Rechnungsbuch

Zweck des Rechnungsbuchs

Das Rechnungsbuch ist ein Dynamics-Journalbereich für Kreditorenrechnungen. IIC kann geprüfte Kreditorenrechnungen in dieses Journal übertragen, wenn der Rechnungstyp der IIC-Rechnung auf Rechnungsbuch steht.

Für Anwender ist wichtig: Das Rechnungsbuch ist nicht die Import- oder Korrekturmaske. Die fachliche Prüfung, Fehlerkorrektur und Übertragung findet in Kreditorenrechnungen statt. Das Rechnungsbuch zeigt anschließend das Ergebnis der IIC-Verarbeitung im Dynamics-Journal.

Einordnung im Prozess

Der typische Ablauf:

1. Die Rechnung wird in IIC importiert.
2. Die Rechnung wird in Kreditorenrechnungen geprüft und korrigiert.
3. Bei Übertragen validiert IIC Kopf, Positionen, Steuerzeilen und Workflow.
4. Wenn der Rechnungstyp Rechnungsbuch ist, erzeugt IIC ein Rechnungsbuchjournal.
5. Die IIC-Rechnung erhält den Status Übertragen.
6. IIC speichert Journalnummer und relevante Journalzeile am Rechnungskopf.
7. Im Rechnungsbuch prüfst du das erzeugte Journal und führst den weiteren Dynamics-Standardprozess aus.

Das Rechnungsbuch ist damit ein Zielbereich nach erfolgreicher IIC-Verarbeitung.

Wo du die Seite findest

Du findest das Rechnungsbuch unter IIC > Rechnungen > Rechnungsbuch.

Technisch öffnet der Menüpunkt den Dynamics-Journalbereich für den Journaltyp Rechnungsbuch. IIC filtert die Ansicht auf:

• ungebuchte Journale.
• den Rechnungsbuch-Journalnamen, der in den IIC-Parametern hinterlegt ist.

Dadurch siehst du in diesem Menüpunkt gezielt die ungebuchten Rechnungsbuchjournale, die zum IIC-Rechnungsbuchprozess gehören.

Abgrenzung zur Rechnungserfassung

Rechnungserfassung und Rechnungsbuch sind beide Dynamics-Journalkontexte, werden aber von IIC unterschiedlich erzeugt.

Bereich	Typischer IIC-Aufbau
Rechnungserfassung	Kreditorenzeile plus Gegenpositionen aus den importierten IIC-Positionen; optional aggregiert
Rechnungsbuch	Kreditorenzeile aus dem Rechnungskopf; bei mehreren Steuerzeilen zusätzliche Split-Zeilen über das Kreditoren-Buchungsprofil

Wenn eine Rechnung nicht im erwarteten Bereich landet, prüfe zuerst den Rechnungstyp in der IIC-Rechnung und danach die IIC-Parameter für Journalnamen.

Was IIC beim Übertragen erzeugt

Beim Übertragen einer Rechnung mit Rechnungstyp Rechnungsbuch erstellt IIC ein Purchase-Ledger-Journal.

Journalheader

Der Journalheader wird mit dem in den IIC-Parametern gepflegten Journalnamen Rechnungsbuch erzeugt.

Wichtige Auswirkungen:

• Der Journaltyp ist Rechnungsbuch.
• Der Journalname steuert Dynamics-Standardwerte, Nummern und Vorgaben.
• Die Journalnummer wird am IIC-Rechnungskopf gespeichert.
• Die Ansicht IIC > Rechnungen > Rechnungsbuch zeigt nur ungebuchte Journale mit diesem Journalnamen.
• Wenn die Option Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen für das Rechnungsbuch aktiv ist, kann IIC mehrere Rechnungen in einem Sammeljournal verarbeiten.

Wenn der Journalname für das Rechnungsbuch nicht korrekt gepflegt ist, kann die Journalerstellung fehlschlagen oder das Journal erscheint nicht an der erwarteten Stelle.

