Kreditorenrechnungen verarbeiten

Zweck der Aufgabe

Die periodische Aufgabe Kreditorenrechnungen verarbeiten startet die IIC-Verarbeitung für mehrere Kreditorenrechnungen. Du findest sie unter IIC > Periodische Aufgaben > Kreditorenrechnungen verarbeiten.

Die Aufgabe nutzt dieselbe fachliche Kernlogik wie der Button Kreditorenrechnungen verarbeiten in der Rechnungsliste oder in der Maske Kreditorenrechnungen:

1. Rechnungskopf validieren.
2. Rechnungspositionen validieren.
3. Steuerzeilen validieren.
4. Dynamics-Journal erstellen.
5. Status, Journalnummer und Verarbeitungsdatum an der IIC-Rechnung aktualisieren.

Der Unterschied liegt im Einstieg: Die periodische Aufgabe ist für gefilterte Massenläufe gedacht. Die Listenaktion verarbeitet dagegen einzelne oder markierte Rechnungen direkt aus dem aktuellen Kontext.

Wann du diese Aufgabe nutzt

Nutze Kreditorenrechnungen verarbeiten, wenn:

• mehrere eingegangene Rechnungen gleichzeitig übertragen werden sollen.
• Rechnungen nach einer Stammdatenkorrektur erneut verarbeitet werden sollen.
• ein Key User einen kontrollierten Verarbeitungslauf mit Filter starten möchte.
• Test- oder Migrationsdaten in einem definierten Umfang verarbeitet werden sollen.
• du Rechnungen nach Status, Kreditor, Rechnungstyp oder Datum eingrenzen möchtest.

Starte keinen unkontrollierten Massenlauf, wenn noch ungeklärte Fehler, fehlende Kreditoren, unplausible Steuerdaten oder offene Workflow-Genehmigungen vorhanden sind.

Einstieg und Dialog

Der Menüpunkt öffnet einen SysOperation-Dialog mit einer Abfrage auf IIC-Kreditorenrechnungen.

Bereich	Bedeutung
Parameter	enthält die sichtbaren Optionen der Verarbeitung, z. B. ob Meldungen angezeigt werden
Datensätze einschließen	Auswahl und Filter der zu verarbeitenden Rechnungen
Ausführen	startet die Verarbeitung mit der gewählten Auswahl

Die Abfrage basiert auf den IIC-Rechnungsköpfen. In der Dynamics-Metadatenstruktur ist dafür die Query IICProcessInvoiceQuery hinterlegt.

Standardauswahl

Die periodische Aufgabe ist für Rechnungen gedacht, die noch verarbeitet werden können. Bereits übertragene oder obsolet gesetzte Rechnungen gehören nicht in einen Massenlauf.

Prüfe die Auswahl vor dem Start besonders sorgfältig:

Status	Empfehlung
Neu	kann verarbeitet werden, wenn alle Pflichtdaten plausibel sind
Validiert	kann verarbeitet werden; Validierung wird trotzdem erneut durchlaufen
Fehler	kann erneut verarbeitet werden, wenn die Fehlerursache behoben wurde
Übertragen	nicht erneut im Massenlauf verarbeiten
Obsolet	nicht verarbeiten

Wenn du fehlerhafte Rechnungen erneut verarbeiten möchtest, filtere bewusst auf diese Rechnungen und prüfe vorher, ob die Ursache behoben ist.

Unterschied zur Listenaktion

Der Button Kreditorenrechnungen verarbeiten erscheint auch in IIC-Listen, z. B. im Arbeitsbereich oder in der Rechnungsliste.

Einstieg	Verhalten
Periodische Aufgabe	öffnet einen Dialog mit Abfrage; geeignet für Massenläufe
Listenaktion mit markierten Zeilen	verarbeitet die markierten Rechnungen direkt
Listenaktion mit einzelner Zeile	verarbeitet die aktuelle Rechnung direkt

Aus der Listenaktion heraus wird kein Auswahldialog angezeigt. IIC erkennt den aktuellen Datensatz bzw. die Mehrfachauswahl und verarbeitet genau diese Rechnungen. Danach aktualisiert die Maske die Rechnungsliste, Positionen und Statusanzeige.

Was technisch ausgeführt wird

Die Aufgabe startet den Controller IICProcessInvoiceController und ruft den Service IICProcessInvoiceService auf. Der Service verarbeitet entweder:

• die aktuelle Rechnung bzw. Mehrfachauswahl aus einer Form.
• alle Rechnungen aus der Query des periodischen Dialogs.

