der Button ist hilfreich, wenn du einen einzelnen Eintrag prüfen möchtest, ohne die gesamte Liste neu zu berechnen.
IIC-Validierungsregeln für Hauptkonten
IIC betrachtet ein Hauptkonto nur dann als gültig für Kreditorenrechnungen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
| Prüfung | Fehlerbild |
|---|---|
| Kontotyp ist kein Summen-, Reporting- oder Common-Konto | Konto ist fachlich nicht für Buchungszeilen geeignet |
| Konto ist Teil einer Kontostruktur | Das Sachkonto ist keiner aktiven Kontostruktur zugeordnet |
| Konto ist nicht ausgesetzt | Das Sachkonto ist ausgesetzt |
| Konto liegt im gültigen Zeitraum | Das Sachkonto ist aufgrund der Regeln in Aktiv ab / Aktiv bis nicht gültig |
| Konto passt nicht zum IIC-Ausschluss-RegEx | Das Sachkonto ist aufgrund der regulären Ausdrücke nicht gültig |
| Konto ist nicht für manuelle Eingaben gesperrt | Das Sachkonto ist für manuelle Eingaben gesperrt |
Wenn eine dieser Prüfungen fehlschlägt, wird das Konto nicht in die IIC-Liste aufgenommen bzw. beim manuellen Validieren mit Warnung gemeldet.
Zusammenhang mit Finanzdimensionen
IIC verarbeitet bis zu zehn importierte Finanzdimensionen. Welche Dimensionen diese Positionen bedeuten, wird in den IIC-Parametern konfiguriert.
Beispiele:
- Dimension 01 = Kostenstelle.
- Dimension 02 = Geschäftsbereich.
- Dimension 03 = Projekt.
Beim Aufbau der Liste Konten für Kreditorenrechnungen prüft IIC für jedes Hauptkonto, welche der konfigurierten Dimensionen in der Kontostruktur des Kontos vorkommen. Dadurch siehst du schnell, ob ein Konto mit den erwarteten Dimensionen kompatibel ist.
Wenn eine importierte Rechnung Dimensionen enthält, die Dynamics für das Hauptkonto nicht zulässt, kann die Ledger-Dimension nicht gültig gebildet werden.
Zusammenhang mit Kreditorenrechnungen
In der Maske Kreditorenrechnungen sind Hauptkonten vor allem auf Positionsebene relevant.
Eine Position enthält u. a.:
- Kontoart.
- Kontonummer Import.
- Konto und Finanzdimension.
- importierte Finanzdimensionen 01 bis 10.
- berechnete Ledger-Dimension.
Beim Import und bei Änderungen versucht IIC, aus Kontoart, Kontonummer und Finanzdimensionen eine gültige Dynamics-Kontierung zu bilden.
Wenn das nicht gelingt:
- bleibt die Ledger-Dimension leer oder ungültig.
- die Position erhält einen Validierungsfehler.
- die Rechnung kann nicht erfolgreich übertragen werden.
Typischer Fehler: Die Kombination aus Kontonummer / Finanzdimension ist ungültig.
Funktion: Konto und Finanzdimension anpassen
In der Rechnungsmaske kann auf Positionsebene die Funktion Konto und Finanzdimension anpassen verwendet werden.
| Zweck | Konto und Finanzdimension einer oder mehrerer Rechnungspositionen korrigieren |
| Was passiert | Es öffnet sich ein Dialog mit einem Dynamics-Segmented-Entry-Feld für Konto und Dimensionen |
| Mehrfachauswahl | Mehrere markierte Positionen können auf dieselbe Ledger-Dimension gesetzt werden |
| Validierung | Dynamics validiert die eingegebene Kombination gegen Kontostruktur und Sperren |
| Ergebnis | Die Ledger-Dimension der Positionen wird aktualisiert |
Nach einer manuellen Anpassung solltest du die Position erneut prüfen. Eine korrekte Ledger-Dimension ist Voraussetzung für die erfolgreiche Übertragung in ein Journal.
Häufige Fehlerbilder
Sachkonto existiert nicht
Die importierte Kontonummer passt zu keinem Dynamics-Hauptkonto. Prüfe:
- Schreibweise der Kontonummer.
- Kontenplan des aktuellen Mandanten.
- Mapping oder KI-Erkennung.
- ob das Konto neu angelegt wurde, aber die IIC-Liste noch nicht neu berechnet wurde.
Sachkonto ist keiner Kontostruktur zugeordnet
Das Hauptkonto existiert, ist aber nicht Teil einer aktiven Kontostruktur. IIC kann nicht sicher bestimmen, welche Finanzdimensionen erlaubt sind.
Prüfe Kontostrukturen konfigurieren im Hauptbuchbereich.
Sachkonto ist ausgesetzt oder zeitlich ungültig
Das Konto ist in Dynamics nicht aktuell verwendbar. Prüfe:
- Ausgesetzt-Status.
- Aktiv ab.