Kreditorenzeile aus dem Rechnungskopf

IIC erstellt zunächst eine Journalzeile aus dem IIC-Rechnungskopf.

Typische Inhalte:

Journalfeld	Herkunft aus IIC
Kontoart	Kreditor
Konto	Kreditor aus Kreditor Import
Währung	Währung aus dem Rechnungskopf
Buchungsdatum	Buchungsdatum aus dem Rechnungskopf, ggf. automatisch auf eine offene Periode verschoben
Beleg-/Dokumentdatum	Rechnungsdatum
Text	Rechnungstext
Rechnung	Rechnungsnummer
Dokumentnummer	Dokumentnummer aus IIC
Habenbetrag	Rechnungsbetrag
Artikel-Mehrwertsteuergruppe	aus den IIC-Steuerinformationen, wenn eindeutig ableitbar
Wechselkurs	Wechselkurs aus dem Rechnungskopf
Skontodatum / Skontobetrag	aus den berechneten Skontoinformationen
Fälligkeit	Fälligkeit aus dem Rechnungskopf
Genehmiger	Genehmiger aus den IIC-Parametern für das Rechnungsbuch

Diese Zeile ist die Hauptzeile der Rechnung im Rechnungsbuch.

Verhalten bei einer Steuerzeile

Wenn die Rechnung nur eine Steuerzeile hat oder die Steuerinformationen eindeutig sind, arbeitet IIC im Rechnungsbuch mit der Kopfzeile und den daraus ableitbaren Steuerinformationen.

Prüfe in diesem Fall besonders:

• ob die Artikel-Mehrwertsteuergruppe korrekt gesetzt wurde.
• ob der Steuerbetrag zur Rechnung passt.
• ob Dynamics über Journalname, Konto und Buchungsprofil die erwartete Gegenkontierung ermittelt.

Verhalten bei mehreren Steuerzeilen

Wenn eine IIC-Rechnung mehrere Steuerzeilen enthält, erzeugt IIC zusätzliche Split-Zeilen.

Der Ablauf ist:

1. IIC erstellt zuerst die Kreditorenzeile aus dem Rechnungskopf.
2. IIC entfernt an dieser Kopfzeile die Offset-/Steuerinformationen, damit der Beleg sauber mit mehreren Steueranteilen verarbeitet werden kann.
3. IIC ermittelt das Sachkonto aus dem Einkaufs-/Kreditoren-Buchungsprofil des Kreditors.
4. Für jede IIC-Steuerzeile wird eine weitere Journalzeile erzeugt.
5. Diese Split-Zeilen erhalten Betrag, Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe aus den Steuerinformationen.
6. Steuerdifferenzen werden, wenn möglich, auf die passende Journalzeile korrigierend angewendet.

Das ist der wichtigste Unterschied zur Rechnungserfassung: Im Rechnungsbuch werden bei mehreren Steuerzeilen nicht einfach alle importierten Rechnungspositionen als einzelne Gegenpositionen erzeugt, sondern IIC arbeitet stärker mit Steuerzeilen und Dynamics-Buchungsprofilen.

Aufbau der Rechnungsbuchseite

Die Seite besteht aus Journalübersicht und Journalzeilen.

Journalübersicht

Die Journalübersicht zeigt die ungebuchten Rechnungsbuchjournale, die zum IIC-Journalnamen passen.

Wichtige Informationen:

Bereich	Bedeutung
Journalname	Journalname aus den IIC-Parametern für Rechnungsbuch
Journalnummer	Eindeutige Nummer des erzeugten Journals
Beschreibung / Name	Dynamics-Beschreibung des Journals
Gebucht	In dieser IIC-Ansicht in der Regel Nein, weil die Abfrage auf ungebuchte Journale filtert
Summen / Zeileninformationen	Standard-Dynamics-Informationen zum Journal

Wenn du ein bereits gebuchtes Journal suchst, nutze die Standard-Dynamics-Beleg- oder Journalabfragen.