Für jede Rechnung wird eine passende Journalerstellungsklasse konstruiert:

Rechnungstyp	Zielprozess
Rechnungserfassung	Dynamics-Journal vom Typ Rechnungserfassung
Rechnungsbuch	Dynamics-Journal vom Typ Rechnungsbuch / Purchase Ledger

Die konkrete Logik richtet sich nach dem Rechnungstyp der IIC-Rechnung.

Phase 1: Validierung

Vor der Journalerstellung validiert IIC die Rechnung.

Rechnungskopf

Am Rechnungskopf prüft IIC u. a.:

Prüfung	Bedeutung
Workflowstatus	wenn IIC-Rechnungsworkflow aktiv ist, muss eine workflowpflichtige Rechnung genehmigt sein
Kreditor	der importierte Kreditor muss gefüllt sein und in Dynamics existieren
Ledger-Dimension	Konto-/Finanzdimensionskombination muss gültig sein

Wenn der Kopf gültig ist, setzt IIC den Kopfstatus zunächst auf Validiert. Wenn nicht, setzt IIC den Kopf auf Fehler und ergänzt die Fehlermeldung.

Rechnungspositionen

Für jede Position prüft IIC u. a.:

• Beträge und Steuerberechnung.
• Sachkonto bzw. Ledger-Dimension.
• Konto-/Dimensionskombination.
• Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
• importierte Finanzdimensionen.

Gültige Positionen werden auf Validiert gesetzt. Fehlerhafte Positionen erhalten den Status Fehler und eine Fehlermeldung.

Steuerzeilen

Für Steuerzeilen prüft IIC u. a.:

• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag.
• Steuerprozentsatz.
• Vorzeichenlogik bei negativen Beträgen.
• 0-%-Steuerfälle.
• Ermittlung der Artikel-Mehrwertsteuergruppe.

Auch Steuerzeilen werden während der Prüfung auf Validiert oder Fehler gesetzt.

Phase 2: Journalerstellung

Wenn Kopf, Positionen und Steuerzeilen gültig sind, erstellt IIC das Dynamics-Journal.

Dabei entstehen je nach Rechnungstyp unterschiedliche Journalstrukturen.

Rechnungserfassung

Für den Rechnungstyp Rechnungserfassung erstellt IIC:

• eine Kopfzeile für den Kreditor.
• eine oder mehrere Gegenpositionen aus den IIC-Rechnungspositionen.
• Steuerinformationen je Position.
• optional aggregierte Positionen, abhängig von den IIC-Parametern.

Bei erfolgreicher Zeilenerstellung setzt IIC die betroffenen Rechnungspositionen auf Übertragen und speichert Journalnummer und Journalzeilennummer an den Positionen.

Rechnungsbuch

Für den Rechnungstyp Rechnungsbuch erstellt IIC:

• eine Journalzeile für den Kreditor.
• je nach Steuerdaten zusätzliche Split-Zeilen.
• Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe aus der IIC-Steuerermittlung.

Bei mehreren Steuerzeilen entfernt IIC bestimmte Steuer-/Offsetinformationen an der Kopfzeile und erzeugt separate Zeilen je Steueranteil. Dadurch kann die Steuerlogik im Rechnungsbuch korrekt abgebildet werden.

Statusänderungen

Die Verarbeitung verändert den Status der Rechnung.

Zeitpunkt	Statuswirkung
Validierung erfolgreich	Kopf, Positionen und Steuerzeilen werden auf Validiert gesetzt
Journal erfolgreich erstellt	Rechnungskopf wird auf Übertragen gesetzt
Journalzeile erfolgreich erstellt	betroffene Rechnungsposition wird auf Übertragen gesetzt
Validierung oder Journalanlage fehlgeschlagen	betroffene Datensätze werden auf Fehler gesetzt

Bei Erfolg schreibt IIC am Rechnungskopf zusätzlich:

• Verarbeitungsdatum / -uhrzeit.
• Journalnummer.
• Journalzeilennummer der Kopfzeile, sofern vorhanden.

Ergebnis- und Abschlussmeldung

Am Ende erzeugt IIC eine Zusammenfassung.

Die Meldung enthält:

• Anzahl verarbeiteter Kreditorenrechnungen.
• Anzahl erfolgreich angelegter Rechnungen.
• Anzahl erzeugter Journalpositionen.
• Startzeitpunkt.
• Endzeitpunkt.

