Intelligent Invoice Capture Parameter

Zweck der Seite

Die Seite Intelligent Invoice Capture Parameter ist die zentrale Einrichtungsseite für IIC in Dynamics 365 F&O.

Hier wird festgelegt, wie IIC importierte Kreditorenrechnungen interpretiert, validiert, in Journale überträgt, mit Workflows verbindet, Dokumente anzeigt und E-Mails an Kreditoren vorbereitet.

Die Parameter wirken mandantenbezogen. Eine Änderung betrifft daher nicht nur die aktuell geöffnete Rechnung, sondern alle IIC-Prozesse im jeweiligen Unternehmen.

Typische Auswirkungen sind:

• welcher Rechnungstyp für neue importierte Rechnungen vorgeschlagen wird.
• welche Finanzdimensionen aus dem Import in Dynamics-Finanzdimensionen übersetzt werden.
• welche Hauptkonten für Rechnungspositionen zulässig sind.
• welcher Journalname für Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch verwendet wird.
• ob mehrere Rechnungen in einem gemeinsamen Journal landen.
• ob Positionen aggregiert oder 0-Positionen ausgeschlossen werden.
• ob Rechnungen automatisch in den Workflow übermittelt werden.
• ob Rechnungs-PDFs aus Dynamics-Dokumenten oder aus einem DMS geöffnet werden.
• welche Vorlagen für E-Mails an Kreditoren verwendet werden.

Aufruf und Berechtigungen

Du findest die Seite im Dynamics-Menü unter:

Intelligent Invoice Capture > Einstellungen > Intelligent Invoice Capture Parameter

Die Seite wird über den Menüpunkt IICParameters geöffnet. Für die Nutzung gibt es getrennte Berechtigungen:

Berechtigung	Wirkung
IICParametersView	Parameter anzeigen
IICParametersMaintain	Parameter anzeigen, ändern, anlegen, korrigieren und aktualisieren
IICParametersEntityView	Parameter über die Datenentität lesen
IICParametersEntityMaintain	Parameter über die Datenentität pflegen

Die Pflege sollte auf Administratoren oder verantwortliche Key User beschränkt bleiben. Viele Felder beeinflussen Journalanlage, Workflowstatus, Dokumentzugriff und Stammdatenanlage.

Grundprinzip

Die Parameterseite basiert auf der Tabelle IICParameters. Pro Mandant existiert ein zentraler Parametersatz.

Beim Öffnen der Seite stellt Dynamics sicher, dass dieser Parametersatz vorhanden ist. Er kann nicht wie ein normaler Datensatz gelöscht werden. Technisch ist die Tabelle als Parametertabelle eingerichtet und wird gecacht; Änderungen können daher sofort in Prozessen wie Upload, Verarbeitung, E-Mail und Dokumentanzeige wirken.

Wichtig: Wenn Parameter geändert werden, sollten laufende Benutzerprozesse und geplante Verarbeitungsläufe berücksichtigt werden. Besonders kritisch sind Änderungen an Journalnamen, Workflowparametern, DMS-Zugängen und Finanzdimensionen.

Aufbau der Seite

Die Seite ist als Inhaltsverzeichnis-Seite aufgebaut. Links bzw. oben navigierst du zwischen Registerbereichen, rechts pflegst du die jeweiligen Parameter.

Die wichtigsten Bereiche sind:

Bereich	Zweck
Allgemein	Grundsteuerung, Dimensionen, Steuerdifferenzen, Hauptkontenausschluss, Orimize API
Kreditor	Defaultwerte und Verhalten bei manueller Kreditorenauswahl
Mapping Länder-/Regionsart - Kreditorengruppen	Ermittlung von Kreditorengruppe und Steuergruppe anhand des Landes-/Regionstyps
E-Mail an Kreditor	Absender, Betreff, Text und PDF-Anhang für Rückfragen an Kreditoren
Rechnungserfassung	Journalname und Verarbeitungslogik für den Rechnungstyp Rechnungserfassung
Rechnungsbuch	Journalname und Verarbeitungslogik für den Rechnungstyp Rechnungsbuch
Workflow	Aktivierung und automatische Übermittlung des IIC-Rechnungsworkflows
DMS System	Dokumentablage, Dokumentvorschau und ecoDMS-Zugang
Nummernkreise	Nummernkreisreferenzen für IIC-Import- und Fehlernummern

Register Allgemein

Das Register Allgemein enthält grundlegende Steuerungen, die an mehreren Stellen im IIC-Prozess wirken.

