Prozess: Rechnung prüfen und korrigieren
Ablauf zur fachlichen Prüfung und Korrektur einer IIC-Kreditorenrechnung in Dynamics 365 F&O.
Ziel des Prozesses
Dieser Prozess hilft dir, eine importierte Kreditorenrechnung so zu prüfen und zu korrigieren, dass sie später übertragen werden kann.
Die eigentliche Bearbeitung erfolgt in der Maske Kreditorenrechnungen. Je nach Fehlerursache können zusätzlich Kreditoren, Hauptbuchdaten, Mehrwertsteuerinformationen oder Einstellungen relevant sein.
Dieser Guide ist die Ablaufansicht. Die verlinkten Seitendokumentationen erklären die einzelnen Masken, Buttons und Felder im Detail.
Wo du startest
| Einstieg | Wann nutzen |
|---|---|
| Arbeitsbereich Kreditorenrechnungsverarbeitung | Überblick über neue, fehlerhafte, workflowpflichtige und verarbeitete Rechnungen |
| Kreditorenrechnungen | Detailprüfung einer konkreten Rechnung, Korrektur, Validierung und Übertragung |
| Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen | Nachverfolgung wiederkehrender oder technischer Fehler |
Empfohlene Prüfreihenfolge
- Öffne die Rechnung aus dem Arbeitsbereich oder der Liste Kreditorenrechnungen.
- Prüfe den Rechnungskopf: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Buchungsdatum, Währung, Betrag, Rechnungstyp und Status.
- Prüfe bei aktivem Workflow den Workflow-Status und die Genehmigungssituation.
- Prüfe die Positionen: Kontoart, Konto, Finanzdimensionen, Betrag, Steuerprozentsatz und Mehrwertsteuerkategorie.
- Prüfe Steuerzeilen: Netto-/Steuer-/Bruttobetrag, Steuerprozentsatz, Mehrwertsteuerkategorie und ermittelte Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
- Prüfe KI-Hinweise, Fehlermeldungen und bei Bedarf das Fehlerprotokoll.
- Entscheide, ob die einzelne Rechnung korrigiert werden muss oder ob Stammdaten bzw. Einstellungen die Ursache sind.
- Starte danach Validieren, Rechnung zurücksetzen, Status zurücksetzen oder Übertragen nur passend zur Ursache.
Prüfung am Rechnungskopf
Prüfe zuerst die Daten, die den weiteren Prozess steuern:
- Kreditor: Ist der importierte Kreditor vorhanden und eindeutig? Details stehen unter Kreditoren > Alle Kreditoren.
- Rechnungstyp: Er entscheidet, ob IIC später in Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch überträgt.
- Rechnungs- und Buchungsdatum: Sie beeinflussen Steuerermittlung, Periodenprüfung und Journalerstellung.
- Workflow-Status: Wenn Workflow aktiv ist, muss die Rechnung workflowseitig verarbeitbar sein. Siehe Workflow und Freigabe.
Prüfung der Kontierung
Bei Positionsfehlern prüfe:
- Ist ein Konto vorhanden?
- Ist das Sachkonto für IIC-Rechnungen zulässig?
- Sind Finanzdimensionen vollständig und gültig?
- Passt die Kontostruktur zur Kombination aus Hauptkonto und Dimensionen?
Hilfreiche Detailseiten:
- Konten für Kreditorenrechnungen für die IIC-Kontenliste und Validierung.
- Hauptkonten für Standard-Dynamics-Hauptkonten.
- Finanzdimensionen für Dimensionen und Werte.
- Kontostrukturen konfigurieren für gültige Kombinationen.
- Sachkonto für zusammengesetzte Sachkonten.
Wenn Stammdaten oder Parameter geändert wurden, kann Rechnung zurücksetzen in Kreditorenrechnungen sinnvoll sein, damit IIC Kontierung und importierte Dimensionen erneut ableitet.
Prüfung der Steuerdaten
Bei Steuerfehlern prüfe nicht nur den Steuerbetrag. IIC validiert auch, ob eine eindeutige Artikel-Mehrwertsteuergruppe ermittelt werden kann.
Relevante Informationen:
- Mehrwertsteuergruppe des Kreditors.
- Steuerprozentsatz der Position oder Steuerzeile.
- Rechnungsdatum als Referenz für Gültigkeitszeiträume.
- Mehrwertsteuerkategorie aus dem Import.
- Mapping zwischen Artikel-Mehrwertsteuergruppe und Mehrwertsteuerkategorie.
Nutze dafür:
- Mehrwertsteuerinformationen zur Analyse gültiger Steuerkombinationen.
- Mapping Artikel-Mehrwertsteuergruppe - Mehrwertsteuerkategorie zur Pflege der IIC-Zuordnung.
Wenn IIC mehrere passende Steuerkombinationen findet, wird bewusst keine Artikel-Mehrwertsteuergruppe gesetzt. Dann muss das Mapping oder die Standard-Steuereinrichtung eindeutiger werden.
Prüfung von KI-Hinweisen und Fehlern
Nutze KI-Datensatznotizen, wenn Hinweise aus Import, Extraktion oder KI-Bewertung nachvollzogen werden müssen.
Nutze Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen, wenn:
- der Fehler nicht nur an einer einzelnen Rechnung sichtbar ist.
- mehrere Rechnungen denselben Fehler haben.
- eine Aktion technisch fehlgeschlagen ist.
- ein Supportfall vorbereitet werden soll.
Typische Korrekturen
Häufige Korrekturpunkte sind:
- falscher oder fehlender Kreditor.
- fehlendes Sachkonto.
- ungültige Finanzdimension.
- unplausibler Steuerbetrag.
- fehlende oder mehrdeutige Artikel-Mehrwertsteuergruppe.
- nicht freigegebener Workflow.
- abweichende Stammdaten zwischen Import und Dynamics.
- unpassende IIC-Parameter, z. B. Journalname, Workflow-Aktivierung oder Kontenausschluss.
Wann Stammdaten statt Rechnung korrigieren?
Wenn derselbe Fehler bei mehreren Rechnungen auftritt, ist meist nicht die einzelne Rechnung das Problem.
Prüfe dann:
- Kreditorenstammdaten.
- Konten für Kreditorenrechnungen.
- Mapping Artikel-Mehrwertsteuergruppe - Mehrwertsteuerkategorie.
- Intelligent Invoice Capture Parameter.
- Standard-Hauptbuch- und Steuerkonfiguration.
Hinweis
Korrigiere wiederkehrende Ursachen möglichst in Stammdaten oder Einstellungen. Einzelkorrekturen helfen kurzfristig, lösen aber keine systematische Ursache.
Nächster Schritt
Wenn die Rechnung fachlich korrekt ist, prüfe Workflow und starte anschließend Rechnung übertragen und Journal prüfen.
Weiterführende Seiten
- Kreditorenrechnungen für Buttons, Felder und Detailprüfung.
- Workflow und Freigabe für genehmigungspflichtige Rechnungen.
- Fehleranalyse und Nachverfolgung für systematische Fehlerprüfung.
- Kreditorenrechnungen verarbeiten für Massenverarbeitung nach der Korrektur.