Die Meldungsart hängt vom Ergebnis ab:

Ergebnis	Meldungstyp
alle Rechnungen erfolgreich	Information
einige Rechnungen erfolgreich, einige fehlerhaft	Warnung
keine Rechnung erfolgreich	Fehler

Bei Verarbeitung aus einer einzelnen Rechnung heraus zeigt IIC zusätzlich pro Rechnung eine Erfolgs- oder Fehlermeldung.

Wichtige IIC-Parameter

Die Verarbeitung hängt stark von den IIC-Parametern ab.

Parameter	Wirkung
Journalname Rechnungserfassung	Journalname für Rechnungen vom Typ Rechnungserfassung
Journalname Rechnungsbuch	Journalname für Rechnungen vom Typ Rechnungsbuch
Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen	mehrere Rechnungen desselben Zieltyps können in einem gemeinsamen Journal landen
Rechnungszeilen aggregieren	Positionen werden vor der Journalanlage zusammengefasst
Buchungstexte für aggregierte Positionen	steuert, welcher Text bei aggregierten Zeilen verwendet wird
0-Rechnungszeilen ausschließen	für Rechnungserfassung: Zeilen mit Betrag 0 können ausgeschlossen werden
Automatisches Verschieben des Buchungsdatums in eine offene Periode	verschiebt das Buchungsdatum bei geschlossener Periode auf die nächste offene Periode
Workflow Rechnungsgenehmigung	kann Verarbeitung blockieren, bis die Rechnung genehmigt ist

Änderungen an diesen Parametern solltest du nicht direkt mit großen Massenläufen testen. Verarbeite zuerst wenige repräsentative Rechnungen.

Gemeinsames Journal

Wenn Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen aktiv ist, kann IIC mehrere Rechnungen in dasselbe Journal schreiben.

Technisch merkt sich der Verarbeitungslauf das bereits erzeugte Journal je Rechnungstyp:

• ein Journal für Rechnungserfassung.
• ein Journal für Rechnungsbuch.

Sobald die nächste Rechnung desselben Typs verarbeitet wird, kann IIC das bereits angelegte Journal weiterverwenden.

Das ist hilfreich für Sammelläufe, erhöht aber die Bedeutung einer sauberen Auswahl. Ein falsch gefilterter Lauf kann viele Rechnungen in dasselbe Journal schreiben.

Buchungsdatum und offene Perioden

Wenn Automatisches Verschieben des Buchungsdatums in eine offene Periode aktiv ist, prüft IIC das Buchungsdatum gegen den Hauptbuchkalender.

Wenn die Periode geschlossen ist, sucht IIC die nächste offene Periode und nutzt deren Startdatum. Wird keine offene Periode gefunden, bleibt das ursprüngliche Datum erhalten.

Wichtig: Innerhalb eines Verarbeitungskontexts wird das verschobene Datum wiederverwendet. Prüfe daher vor Massenläufen, ob die gewählte Periode offen ist oder ob eine automatische Verschiebung erwartet wird.

Workflow-Abhängigkeit

Wenn der IIC-Rechnungsworkflow aktiv ist und eine Rechnung workflowpflichtig ist, darf sie nur verarbeitet werden, wenn der Workflowstatus Genehmigt ist.

Ist der Status nicht genehmigt, entsteht eine Fehlermeldung sinngemäß:

Die Kreditorenrechnung kann nicht verarbeitet werden: Workflow Status = …

In diesem Fall musst du erst den Workflow abschließen oder die Workfloweinstellungen prüfen.

Steuerdifferenzen

Während der Journalerstellung erkennt IIC Steuerdifferenzen zwischen importierten Steuerzeilen und berechneten Positionssteuerbeträgen.

Wenn Differenzen vorhanden sind, speichert IIC sie nach Steuerprozentsatz und korrigiert die Steuer auf der betragsmäßig größten passenden Journalzeile. Dadurch werden Rundungs- und Steuerdifferenzen gezielt behandelt, statt zufällig auf eine Zeile zu fallen.

Prüfe bei Steuerdifferenzen zusätzlich:

• Mehrwertsteuerinformationen.
• Steuerzeilen der Rechnung.
• Artikel-Mehrwertsteuergruppen.
• Rundungsdifferenzen zwischen Rechnung und Positionen.

Sicherheit und Berechtigungen

Die Aufgabe wird über den Action-Menüpunkt IICProcessInvoice gestartet. Dafür gibt es eigene Berechtigungen.