Schaltfläche Init module

Zweck	IIC-Nummernkreisreferenzen initialisieren
Was passiert beim Klick	Dynamics lädt das IIC-Nummernkreismodul und legt die Referenzen für IIC-Nummernkreise an
Ergebnis	Nach erfolgreicher Ausführung erscheint die Meldung Done!
Typische Verwendung	Nach Installation, Deployment oder wenn IIC-Nummernkreisreferenzen fehlen

Die Schaltfläche ist eine administrative Funktion. Sie sollte nicht als normale Tagesaktion verwendet werden.

Schaltfläche Refresh cache

Zweck	Dynamics-Caches aktualisieren
Was passiert beim Klick	Dynamics fragt nach Bestätigung. Bei Ja werden u. a. globale Objektcaches, AOD-/Dictionary-/Daten-/Systemsequenz-Caches und Reportserver-Caches aktualisiert
Ergebnis	Metadaten und Cache-Zustände werden neu geladen
Typische Verwendung	Nach technischen Änderungen oder wenn neue Felder/Parameter nicht sichtbar oder nicht aktuell wirken

Diese Funktion kann sich auf die aktuelle Sitzung und Systemperformance auswirken. Sie gehört in die Hand von Administratoren.

Rechnungstyp

Der Parameter Rechnungstyp legt fest, welcher IIC-Rechnungstyp bei neuen Rechnungsköpfen standardmäßig gesetzt wird.

Mögliche Werte sind:

Wert	Bedeutung
Rechnungserfassung	IIC überträgt Rechnungen später in ein Journal vom Typ Rechnungserfassung
Rechnungsbuch	IIC überträgt Rechnungen später in ein Journal vom Typ Rechnungsbuch

Der Wert wird beim Anlegen eines IIC-Rechnungskopfs übernommen. Benutzer können den Rechnungstyp in der Rechnung später ändern, sofern die Maske und der Status dies zulassen.

Der Rechnungstyp ist wichtig, weil er bestimmt:

• welcher Journalname verwendet wird.
• welche Verarbeitungslogik greift.
• welche automatische Workflowübermittlung relevant ist.
• ob Einstellungen aus dem Register Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch angewendet werden.

Schwellwert für gemischte Steuerpositionen

Der Parameter Schwellwert für gemischte Steuerpositionen steuert, wie IIC mit Steuerdifferenzen umgeht.

Er ist relevant, wenn importierte Steuerinformationen und berechnete Steuerbeträge nicht exakt übereinstimmen. Solche Unterschiede entstehen häufig durch Rundungen, gemischte Steuersätze oder abweichende Brutto-/Netto-Aufteilung auf Rechnungspositionen.

Der Schwellwert beeinflusst die Steuerprüfung und sollte fachlich mit der Buchhaltung abgestimmt werden. Ein zu niedriger Wert führt zu vielen Fehlern bei geringen Rundungsabweichungen. Ein zu hoher Wert kann echte Steuerabweichungen verdecken.

Weitere fachliche Details findest du unter Mehrwertsteuerinformationen.

Kontenausschluss regulärer Ausdruck

Der Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck schließt Hauptkonten aus der IIC-Kontenlogik aus.

Wenn der Parameter gepflegt ist, prüft IIC Hauptkontonummern gegen diesen regulären Ausdruck. Trifft das Konto auf den Ausdruck zu, wird es nicht als zulässiges Konto für Kreditorenrechnungspositionen betrachtet.