- Aktiv bis.
- mandantenspezifische Overrides.
Sachkonto ist für manuelle Eingabe gesperrt
Das Konto kann nicht manuell in einer Rechnungskontierung verwendet werden. Prüfe, ob das Konto fachlich überhaupt für IIC-Rechnungen gedacht ist.
Konto wird durch IIC-RegEx ausgeschlossen
Das Konto passt auf den Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck. Prüfe, ob der Ausschluss fachlich gewollt ist oder ob der RegEx zu breit formuliert wurde.
Finanzdimension ist nicht aktiv
Die Dimension ist in den IIC-Parametern konfiguriert, aber für das konkrete Hauptkonto nicht in der Kontostruktur enthalten.
Prüfe:
- ob das richtige Hauptkonto verwendet wurde.
- ob die Kontostruktur korrekt gepflegt ist.
- ob die IIC-Dimensionsparameter zur Dynamics-Kontostruktur passen.
Rechnung lässt sich trotz vorhandenem Konto nicht übertragen
Prüfe nicht nur, ob das Hauptkonto existiert. Prüfe zusätzlich:
- Konto ist in Konten für Kreditorenrechnungen enthalten.
- Konto ist nicht ausgesetzt.
- Konto liegt im gültigen Zeitraum.
- Konto ist Teil einer Kontostruktur.
- Finanzdimensionen passen zur Kontostruktur.
- Ledger-Dimension der Position ist gefüllt.
- Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe sind ebenfalls gültig.
Empfohlene Arbeitsweise
- Öffne die fehlerhafte Rechnung in Kreditorenrechnungen.
- Prüfe die Positionsfehlermeldung und die importierte Kontonummer.
- Öffne Hauptbuch > Hauptkonten und prüfe das Sachkonto.
- Prüfe Kontotyp, Gültigkeit, Sperren und Kontostruktur.
- Prüfe das Register KI Notiz, wenn die Kontierung durch KI vorgeschlagen wurde.
- Öffne Konten für Kreditorenrechnungen und validiere das Konto.
- Starte Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen, wenn Hauptbuchdaten oder IIC-Parameter geändert wurden.
- Korrigiere die Rechnung über Konto und Finanzdimension anpassen.
- Validere bzw. übertrage die Rechnung erst, wenn die Ledger-Dimension gültig ist.
Berechtigungen und Verantwortung
Änderungen an Hauptkonten, Kontostrukturen und Finanzdimensionen wirken sich nicht nur auf IIC aus. Sie betreffen alle Buchhaltungs- und Controllingprozesse in Dynamics.
Typisch gilt:
- Fachanwender prüfen Fehler und melden konkrete Kontierungsprobleme.
- Key User validieren Konto, Dimensionen und IIC-Parameter.
- Dynamics-Administratoren ändern Kontostrukturen, Hauptkonten und globale Hauptbuchparameter.
- Buchhaltung und Controlling entscheiden, ob ein Konto fachlich für IIC-Rechnungen verwendet werden darf.
Weiterführende Seiten
- Kreditorenrechnungen für die Bearbeitung von Rechnungskopf, Positionen und Kontierung.
- Rechnung prüfen und korrigieren für den Prüfablauf bei fehlerhaften Rechnungen.
- Rechnung übertragen und Journal prüfen für die Wirkung der Kontierung im Journal.
- Kreditorenrechnungen verarbeiten für Massenverarbeitung und Journalerstellung.
- Einstellungen für IIC-Parameter, Dimensionszuordnung und Ausschluss-RegEx.
Für IIC sind besonders wichtig:
- Hauptkonten für Sachkonten.
- Finanzdimensionen für Kostenstellen, Geschäftsbereiche oder andere Dimensionen.
- Kontostrukturen konfigurieren für erlaubte Kombinationen.
- Sachkonto für die fachliche Kontierung.
Warum Hauptbuchdaten Fehler verursachen können
Eine Rechnung kann fachlich korrekt erkannt sein und trotzdem nicht übertragbar sein, wenn die Kontierung in Dynamics nicht gültig ist. Häufige Ursachen sind:
- Sachkonto existiert nicht oder ist nicht verwendbar.
- Finanzdimension fehlt oder ist inaktiv.
- Kontostruktur erlaubt die Kombination nicht.
- Importierte Dimensionen können nicht eindeutig auf Dynamics-Werte gemappt werden.
Bezug zur Kreditorenrechnungsmaske
In der Maske Kreditorenrechnungen werden Konten und Dimensionen am Kopf oder an den Positionen sichtbar. Dort korrigierst du die Rechnung. Im Hauptbuch prüfst du, ob die zugrunde liegenden Stammdaten und Strukturen korrekt eingerichtet sind.
Hinweis
Nutze diese Seite als Orientierung, wenn Validierungsfehler auf Kontierung oder Finanzdimensionen hinweisen. Die eigentliche Stammdatenpflege erfolgt in den jeweiligen Dynamics-Standardbereichen.