In den IIC-Rollen ist die Pflegeberechtigung u. a. für:

• IIC-Kreditorenbuchhalter.
• IIC-Administratoren.

Da die Aufgabe Journale anlegen und viele Datensätze ändern kann, sollte der Zugriff bewusst vergeben werden.

Häufige Fehlerbilder

Keine Rechnung wurde erfolgreich verarbeitet

Prüfe:

• Waren überhaupt Rechnungen in der Abfrageauswahl?
• Sind die Filter zu eng gesetzt?
• Haben alle Rechnungen ungültige Stammdaten oder Kontierungen?
• Fehlen Journalnamen in den IIC-Parametern?
• Blockiert der Workflow die Verarbeitung?

Rechnung landet im Status Fehler

Öffne die Rechnung in Kreditorenrechnungen und prüfe:

• Fehlermeldung am Kopf.
• Fehlermeldungen an Positionen.
• Fehlermeldungen an Steuerzeilen.
• Kreditor, Hauptkonto, Finanzdimensionen und Steuerdaten.

Journalnummer wird nicht gesetzt

Wenn keine Journalnummer entsteht, ist die Journalerstellung fehlgeschlagen.

Prüfe:

• Journalname für den Rechnungstyp.
• Berechtigungen zum Anlegen des Dynamics-Journals.
• Konten und Dimensionen.
• Buchungsperiode.
• Steuergruppen und Artikel-Mehrwertsteuergruppen.

Zu viele Rechnungen wurden ausgewählt

Wenn der Filter zu breit ist, kann der Lauf mehr Rechnungen verarbeiten als beabsichtigt.

Vor dem Start immer prüfen:

• Statusfilter.
• Mandant.
• Rechnungstyp.
• Kreditor.
• Datum.
• Import-ID-Bereich.

Rechnungen landen gemeinsam in einem Journal

Das ist erwartetes Verhalten, wenn Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen aktiv ist.

Wenn das fachlich nicht gewünscht ist, prüfe die IIC-Parameter vor dem nächsten Lauf.

Workflow blockiert die Verarbeitung

Wenn Workflowgenehmigung aktiv ist, dürfen workflowpflichtige Rechnungen erst nach Genehmigung verarbeitet werden.

Prüfe:

• Workflowstatus der Rechnung.
• ob der Workflow überhaupt gestartet wurde.
• ob die Rechnung beim richtigen Genehmiger liegt.
• ob automatische Workflowübermittlung passend eingerichtet ist.

Empfohlene Arbeitsweise

1. Öffne zuerst den Arbeitsbereich oder die Liste Kreditorenrechnungen.
2. Prüfe, welche Rechnungen verarbeitet werden sollen.
3. Behebe erkennbare Fehler an Kreditoren, Kontierung, Steuerdaten und Workflow.
4. Öffne Periodische Aufgaben > Kreditorenrechnungen verarbeiten.
5. Setze die Abfrage bewusst, z. B. Status, Rechnungstyp, Datum oder Kreditor.
6. Prüfe die erwartete Anzahl der Datensätze.
7. Starte den Lauf.
8. Lies die Abschlussmeldung.
9. Prüfe Stichproben im erzeugten Journal.
10. Bearbeite fehlerhafte Rechnungen einzeln und starte danach nur für diese Rechnungen erneut.

Abgrenzung zu verwandten Funktionen

Funktion	Wann nutzen
Kreditorenrechnungen verarbeiten	Journale aus IIC-Rechnungen erstellen
Kreditorenrechnungen > Button verarbeiten	einzelne oder markierte Rechnungen direkt aus der Liste verarbeiten
Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen	Hauptkonto-/Kontierungslisten und Zuordnungen neu ableiten
Rechnung zurücksetzen	Kontierung einer Rechnung zurücksetzen
Status zurücksetzen	Status einer Rechnung nach Korrektur zurücksetzen

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungen für Einzelverarbeitung, Fehler und Detailprüfung.
• Prozess: Rechnung übertragen und Journal prüfen für den fachlichen Übertragungsablauf.
• Rechnungserfassung für das erzeugte Rechnungserfassungsjournal.
• Rechnungsbuch für den Purchase-Ledger-Prozess.
• Einstellungen für Journalnamen, Aggregation, Workflow und Massenlaufparameter.
• Fehleranalyse und Nachverfolgung für systematische Fehlerprüfung.