Beispielhafte Einsatzfälle:

• technische Konten ausschließen.
• Sammelkonten ausschließen.
• Kontenbereiche sperren, die nicht manuell aus IIC bebucht werden sollen.
• alte oder nur für Sonderprozesse gedachte Konten aus IIC fernhalten.

Nach Änderungen an diesem Parameter sollte Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen ausgeführt werden, damit die IIC-Kontenliste wieder zum Parameter passt.

Siehe dazu Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.

Maximale Anzahl von exportierten Rechnungen pro Kreditor für die KI

Dieser Parameter begrenzt, wie viele historische Rechnungen pro Kreditor für KI-bezogene Auswertungen oder Exporte berücksichtigt werden.

Der Standardwert wird technisch mit 50 vorbelegt.

Je höher der Wert ist, desto mehr historische Beispiele können pro Kreditor berücksichtigt werden. Gleichzeitig steigen Datenmenge und Laufzeit bei Auswertungen oder Exporten.

Automatisches Verschieben des Buchungsdatums in eine offene Periode

Der Parameter Automatisches Verschieben des Buchungsdatums in eine offene Periode steuert die Journalerstellung.

Wenn der Parameter aktiv ist, prüft IIC beim Verarbeiten einer Rechnung das Buchungsdatum gegen den Hauptbuchkalender. Ist die Periode geschlossen, sucht IIC die nächste offene Buchungsperiode und verwendet deren Startdatum.

Wenn keine offene Periode gefunden wird, bleibt das ursprüngliche Datum erhalten.

Wichtig für Massenläufe: Innerhalb eines Verarbeitungskontexts wird das einmal ermittelte verschobene Datum wiederverwendet. Prüfe daher vor größeren Läufen, ob das erwartete Buchungsdatum in eine offene Periode fällt.

Finanzdimensionen Import

Im Bereich Finanzdimensionen Import ordnest du bis zu zehn IIC-Importdimensionen echten Dynamics-Finanzdimensionen zu.

Parameter	Zweck
Finanzdimension 01 Import bis Finanzdimension 10 Import	Zuordnung einer importierten IIC-Dimension zu einem Dynamics-Dimensionsattribut

Diese Zuordnung ist zentral für Rechnungspositionen, Hauptkontenprüfung und Kontostrukturen. Wenn hier z. B. Finanzdimension 01 Import = Kostenstelle gepflegt ist, kann IIC den importierten Wert aus Dimension 01 als Kostenstelle interpretieren.

Die Zuordnung wirkt sich auch auf die Anzeige aus. IIC kann Feldbeschriftungen dynamisch sprechender darstellen, weil die technische Importdimension mit dem Namen der tatsächlichen Dynamics-Finanzdimension verbunden wird.

Nach Änderungen an den Dimensionsparametern sollte geprüft werden:

• passen die importierten Werte noch zur fachlichen Bedeutung?
• enthalten Kontostrukturen diese Dimensionen für die verwendeten Hauptkonten?
• muss die IIC-Kontenliste neu berechnet werden?
• müssen offene Rechnungen neu geprüft oder korrigiert werden?

Details findest du in Finanzdimensionen und Hauptkonten.

Orimize API

Der Bereich Orimize API steuert den manuellen Rechnungsupload aus Dynamics an Orimize.

Feld	Bedeutung
Orimize Invoice API Url	Zieladresse, an die Dynamics beim Upload die PDF-Datei sendet
Orimize invoice API Key	API-Schlüssel für den Upload; wird als verschlüsseltes Passwortfeld gespeichert

Die Upload-Funktion Neue Rechnung hochladen prüft beim Öffnen des Uploaddialogs, ob URL und API-Key gefüllt sind. Fehlt einer der beiden Werte, bricht Dynamics mit der Meldung ab, dass keine Orimize-Invoice-Parameter angegeben wurden.