Journalzeilen

In den Journalzeilen prüfst du die konkrete Verarbeitung der IIC-Rechnung.

Prüfe besonders:

• Kreditor und Kreditorenkonto.
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Buchungsdatum und Periode.
• Betrag und Währung.
• Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
• bei mehreren Steuerzeilen die Split-Zeilen.
• Gegenkonto bzw. Konto aus dem Buchungsprofil.
• Genehmiger.
• Dokumentanzeige über die IIC-Buttons.

IIC-Funktionen in den Journalzeilen

IIC erweitert die Journalzeilen des Rechnungsbuchs um zwei Dokumentfunktionen. Beide Buttons sind nur aktiv, wenn die markierte Journalzeile zu einer IIC-Rechnung gehört.

Rechnung anzeigen

Wo	Journalzeilen des Rechnungsbuchs
Zweck	Originalrechnung zur markierten Journalzeile öffnen
Wann aktiv	Die markierte Journalzeile kann einer IIC-Rechnung zugeordnet werden
Was passiert	IIC sucht über die Journalzeile den zugehörigen IIC-Rechnungskopf und öffnet das Rechnungsdokument über die IIC-Dokumentlogik
Ergebnis	Das Rechnungs-PDF bzw. Dokument wird angezeigt

Nutze diese Funktion, wenn du während der Journalprüfung direkt das Originaldokument vergleichen möchtest.

Rechnungsvorschau

Wo	Journalzeilen des Rechnungsbuchs
Zweck	Rechnungsanhänge aus der Dynamics-Dokumentverwaltung anzeigen
Wann aktiv	Die markierte Journalzeile gehört zu einer IIC-Rechnung
Was passiert	IIC sucht den zugehörigen IIC-Rechnungskopf und zeigt die dort gespeicherten Dokumentanhänge mit dem in den IIC-Parametern hinterlegten Rechnungs-Dokumenttyp
Ergebnis	Du siehst die zur IIC-Rechnung gespeicherten Dynamics-Anhänge

Rechnung anzeigen öffnet die IIC-Dokumentanzeige. Rechnungsvorschau zeigt Dynamics-Dokumentanhänge.

Nachverfolgung nach der Buchung

IIC stellt die Dokumentfunktionen nicht nur im ungebuchten Journal bereit, sondern auch in weiteren Dynamics-Kontexten, in denen die Rechnung später wiedergefunden werden kann.

Dazu gehören je nach Prozess:

• gebuchte Kreditorenrechnungsjournale.
• Kreditorentransaktionen.
• Belegtransaktionen.

Auch dort sind Rechnung anzeigen und Rechnungsvorschau nur aktiv, wenn Dynamics den Datensatz einer IIC-Rechnung zuordnen kann.

Standard-Dynamics-Funktionen

Das Rechnungsbuch bleibt ein Dynamics-Standardjournal. Je nach Rolle, Konfiguration und Dynamics-Version stehen Standardfunktionen zur Verfügung.

Neu

Legt ein neues Journal oder eine neue Journalzeile an.

Im IIC-Prozess erzeugt IIC das Journal automatisch. Manuelle Ergänzungen sollten nur erfolgen, wenn sie fachlich abgestimmt sind.

Löschen

Löscht ein Journal oder eine Journalzeile.

Bei IIC-Journalen ist Vorsicht notwendig: Die IIC-Rechnung enthält weiterhin die gespeicherte Journalreferenz. Wenn ein von IIC erzeugtes Journal gelöscht wird, muss der IIC-Status oder die Journalreferenz geprüft und gegebenenfalls zurückgesetzt werden.

Prüfen / Validieren

Prüft das Journal nach Dynamics-Regeln.

