Prozess: Workflow und Freigabe
Wie Workflow-Status, Genehmigung und Verarbeitung von IIC-Kreditorenrechnungen in Dynamics 365 F&O zusammenspielen.
Ziel des Prozesses
Workflow stellt sicher, dass Rechnungen vor der weiteren Verarbeitung freigegeben werden. Wenn der IIC-Workflow aktiv ist, beeinflusst der Workflow-Status direkt, ob eine Rechnung übertragen werden darf.
Die fachliche Genehmigung erfolgt über Rechnungsgenehmigung bzw. die Dynamics-Workflow-Arbeitsliste. Die Einrichtung steht unter Intelligent Invoice Capture Workflows, die Aktivierung unter Intelligent Invoice Capture Parameter.
Wann Workflow relevant ist
Workflow ist relevant, wenn:
- Workflow in den IIC-Parametern aktiviert ist.
- die Rechnung workflowpflichtig ist.
- eine Freigabe vor der Übertragung vorgesehen ist.
- ein Genehmiger die Rechnung prüfen oder zurückweisen muss.
Die technische Einrichtung findest du unter Intelligent Invoice Capture Workflows. Die Aktivierung und automatische Übermittlung werden in den Intelligent Invoice Capture Parametern gesteuert.
Beteiligte Seiten
| Seite | Zweck im Workflowprozess |
|---|---|
| Kreditorenrechnungen | Rechnung prüfen, Workflowstatus sehen, Verarbeitung starten oder blockierte Rechnungen erkennen |
| Rechnungsgenehmigung | Rechnungen im Genehmigungskontext prüfen und Workflowaktionen ausführen |
| Intelligent Invoice Capture Workflows | Workflowtyp, Genehmigungsschritte und Konfiguration verwalten |
| Intelligent Invoice Capture Parameter | Workflow aktivieren und automatische Übermittlung steuern |
Typische Status
Die IIC-Workflowstatus basieren auf dem Dynamics-Workflowstatus der Rechnung.
Nicht übermittelt
Die Rechnung wurde noch nicht in den Workflow gesendet.
Übermittelt
Die Rechnung wartet auf Bearbeitung oder Genehmigung.
Genehmigt
Die Rechnung darf weiterverarbeitet werden, wenn auch die fachlichen Validierungen erfolgreich sind.
Abgelehnt
Die Rechnung muss korrigiert und je nach Prozess erneut eingereicht werden.
Storniert oder geschlossen
Der Workflow ist beendet oder nicht mehr aktiv für die weitere Verarbeitung.
Typischer Ablauf
- Eine Rechnung wird importiert oder manuell hochgeladen.
- IIC prüft, ob Workflow aktiviert und für den Prozess relevant ist.
- Die Rechnung wird manuell oder automatisch in den Workflow übermittelt.
- Genehmiger öffnen die Rechnung über Rechnungsgenehmigung oder die Arbeitsliste.
- Genehmiger prüfen Beleg, Beträge, Kreditor, Kontierung und ggf. Kommentare.
- Die Rechnung wird genehmigt, abgelehnt oder anderweitig abgeschlossen.
- Nur wenn Workflow und fachliche Validierung passen, kann die Rechnung übertragen werden.
Einfluss auf Übertragung
Eine fachlich korrekte Rechnung kann trotzdem blockiert sein, wenn der Workflow nicht genehmigt ist. In der Maske Kreditorenrechnungen kann dadurch eine Verarbeitung oder Aktion nicht verfügbar sein.
Voraussetzung
Prüfe vor dem Übertragen immer, ob Workflow aktiv ist und ob der aktuelle Workflow-Status die Verarbeitung erlaubt.
Der nächste fachliche Schritt nach einer erfolgreichen Genehmigung ist Rechnung übertragen und Journal prüfen.
Abgelehnte Rechnungen
Wenn eine Rechnung abgelehnt wurde:
- Prüfe den Ablehnungsgrund.
- Öffne die Rechnung in Kreditorenrechnungen.
- Korrigiere nur fachlich geklärte Werte.
- Prüfe bei Kontierungs-, Steuer- oder Stammdatenfehlern die passenden Detailseiten.
- Reiche die Rechnung erneut ein, wenn der Prozess dies vorsieht.
Für die fachliche Korrektur nutze Rechnung prüfen und korrigieren.
Häufige Ursachen für blockierte Verarbeitung
| Ursache | Prüfen in |
|---|---|
| Workflow nicht übermittelt | Kreditorenrechnungen, Rechnungsgenehmigung |
| Workflow wartet auf Genehmiger | Rechnungsgenehmigung, Dynamics-Arbeitsliste |
| Workflow abgelehnt | Ablehnungsnotiz, Rechnungskorrektur und erneute Einreichung |
| Workflowkonfiguration fehlt oder ist inaktiv | Intelligent Invoice Capture Workflows |
| Workflow ist nicht wie erwartet aktiv | Intelligent Invoice Capture Parameter |
Gute Arbeitsweise
Genehmiger prüfen fachliche Richtigkeit, Anhänge, Beträge und Kontierung. Fachanwender korrigieren abgelehnte Rechnungen und reichen sie erneut ein, wenn der Prozess dies vorsieht.
Ändere Workflowkonfigurationen nicht während laufender Tests ohne Abstimmung. Prüfe nach Änderungen zuerst wenige Beispielrechnungen, bevor Massenverarbeitung gestartet wird.
Weiterführende Seiten
- Rechnungsgenehmigung für die Genehmigungsmaske und Workflowaktionen.
- Intelligent Invoice Capture Workflows für Workflowkonfiguration, Typen und Berechtigungen.
- Intelligent Invoice Capture Parameter für Workflow-Aktivierung und automatische Übermittlung.
- Kreditorenrechnungen für Rechnungskontext und Übertragung.
- Fehleranalyse und Nachverfolgung für blockierte oder fehlerhafte Workflows.