Beim Upload sendet Dynamics:

• einen HTTP-POST an die hinterlegte URL.
• den Header X-API-Key mit dem hinterlegten API-Key.
• die Rechnung als PDF-Datei im Multipart-Form-Data-Inhalt.
• den Inhaltstyp application/pdf.

Erwartet wird ein erfolgreicher HTTP-Status mit Created. Andernfalls zeigt Dynamics den HTTP-Status und ggf. technische Antwortdetails an.

Register Kreditor

Das Register Kreditor steuert Defaultwerte und Verhalten rund um Kreditorenanlage und manuelle Kreditorenauswahl.

Finanzdimensionen bei manueller Kreditorenauswahl überschreiben

Wenn dieser Parameter aktiv ist und ein Benutzer in der IIC-Rechnung den Kreditor manuell ändert, fragt Dynamics nach, ob die Finanzdimensionen auf Kopf- und Positionsebene angepasst werden sollen.

Bei Bestätigung übernimmt IIC die Standarddimensionen des ausgewählten Kreditors auf die Rechnung.

Das ist hilfreich, wenn Kreditoren feste Standarddimensionen haben. Es kann aber bestehende Kontierung überschreiben. Deshalb sollte der Benutzer danach Kopf- und Positionsdimensionen prüfen.

USt-Id vollständig speichern

Der Parameter USt-Id vollständig speichern beeinflusst, wie importierte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern behandelt werden.

Je nach Einrichtung kann die importierte USt-IdNr. vollständig übernommen oder in einer normalisierten Form verarbeitet werden. Das ist besonders relevant, wenn Kreditoren anhand von Steuerinformationen verglichen oder angelegt werden.

Defaultwerte

Im Bereich Defaultwerte pflegst du Vorschlagswerte für Kreditorenanlage und Steuerlogik.

Feld	Zweck
Standard-Zahlungsmethode Kreditor	Vorschlagswert für die Zahlungsmethode bei Kreditorenanlage aus IIC
Standard-Zahlungsbedingung Kreditor	Vorschlagswert für Zahlungsbedingungen bei Kreditorenanlage
Standard-Kreditorengruppe	Fallback-Kreditorengruppe, wenn keine passendere Gruppe über Mapping ermittelt wird
Standard-Mehrwertsteuergruppe	Fallback-Steuergruppe, wenn keine passendere Steuergruppe über Mapping ermittelt wird

Die Standard-Kreditorengruppe und Standard-Mehrwertsteuergruppe sind Fallbackwerte. Wenn für ein Land bzw. eine Länder-/Regionsart ein Mapping gepflegt ist, kann IIC zuerst daraus Werte ableiten.

Register Mapping Länder-/Regionsart - Kreditorengruppen

Dieses Register enthält eine Liste zur Zuordnung von Länder-/Regionsarten zu Kreditorengruppen und Mehrwertsteuergruppen.

Die Liste hat eine Toolbar mit:

Schaltfläche	Wirkung
Neu	Legt eine neue Mappingzeile an
Löschen	Löscht die markierte Mappingzeile

Die Spalten sind:

Spalte	Bedeutung
Länder-/Regionsart	Standard-Dynamics-Klassifizierung des Landes, z. B. Inland, EU oder Drittland
Kreditorengruppe	Kreditorengruppe, die für diese Länder-/Regionsart vorgeschlagen wird
Mehrwertsteuergruppe	Steuergruppe, die für diese Länder-/Regionsart vorgeschlagen wird

IIC nutzt diese Zuordnung bei der Kreditorlogik. Technisch wird aus dem Land über Dynamics-Intrastat-Länder-/Regionsparameter die Länder-/Regionsart ermittelt. Danach sucht IIC das passende Mapping.

Wenn kein Mapping gefunden wird oder das Mapping keinen Wert enthält, nutzt IIC die Defaultwerte aus dem Register Kreditor.