Wichtige Prüfpunkte:

• Ist der Kreditor gültig?
• Ist das Buchungsdatum in einer offenen Periode?
• Sind Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe gültig?
• Kann Dynamics das erforderliche Gegenkonto aus Journal, Buchungsprofil oder Kontierung ableiten?
• Stimmen Betrag, Währung und Steuerlogik?

Buchen

Bucht das Rechnungsbuchjournal im Dynamics-Standardprozess.

Vor dem Buchen sollte klar sein:

• Die IIC-Rechnung wurde vollständig geprüft.
• Die Journalzeilen stimmen mit Rechnung und Steuerinformationen überein.
• Mehrere Steuerzeilen wurden korrekt gesplittet.
• Genehmigungs- und Prüfanforderungen sind erfüllt.

Nach der Buchung ist das Journal nicht mehr in der IIC-gefilterten Liste ungebuchter Rechnungsbuchjournale sichtbar.

Zeilen

Öffnet die Journalzeilen des markierten Journals.

Für IIC ist diese Funktion besonders wichtig, weil hier die erzeugte Kreditorenzeile, eventuelle Split-Zeilen und Dokumentbuttons sichtbar sind.

Parameter, die das Ergebnis beeinflussen

Mehrere IIC-Parameter steuern, wie das Rechnungsbuch erstellt wird.

Parameter	Wirkung
Journalname Rechnungsbuch	Bestimmt, welches Rechnungsbuchjournal IIC erzeugt und welche Journale in der IIC-Ansicht erscheinen
Kreditorenrechnung in ein Journal zusammenfassen	Steuert, ob mehrere IIC-Rechnungen in einem Sammeljournal landen können
Genehmiger Rechnungsbuch	Wird als Genehmiger auf Journalzeilen verwendet
Automatische Workflow-Übermittlung - Rechnungsbuch	Steuert, ob IIC-Rechnungen mit Rechnungstyp Rechnungsbuch automatisch in den IIC-Workflow übermittelt werden
Automatisches Verschieben des Buchungsdatums in eine offene Periode	Kann das Buchungsdatum bei geschlossener Periode auf die nächste offene Periode verschieben
Dokumenttyp Rechnung	Steuert, welche Dynamics-Dokumentanhänge in der Rechnungsvorschau angezeigt werden
Dokumentenanzeige in DMS System	Beeinflusst, wie das Originaldokument über die IIC-Dokumentanzeige geöffnet wird

Wenn das Rechnungsbuch anders aussieht als erwartet, prüfe zuerst diese Parameter und den Rechnungstyp der IIC-Rechnung.

Prüfung nach der Übertragung

Nach dem Öffnen des Rechnungsbuchs solltest du folgende Punkte kontrollieren:

1. Stimmt die Journalnummer mit der Journalnummer am IIC-Rechnungskopf überein?
2. Ist der Journalname der erwartete Rechnungsbuch-Journalname?
3. Ist die Kreditorenzeile vorhanden?
4. Stimmen Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit?
5. Stimmen Rechnungsbetrag und Währung?
6. Wurde das Buchungsdatum ggf. korrekt auf eine offene Periode verschoben?
7. Stimmen Steuergruppe und Artikel-Mehrwertsteuergruppe?
8. Gibt es bei mehreren Steuerzeilen die erwarteten Split-Zeilen?
9. Ist das Gegenkonto aus dem Buchungsprofil plausibel?
10. Ist der Genehmiger korrekt gesetzt?
11. Lassen sich Rechnung anzeigen und Rechnungsvorschau öffnen?

Verhältnis zum IIC-Status

Nach erfolgreicher Journalerstellung setzt IIC die Rechnung auf Übertragen. Zusätzlich speichert IIC:

• Journalnummer am IIC-Rechnungskopf.
• Journalzeilennummer am IIC-Rechnungskopf.
• Journalreferenz an der relevanten IIC-Position.

Diese Referenzen ermöglichen den Sprung aus der IIC-Rechnung in das Rechnungsbuch und die spätere Zuordnung für Dokumentanzeige und Nachverfolgung.

