Kreditorenrechnungen

Zweck der Maske

Die Maske Kreditorenrechnungen ist die zentrale Bearbeitungsmaske für importierte IIC-Rechnungen in Dynamics 365 F&O. Hier prüfst du eine Rechnung fachlich, korrigierst erkannte Daten, ordnest Kreditor und Kontierung zu, kontrollierst Steuerinformationen und überträgst die Rechnung anschließend in ein Dynamics-Journal.

Nutze diese Seite, wenn du aus dem Arbeitsbereich Kreditorenrechnungsverarbeitung in eine konkrete Rechnung springst oder im Menü IIC > Rechnungen > Kreditorenrechnungen arbeitest.

Wann du diese Maske nutzt

Du arbeitest in Kreditorenrechnungen, wenn du:

• eine importierte Rechnung im Detail prüfen möchtest.
• Kreditor, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten oder Finanzdimensionen korrigieren musst.
• Positionen oder Steuerzeilen kontrollieren willst.
• eine Rechnung erneut validieren oder übertragen möchtest.
• das erzeugte Journal nach der Übertragung öffnen willst.
• Fehler am Kopf, an Positionen oder an Steuerzeilen nachvollziehen musst.
• KI-Hinweise, Kreditorenvorschläge oder Stammdatenabweichungen prüfen möchtest.

Wenn du nur einen Überblick über offene, fehlerhafte oder nicht importierte Vorgänge brauchst, starte im Arbeitsbereich Kreditorenrechnungsverarbeitung.

Grundaufbau der Maske

Die Maske besteht aus drei Arbeitsbereichen:

Bereich	Zweck
Action Pane	Buttons für Übertragung, Journal, Dokumente, Funktionen, Kreditor und Korrekturdialoge
Listenansicht	Übersicht über mehrere Rechnungen mit Status, Import-ID, Kreditor, Betrag, Steuerbetrag, Rechnungstyp und Journalnummer
Detailansicht	Vollständige Bearbeitung einer ausgewählten Rechnung mit Kopf, Positionen, Steuerdaten, Kreditoren, Fehlern und KI-Hinweisen

Die Maske ist eine Dynamics-Detailmaske. Du kannst zwischen Liste und Details wechseln. Ein Doppelklick bzw. Öffnen einer Zeile führt in die Detailansicht.

Status und Bearbeitbarkeit

Der Status der Rechnung steuert, ob Daten bearbeitet und welche Aktionen ausgeführt werden können.

Status	Bedeutung	Typische Aktion
Neu	Die Rechnung wurde importiert und ist noch nicht erfolgreich verarbeitet.	Prüfen, korrigieren, übertragen
Fehler	Eine Validierung oder Verarbeitung ist fehlgeschlagen.	Fehlermeldung lesen, Daten korrigieren, erneut übertragen
Validiert	Kopf, Positionen oder Steuerzeilen wurden erfolgreich geprüft.	Übertragung fortsetzen oder Ergebnis kontrollieren
Übertragen	Die Rechnung wurde erfolgreich in ein Journal übergeben.	Journal öffnen, Daten nur noch nachvollziehen
Obsolet	Die Rechnung ist nicht mehr für die Verarbeitung vorgesehen.	In der Regel nicht mehr verarbeiten

Solange der Status nicht Übertragen ist, können Kopf-, Positions-, Steuer- und Kreditorendaten bearbeitet werden. Sobald der Status Übertragen erreicht ist, sperrt die Maske die relevanten Datenbereiche gegen fachliche Bearbeitung. Die Rechnung verweist dann auf das erzeugte Journal.

Listenansicht

Die Listenansicht ist für schnelles Suchen, Vergleichen und Öffnen von Rechnungen gedacht.

Wichtige Spalten:

Spalte	Bedeutung
KI-Hinweis	Symbol für KI-Information oder KI-Warnung am Rechnungskopf
Abweichung Stammdatenabgleich	Symbol, wenn importierte Kreditorendaten vom vorhandenen Kreditorenstamm abweichen
Import-ID	Eindeutige IIC-Importkennung der Rechnung
Status	Verarbeitungsstatus der Rechnung
Workflow Status	Sichtbar, wenn der IIC-Workflow in den Parametern aktiv ist
Buchungsdatum	Datum für die spätere Journalbuchung
Kreditor Import	Erkannter oder zugeordneter Kreditor
Kreditor Import Name	Erkannter Lieferantenname aus der Rechnung
Rechnungsdatum	Rechnungsdatum vom Dokument
Rechnungsnummer	Externe Rechnungsnummer
Text	Beleg- oder Buchungstext
Rechnungsbetrag	Gesamtbetrag der Rechnung
Steuerbetrag	Summe der Steuerbeträge
Rechnungstyp	Zielprozess, z. B. Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch
Journalnummer	Gefüllte Journalreferenz nach erfolgreicher Übertragung

Die Schnellsuche filtert die Liste. Öffne eine Rechnung, wenn du Kopf, Positionen, Steuerzeilen oder Fehlerdetails prüfen möchtest.