Typische Nutzung:

• Inlandskreditoren automatisch einer bestimmten Kreditorengruppe zuordnen.
• EU-Kreditoren mit eigener Kreditorengruppe oder Steuergruppe vorbelegen.
• Drittlandskreditoren anders vorbelegen als inländische Kreditoren.

Register E-Mail an Kreditor

Dieses Register steuert die Aktion E-Mail an Kreditor in der IIC-Rechnungsmaske.

Feld	Bedeutung
Rechnung anhängen	Wenn aktiv, versucht IIC das Rechnungs-PDF an die E-Mail anzuhängen
E-Mail Adresse Absender	Absenderadresse der vorbereiteten E-Mail
Betreff	Vorlage für den E-Mail-Betreff
Text	HTML-fähige Vorlage für den E-Mail-Text

Beim Erstellen der E-Mail nutzt IIC den Dynamics-Mailer. Der Empfänger wird aus der E-Mail-Adresse des zugeordneten Kreditors ermittelt. Betreff und Text werden aus den Parametern gelesen.

Wenn Rechnung anhängen aktiv ist, versucht IIC, das Rechnungs-PDF über die konfigurierte Dokumentlogik zu laden. Ist kein PDF verfügbar, zeigt Dynamics eine Warnung und erstellt die E-Mail trotzdem.

Platzhalter in Betreff und Text

In Betreff und Text können Platzhalter verwendet werden. IIC ersetzt sie beim Erstellen der E-Mail mit Werten aus Rechnung und Kreditor.

Platzhalter	Wird ersetzt durch
%1	Rechnungsnummer
%2	Rechnungsdatum
%3	Rechnungsbetrag
%4	Währung
%5	Kreditorenkonto
%6	Kreditorname
%7	Konto des Kreditors beim Lieferanten

Beispiel:

Rückfrage zu Rechnung %1 vom %2

wird z. B. zu:

Rückfrage zu Rechnung RE-4711 vom 15.06.2026

Register Rechnungserfassung

Dieses Register steuert die Verarbeitung von IIC-Rechnungen mit Rechnungstyp Rechnungserfassung.

Feld	Bedeutung
Journalname	Journalname für das zu erstellende Rechnungserfassungsjournal
Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen	Steuert, ob mehrere Rechnungen in ein gemeinsames Journal geschrieben werden können
0-Rechnungszeilen ausschließen	Steuert, ob Positionen mit Betrag 0 bei der Journalerstellung ausgelassen werden
Rechnungszeilen aggregieren	Steuert, ob IIC Positionen vor der Journalanlage gruppiert
Buchungstexte für aggregierte Positionen	Steuert den Text aggregierter Positionen
Genehmiger	Standardgenehmiger für Rechnungserfassung, sofern diese Logik verwendet wird
Genehmigt	Standardkennzeichen für die Rechnungserfassung, sofern diese Logik verwendet wird

Der Journalname ist besonders wichtig. Die Lookup-Logik zeigt nur Journalnamen vom Typ Rechnungserfassung an. Wenn kein passender Journalname gepflegt ist, kann die Verarbeitung keine passenden Journale erzeugen.

Gemeinsames Journal

Wenn Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen aktiv ist, kann ein Verarbeitungslauf mehrere Rechnungen in dasselbe Rechnungserfassungsjournal schreiben.

Das reduziert die Anzahl der Journale, erhöht aber die Verantwortung bei der Auswahl. Ein falsch gefilterter Verarbeitungslauf kann viele Rechnungen in einem gemeinsamen Journal sammeln.

0-Rechnungszeilen ausschließen

Wenn 0-Rechnungszeilen ausschließen aktiv ist, werden Rechnungspositionen mit Betrag 0 bei der Journalerstellung für Rechnungserfassung übersprungen.

Das kann sinnvoll sein, wenn 0-Zeilen nur technische oder erläuternde Importpositionen sind. Es kann problematisch sein, wenn 0-Zeilen fachliche Informationen enthalten, die in Dynamics sichtbar bleiben sollen.

