Prozess: Fehleranalyse und Nachverfolgung
Wie Anwender und Key User Fehler bei IIC-Kreditorenrechnungen in Dynamics 365 F&O finden, einordnen und nachverfolgen.
Ziel des Prozesses
Dieser Guide hilft, Fehler bei IIC-Kreditorenrechnungen systematisch einzuordnen. Ziel ist, die Ursache zu finden und zu entscheiden, ob eine Rechnung korrigiert, Stammdaten angepasst oder ein technisches Problem weitergegeben werden muss.
Der Guide verweist bewusst auf Detailseiten. Dort sind die jeweiligen Masken, Buttons, Felder und technischen Hintergründe ausführlich erklärt.
Wo Fehler sichtbar werden
Fehler können an mehreren Stellen sichtbar sein:
- am Rechnungskopf in Kreditorenrechnungen.
- an einzelnen Rechnungspositionen.
- an Steuerzeilen.
- im Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen.
- in KI-Datensatznotizen.
- im erzeugten oder fehlgeschlagenen Journal.
- im Arbeitsbereich Kreditorenrechnungsverarbeitung über Kacheln und Listen.
Typische Fehlerklassen
Stammdatenfehler
Der Kreditor fehlt, ist nicht eindeutig oder enthält unpassende Steuer-, Zahlungs-, Bank- oder Adressinformationen.
Prüfe:
- Kreditorenrechnungen für importierte Kreditorendaten und Fehler am Rechnungskopf.
- Kreditoren > Alle Kreditoren für Stammdaten, Steuergruppe, Zahlungsbedingungen und Bankdaten.
- Intelligent Invoice Capture Parameter für Kreditor- und Länder-/Regionsmapping.
Kontierungsfehler
Sachkonto, Finanzdimension oder Kontostruktur sind ungültig oder unvollständig.
Prüfe:
- Konten für Kreditorenrechnungen für die IIC-Liste zulässiger Hauptkonten.
- Hauptkonten für Standard-Hauptkonten.
- Finanzdimensionen für Dimensionen und Dimensionswerte.
- Kontostrukturen konfigurieren für zulässige Konto-/Dimensionskombinationen.
- Sachkonto für die vollständige Kontierung.
Wenn viele Rechnungen betroffen sind, prüfe zusätzlich Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
Steuerfehler
Steuerprozentsatz, Steuerbetrag, Steuerartikelgruppe oder Mehrwertsteuerkategorie passen nicht zusammen.
Prüfe:
- Mehrwertsteuerinformationen für Steuergruppen, Steuercodes, Artikel-Mehrwertsteuergruppen und Gültigkeitszeiträume.
- Mapping Artikel-Mehrwertsteuergruppe - Mehrwertsteuerkategorie für die IIC-Zuordnung importierter Kategorien.
- Kreditoren für die Mehrwertsteuergruppe des Kreditors.
IIC akzeptiert bei der Artikel-Mehrwertsteuergruppe nur eindeutige Treffer. Mehrdeutige Steuerkombinationen sind deshalb ein Konfigurationsproblem, nicht nur ein Rechnungsfehler.
Workflowfehler
Die Rechnung ist noch nicht genehmigt, wurde abgelehnt oder der Workflow befindet sich in einem nicht verarbeitbaren Status.
Prüfe:
- Workflow und Freigabe für den Ablauf.
- Rechnungsgenehmigung für Genehmigungsaktionen.
- Intelligent Invoice Capture Workflows für die technische Konfiguration.
- Intelligent Invoice Capture Parameter für Aktivierung und automatische Übermittlung.
Journalfehler
Die Rechnung wurde validiert, aber Dynamics lehnt die Journalzeile beim Schreiben oder Validieren ab.
Prüfe:
- Rechnung übertragen und Journal prüfen für den Übertragungsablauf.
- Rechnungserfassung für Rechnungserfassungsjournale.
- Rechnungsbuch für Purchase-Ledger-Journale.
- Intelligent Invoice Capture Parameter für Journalnamen, Sammeljournal, Aggregation und Periodenlogik.
Vorgehen bei Fehlern
- Lies die konkrete Fehlermeldung in der Rechnung.
- Prüfe, ob der Fehler am Kopf, an Positionen oder an Steuerzeilen steht.
- Öffne bei Bedarf das Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen.
- Prüfe KI-Datensatznotizen, wenn Import- oder Erkennungshinweise relevant sind.
- Ordne den Fehler einer Klasse zu: Stammdaten, Kontierung, Steuer, Workflow oder Journal.
- Prüfe die passende Detailseite und korrigiere die Ursache.
- Nutze Rechnung prüfen und korrigieren, wenn eine einzelne Rechnung fachlich nachbearbeitet werden muss.
- Starte Validierung oder Übertragung erneut.
Fehlerfall
Wenn mehrere Rechnungen denselben Fehler zeigen, behandle es als Stammdaten-, Mapping- oder Parameterthema, nicht als Einzelfall.
Entscheidung: Rechnung oder Einrichtung korrigieren?
| Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Nur eine Rechnung betroffen | Importwert oder Einzelfall | Rechnung prüfen und korrigieren |
| Viele Rechnungen desselben Kreditors betroffen | Kreditorenstammdaten oder Länder-/Regionsmapping | Kreditor und IIC-Parameter prüfen |
| Viele Rechnungen mit Kontierungsfehlern | Hauptkonto, Finanzdimensionen, Kontostruktur oder IIC-Kontenliste | Hauptbuch- und Konteneinstellungen prüfen |
| Viele Rechnungen mit Steuerfehlern | Steuerdaten oder MwSt-Mapping | Mehrwertsteuerinformationen und Mapping prüfen |
| Rechnungen hängen vor Übertragung | Workflowstatus oder Workflowkonfiguration | Workflowseiten prüfen |
| Journal entsteht nicht trotz gültiger Rechnung | Journalparameter oder Dynamics-Journalvalidierung | Parameter und Zieljournal prüfen |
Informationen für Supportfälle
Eine hilfreiche Fehlerbeschreibung enthält:
- Dynamics-Umgebung und Gesellschaft.
- Import-ID oder Rechnungsnummer.
- aktueller Status.
- sichtbare Fehlermeldung.
- betroffene Maske oder Aktion.
- Zeitpunkt der Verarbeitung.
- Journalnummer, falls bereits erzeugt.
- betroffene Detailseite oder Prozessschritt.
- Hinweis, ob der Fehler nur eine Rechnung oder mehrere Rechnungen betrifft.
Weiterführende Seiten
- Kreditorenrechnungen für Rechnungskopf, Positionen, Steuerzeilen, Validierung und Übertragung.
- Fehlerprotokoll Kreditorenrechnungen für technische und fachliche Fehlerdetails.
- KI-Datensatznotizen für Hinweise aus Import und KI.
- Rechnung prüfen und korrigieren für den fachlichen Korrekturablauf.
- Rechnung übertragen und Journal prüfen für Fehler beim Journalübergang.