Detailansicht

Die Detailansicht zeigt oben den Rechnungstitel und rechts den Status. Darunter liegen mehrere Register. Die wichtigsten Register werden im Folgenden beschrieben.

Rechnungskopf

Der Rechnungskopf enthält die zentralen Daten der Rechnung.

Feldgruppe	Enthaltene Daten	Wofür wichtig?
Kreditor	Kreditor Import, Kreditor Import Name, USt-IdNr., Lieferantenkonto beim Kreditor	Kreditorenzuordnung und Stammdatenprüfung
Kreditorenstammdaten	Steuergruppe und Kreditorengruppe aus dem Dynamics-Kreditor	Abgleich zwischen Importdaten und Stammdaten
Rechnungsinformationen	Rechnungstyp, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung, Betrag, Fälligkeit, Text, Skonto	Grundlage für Journal und Buchung
Zahlungsbedingungen	Zahlungsbedingungen als erkannte Textinformation	Plausibilisierung und Rückfragen
Journalinformationen	Journalnummer, Journalzeile, gebuchter Beleg, gebuchtes Datum	Nachverfolgung nach der Übertragung
Workflow	Workflow aktiv, Workflow-Status, Genehmiger	Voraussetzung für Übertragung bei aktivem Workflow

Wenn der Kreditor im Feld Kreditor Import geändert wird, wird automatisch das Kreditorenkonto als Ledger-Dimension gesetzt. Ist in den Parametern aktiviert, dass Finanzdimensionen vom Kreditor übernommen werden sollen, fragt Dynamics beim Ändern des Kreditors, ob die Finanzdimensionen auf Kopf- und Positionsebene überschrieben werden sollen.

Positionen

Das Register Kreditorenrechnungspositionen Import zeigt die importierten Rechnungszeilen.

Wichtige Spalten:

Spalte	Bedeutung
Steuerbetrag Differenz	Symbol, wenn Steuerberechnung und Steuerzeile voneinander abweichen
Zeilennummer	Reihenfolge der importierten Position
Status	Status der einzelnen Position
Kontoart	Typ der Kontierung, z. B. Sachkonto oder Kreditor
Kontonummer Import	Importierter Kontovorschlag
Kontoname	Name zum ermittelten Konto
Finanzdimensionen Import	Erkannte Dimensionen aus dem Import
Konto	Dynamics-Konto-/Dimensionskombination für die Journalerstellung
Text	Positionstext
Positionsbetrag	Netto- oder Positionsbetrag
Steuerbetrag berechnet	Steuerbetrag aus der Positionsberechnung
Bruttobetrag berechnet	Positionsbetrag inklusive Steuer
Steuerprozentsatz	Erkannter Steuersatz
Mehrwertsteuerkategorie	Steuerkategorie aus der Rechnung
Artikel-Mehrwertsteuergruppe / Mehrwertsteuergruppe	Dynamics-Steuergruppen für die Buchung

Die Positionen sind entscheidend für die spätere Journalerstellung. Fehler in Konto, Finanzdimension, Steuerprozentsatz oder Steuergruppe verhindern in der Regel die Übertragung.

Positionsdetails

In den Positionsdetails findest du zusätzliche Informationen zur markierten Position:

• Allgemein zeigt Import-ID, Zeilennummer, Journalreferenzen, Beträge und Steuerdaten.
• Aggregierte Ansicht zeigt zusammengefasste Positionen, wenn Positionen aggregiert verarbeitet werden.
• Finanzdimensionen zeigt die importierten Dimensionen und die tatsächliche Dynamics-Dimension.
• Fehlermeldung zeigt die Fehlermeldung zur Position.
• KI Notiz zeigt KI-Datensatznotizen zur Position.

Aggregierte Ansicht

Die Aggregierte Ansicht fasst Positionen nach relevanten Merkmalen zusammen, z. B. Kontoart, Konto, Finanzdimension, Steuerprozentsatz und Mehrwertsteuerkategorie.

Diese Ansicht ist hilfreich, wenn IIC mehrere importierte Rechnungszeilen zu weniger Journalzeilen verdichtet. Prüfe hier besonders:

• Anzahl der zusammengefassten Zeilen.
• Summierter Positionsbetrag.
• Berechneter Steuerbetrag.
• Berechneter Bruttobetrag.
• Steuergruppen und Steuerdifferenzen.