Rechnungszeilen aggregieren

Wenn Rechnungszeilen aggregieren aktiv ist, fasst IIC Positionen vor der Journalerstellung zusammen. Das reduziert die Anzahl der Journalzeilen.

Der Parameter Buchungstexte für aggregierte Positionen ist nur aktiv, wenn die Aggregation eingeschaltet ist.

Mögliche Werte sind:

Wert	Wirkung
Gleicher Buchungstext wie Kopf	Aggregierte Positionen übernehmen den Buchungstext des Rechnungskopfs
Aggregierter Text	Aggregierte Positionen verwenden den aus der Gruppierung gebildeten Text

Register Rechnungsbuch

Dieses Register steuert die Verarbeitung von IIC-Rechnungen mit Rechnungstyp Rechnungsbuch.

Feld	Bedeutung
Journalname	Journalname für das zu erstellende Rechnungsbuchjournal
Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen	Steuert, ob mehrere Rechnungen in ein gemeinsames Journal geschrieben werden können
Genehmiger	Standardgenehmiger für Rechnungsbuch, sofern diese Logik verwendet wird

Die Lookup-Logik zeigt nur Journalnamen vom Typ Rechnungsbuch an. Damit wird verhindert, dass versehentlich ein Rechnungserfassungsjournal oder ein anderer Journaltyp ausgewählt wird.

Wie bei Rechnungserfassung kann die Einstellung für ein gemeinsames Journal Sammelläufe vereinfachen. Gleichzeitig sollte vor der Verarbeitung sichergestellt werden, dass die Auswahl der Rechnungen sauber gefiltert ist.

Register Workflow

Das Register Workflow steuert den IIC-Rechnungsworkflow.

Feld	Bedeutung
Workflow Rechnungskopf aktiv	Blendet Workflowfunktionen in der IIC-Rechnungsmaske ein und aktiviert workflowbezogene Prüfungen
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungserfassung	IIC übermittelt neue Rechnungen vom Typ Rechnungserfassung automatisch an den Workflow, wenn eine aktive Workflowkonfiguration gefunden wird
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungsbuch	IIC übermittelt neue Rechnungen vom Typ Rechnungsbuch automatisch an den Workflow, wenn eine aktive Workflowkonfiguration gefunden wird

Der Parameter Workflow Rechnungskopf aktiv allein erstellt noch keine Workflowkonfiguration. Zusätzlich muss in Dynamics eine passende IIC-Workflowkonfiguration vorhanden und aktiv sein.

Wenn automatische Übermittlung aktiv ist, prüft IIC beim Anlegen einer Rechnung:

1. passt der Rechnungstyp zur aktivierten automatischen Übermittlung?
2. existiert eine aktive Workflowversion für den IIC-Rechnungskopf?
3. darf die Rechnung an den Workflow übermittelt werden?

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird der Workflow aktiviert und der Workflowstatus auf Übermittelt gesetzt.

Wichtig: Ein aktiver Workflow beeinflusst die Verarbeitung. Rechnungen können je nach Status erst verarbeitet werden, wenn die Freigabe abgeschlossen ist.

Weitere Details findest du unter Rechnungsgenehmigung.

Register DMS System

Das Register DMS System steuert, wie Rechnungsdokumente abgelegt und geöffnet werden.

Feld	Bedeutung
DMS System	Auswahl des Dokumentensystems
Dokumente in Dynamics Dokumentenverwaltung ablegen	Steuert, ob Dokumente in der Dynamics-Dokumentenverwaltung gespeichert werden
Dokumentenanzeige in DMS System	Steuert, ob das PDF beim Öffnen aus einem DMS geladen wird
Dokumenttyp Rechnung	Dokumenttyp, mit dem IIC Rechnungsdokumente in Dynamics filtert

Mögliche Werte für DMS System:

Wert	Bedeutung
Keine	IIC nutzt keine externe DMS-Anzeige
ecoDMS	IIC versucht Dokumente über ecoDMS zu öffnen

Wenn DMS System = Keine ist, deaktiviert Dynamics automatisch die Option Dokumentenanzeige in DMS System und setzt sie auf Nein.