Häufige Fehlerbilder

Die Rechnung erscheint nicht im Rechnungsbuch

Mögliche Ursachen:

• Die IIC-Rechnung wurde noch nicht erfolgreich übertragen.
• Der Rechnungstyp ist nicht Rechnungsbuch.
• Das Journal wurde bereits gebucht und ist nicht mehr in der ungebuchten IIC-Ansicht sichtbar.
• Der Rechnungsbuch-Journalname in den IIC-Parametern passt nicht.
• Die Übertragung ist mit Fehler abgebrochen.

Erfassung öffnen führt nicht ins Rechnungsbuch

Der Button Erfassung öffnen in der IIC-Rechnung öffnet je nach Rechnungstyp unterschiedliche Zielbereiche. Wenn eine Rechnung in die Rechnungserfassung statt ins Rechnungsbuch springt, prüfe den Rechnungstyp am IIC-Rechnungskopf.

Das Journal hat keine erwarteten Split-Zeilen

Mögliche Ursachen:

• Die Rechnung hat nur eine Steuerzeile.
• Die Steuerzeilen wurden im IIC-Import nicht korrekt erkannt.
• Die Steuerdaten wurden vor der Übertragung korrigiert oder zusammengeführt.
• Die Buchungsprofil- oder Steuerkonfiguration führt zu einer anderen Standard-Dynamics-Darstellung.

Split-Zeilen können nicht erzeugt werden

Prüfe besonders das Kreditoren-Buchungsprofil. Für mehrere Steuerzeilen versucht IIC, ein passendes Sachkonto aus dem Einkaufs-/Kreditoren-Buchungsprofil des Kreditors zu verwenden. Fehlt diese Kontierung, kann die Journalerstellung fehlschlagen.

Rechnung anzeigen ist ausgegraut

Die markierte Journalzeile ist keiner IIC-Rechnung zugeordnet oder die Zuordnung kann nicht ermittelt werden. Markiere eine von IIC erzeugte Rechnungsbuchzeile.

Rechnungsvorschau zeigt kein Dokument

Mögliche Ursachen:

• Es gibt keinen Dynamics-Dokumentanhang zur IIC-Rechnung.
• Der Dokumenttyp Rechnung ist in den IIC-Parametern nicht korrekt gepflegt.
• Das Dokument liegt nur im externen DMS und nicht als Dynamics-Anhang vor.

Betrag oder Steuer passt nicht

Prüfe zuerst die IIC-Rechnung:

• Steuerzeilen.
• Steuerprozentsätze.
• Mehrwertsteuerkategorie.
• Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
• Steuerbetrag Differenz.
• Rechnungstyp und Buchungsprofil.

Danach prüfst du das erzeugte Rechnungsbuchjournal.

Empfohlene Arbeitsweise

1. Öffne die IIC-Rechnung in Kreditorenrechnungen.
2. Prüfe, dass der Rechnungstyp Rechnungsbuch ist.
3. Übertrage die Rechnung.
4. Öffne das erzeugte Journal über Erfassung öffnen.
5. Prüfe Journalnummer, Journalname und Journalzeilen.
6. Vergleiche die Beträge und Steuerzeilen mit dem Originaldokument.
7. Nutze Rechnung anzeigen für die direkte Dokumentprüfung.
8. Nutze Rechnungsvorschau, wenn Anhänge in Dynamics gespeichert werden.
9. Führe die Dynamics-Standardprüfung durch.
10. Buche das Journal erst nach abgeschlossener fachlicher Prüfung.

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungen für die IIC-Bearbeitungsmaske vor der Übertragung.
• Rechnungserfassung für den alternativen Zieljournalbereich.
• Rechnung übertragen und Journal prüfen für den Ende-zu-Ende-Prozess.
• Workflow und Freigabe für die IIC-Genehmigungslogik.
• Einstellungen für Journalnamen, Dokumentanzeige, Workflow- und Buchungsparameter.