Dokumentanzeige

Beim Öffnen eines Rechnungs-PDFs entscheidet IIC anhand der Parameter:

Situation	Verhalten
Dokumentenanzeige in DMS System = Nein oder DMS System = Keine	IIC nutzt die Dynamics-Dokumentenlogik und filtert nach dem Dokumenttyp Rechnung
DMS System = ecoDMS und Dokumentanzeige aktiv	IIC versucht, das PDF aus ecoDMS zu laden

Der Dokumenttyp Rechnung ist wichtig für die Dynamics-Dokumentenvorschau. IIC filtert damit die Anhänge der Rechnung, damit nicht beliebige Dokumente angezeigt werden.

ecoDMS

Wenn ecoDMS genutzt wird, sind zusätzliche Felder sichtbar bzw. relevant:

Feld	Bedeutung
ecoDMS URL	Basis-URL des ecoDMS-Systems
ecoDMS Domain	Domain für das Session-Cookie
API Key	ecoDMS API-Key; verschlüsselt gespeichert
Benutzername	Benutzer für ecoDMS
Passwort	Passwort für ecoDMS; verschlüsselt gespeichert
Ordner	Ziel-/Suchkontext für ecoDMS, sofern verwendet
Status	Statuswert für ecoDMS, sofern verwendet

Beim Laden eines Dokuments meldet sich IIC an ecoDMS an, liest ein Session-Cookie und ruft danach das Dokument über die Dokument-ID der Rechnung ab. Wenn die Rechnung keine DMS-Dokument-ID enthält, kann kein ecoDMS-Dokument geöffnet werden.

Register Nummernkreise

Das Register Nummernkreise zeigt die IIC-Nummernkreisreferenzen.

IIC verwendet Nummernkreise unter anderem für:

Nummernkreisreferenz	Zweck
Import-Id	eindeutige Importnummer für IIC-Rechnungen
Fehler-Id	eindeutige Nummer für Einträge im Fehlerprotokoll

Die Standard-Toolbar des Nummernkreisbereichs enthält Dynamics-Funktionen zur Nummernkreisverwaltung, z. B. den Zugriff auf Nummernkreisgruppen oder chronologische Nummerierung, je nach Systemkonfiguration.

Wenn Import-IDs oder Fehler-IDs fehlen oder nicht erzeugt werden, prüfe zuerst dieses Register und initialisiere bei Bedarf das Modul über Init module.

Datenentität

Die Parameter sind als öffentliche Datenentität IICParameter bzw. Sammlung IICParameters verfügbar.

Die Entität ist als Parameter-Entität kategorisiert und mandantenbezogen über DataAreaId. Sie enthält u. a. Journalnamen, Dimensionen, Standardwerte, Steuerparameter, Workflowparameter, DMS-Parameter und die Orimize-API-URL.

Zusätzlich gibt die Entität für die Dimensionen 01 bis 10 die Namen der zugeordneten Dimensionsattribute aus. Dadurch können Integrationen nicht nur technische RecIds, sondern auch lesbare Dimensionsnamen auswerten.

Passwörter und API-Keys werden in der Tabelle verschlüsselt gespeichert. Sie sollten nicht unkontrolliert über Datenexporte, Kopien oder Supportpakete weitergegeben werden.

Wann Parameter geändert werden sollten

Ändere IIC-Parameter kontrolliert, wenn:

• neue Journalnamen eingeführt wurden.
• der Standard-Rechnungstyp geändert werden soll.
• Finanzdimensionen im Import neu zugeordnet werden.
• Konten über RegEx ausgeschlossen oder wieder zugelassen werden sollen.
• Workflows aktiviert, deaktiviert oder automatisiert werden.
• ein neues DMS angebunden oder die Dokumentanzeige umgestellt wird.
• Orimize-API-Zugangsdaten geändert wurden.
• E-Mail-Vorlagen fachlich angepasst werden.
• Standardwerte für Kreditoranlage oder Steuergruppen geändert wurden.

Nach Änderungen solltest du nicht direkt einen großen Verarbeitungslauf starten. Prüfe zuerst eine kleine Auswahl repräsentativer Rechnungen.

Häufige Fehlerbilder

Neue Rechnung hochladen öffnet nicht

Mögliche Ursachen:

• Orimize Invoice API Url ist leer.
• Orimize invoice API Key ist leer.
• der API-Key wurde falsch gespeichert.

Prüfe das Register Allgemein > Orimize API.

Upload schlägt mit HTTP-Fehler fehl

Mögliche Ursachen:

• API-URL zeigt auf die falsche Umgebung.
• API-Key passt nicht zur Umgebung.
• Netzwerk oder Firewall blockiert die Verbindung.
• die hochgeladene Datei ist kein gültiges PDF.

Rechnungen werden in falsche Journale übertragen

Mögliche Ursachen:

• falscher Standard-Rechnungstyp.
• Rechnungstyp an der Rechnung ist falsch.
• Journalname im Register Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch ist falsch.
• mehrere Rechnungen wurden durch die Einstellung Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen gemeinsam verarbeitet.

Workflow wird nicht automatisch gestartet

Mögliche Ursachen:

• Workflow Rechnungskopf aktiv ist nicht gesetzt.
• automatische Workflowübermittlung ist nur für den anderen Rechnungstyp aktiv.
• es gibt keine aktive Dynamics-Workflowversion.
• die Rechnung erfüllt die Submit-Bedingungen nicht.

PDF kann nicht geöffnet werden

Mögliche Ursachen:

• Dokumenttyp Rechnung ist falsch oder leer.
• die Rechnung hat keinen passenden Dokumentanhang.
• DMS System steht auf ecoDMS, aber die Rechnung hat keine DMS-Dokument-ID.
• ecoDMS-URL, Domain, Benutzer, Passwort oder API-Key sind falsch.
• Dokumentenanzeige in DMS System ist aktiv, obwohl kein externes DMS erreichbar ist.

Kreditoranlage nutzt falsche Gruppe oder Steuergruppe

Mögliche Ursachen:

• Länder-/Regionsart des Landes ist in Dynamics nicht gepflegt.
• Mapping Länder-/Regionsart - Kreditorengruppen fehlt.
• Defaultwerte im Register Kreditor sind falsch.
• importiertes Land oder Adresse ist unvollständig.

Hauptkonten fehlen in IIC

Mögliche Ursachen:

• Kontenausschluss regulärer Ausdruck schließt das Konto aus.
• Finanzdimensionen wurden geändert, aber die IIC-Kontenliste wurde nicht neu berechnet.
• Kontostrukturen erlauben die hinterlegten Dimensionen nicht.
• Hauptkonto ist gesperrt, inaktiv oder fachlich nicht zulässig.

Starte nach relevanten Änderungen Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.

Empfohlene Vorgehensweise

1. Prüfe zuerst, welcher fachliche Prozess betroffen ist: Upload, Kreditoranlage, Rechnungserfassung, Rechnungsbuch, Workflow, DMS oder E-Mail.
2. Ändere nur die Parameter, die für diesen Prozess nötig sind.
3. Dokumentiere alte und neue Werte, besonders bei Journalnamen, Workflow, DMS und API-Zugangsdaten.
4. Teste mit einer einzelnen Rechnung.
5. Prüfe Rechnungskopf, Positionen, Steuerzeilen, Workflowstatus und erzeugtes Journal.
6. Führe bei Änderungen an Konten, Dimensionen oder RegEx Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen aus.
7. Starte Massenverarbeitung erst, wenn Einzeltests erwartungsgemäß funktionieren.

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