Finanzdimensionen

Die Maske zeigt Finanzdimensionen sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene.

Es gibt zwei Arten von Dimensionsinformationen:

Bereich	Bedeutung
Finanzdimensionen Import	Werte, die aus dem IIC-Import oder der KI-Erkennung stammen
Dynamics-Finanzdimension / Konto	Tatsächliche Dimension bzw. Ledger-Dimension, die für die Journalerstellung verwendet wird

Die sichtbaren Dimensionen richten sich nach den IIC-Parametern. Wenn dort z. B. Dimension 01 bis 10 konfiguriert sind, benennt Dynamics die Importfelder mit dem jeweiligen Dimensionsnamen.

Adresse und Kontaktinformationen

Das Register Adresse und Kontaktinformationen zeigt importierte Kreditorenadress- und Kontaktdaten:

• Straße, Ort, PLZ, Bundesland, Landkreis, Land/Region.
• E-Mail, URL, Telefon und Mobiltelefon.

Diese Daten sind besonders wichtig, wenn ein Kreditor neu angelegt oder bestehende Stammdaten über den Stammdatenabgleich aktualisiert werden sollen.

Mehrwertsteuer

Das Register Mehrwertsteuer zeigt die importierten Steuerzeilen.

Wichtige Spalten:

Spalte	Bedeutung
Steuerbetrag Differenz	Symbol für Abweichungen zwischen importierter und berechneter Steuer
Status	Status der Steuerzeile
Mehrwertsteuergruppe	Dynamics-Steuergruppe
Artikel-Mehrwertsteuergruppe	Dynamics-Artikelsteuergruppe
Positionsbetrag	Netto- oder Steuerbasisbetrag
Steuerbetrag	Importierter Steuerbetrag
Bruttobetrag berechnet	Berechneter Betrag inklusive Steuer
Steuerprozentsatz	Erkannter Steuersatz
Mehrwertsteuerkategorie	Kategorie aus dem Import
Steuerbetrag Differenz	Betrag der Abweichung
Fehlermeldung	Fachliche oder technische Steuerfehlermeldung

Typische Steuerfehler entstehen durch falsche Vorzeichen, nicht passende Netto-/Bruttobeträge, Steuersätze ohne passende Steuergruppe oder eine nicht gepflegte Zuordnung zwischen Mehrwertsteuerkategorie und Artikel-Mehrwertsteuergruppe.

KI-Hinweis

Das Register KI-Hinweis zeigt KI-Informationen und KI-Warnungen am Rechnungskopf.

Nutze diesen Bereich, wenn:

• in der Listenansicht ein KI-Hinweis-Symbol angezeigt wird.
• Werte plausibel erscheinen, aber die KI eine Unsicherheit meldet.
• Support oder Key User nachvollziehen müssen, warum ein Wert vorgeschlagen wurde.

KI-Hinweise sind keine Buchungsfehler. Sie sind Hinweise zur fachlichen Prüfung.

Kreditoren

Das Register Kreditoren zeigt mögliche Kreditorentreffer aus der KI- bzw. Matching-Logik.

Wichtige Spalten:

Spalte	Bedeutung
KI-Wahrscheinlichkeit	Bewertung des Matching-Treffers
Kreditor	Dynamics-Kreditorenkonto
Suchname / Name	Stammdatenname des Kreditors
Land, PLZ, Ort	Adressdaten zur Plausibilisierung

Nutze diese Liste, wenn der erkannte Kreditor unsicher ist oder manuell ein anderer Kreditor ausgewählt werden soll.

Fehlermeldungen und KI-Notizen

Fehlermeldungen gibt es auf mehreren Ebenen:

• am Rechnungskopf.
• an einzelnen Positionen.
• an Steuerzeilen.

Die Kopf-Fehlermeldung zeigt zusammenfassend, warum die Rechnung nicht übertragen werden konnte. Positions- und Steuerfehler zeigen, welche Zeile korrigiert werden muss.

KI-Notizen gibt es ebenfalls am Kopf und an Positionen. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und sind besonders für Key User und Support hilfreich.

Aktionen auf dieser Maske

Die Action Pane der Maske enthält mehrere Aktionsgruppen. Die folgenden Abschnitte beschreiben jede sichtbare Funktion.

Übertragen

Wo	Action Pane der Maske
Zweck	Ausgewählte Rechnung(en) in ein Dynamics-Journal übertragen
Wann aktiv	Rechnung ist nicht Übertragen und nicht Obsolet; Workflow erlaubt Verarbeitung; mindestens ein Datensatz ist markiert
Mehrfachauswahl	Ja
Was passiert	Dynamics validiert Rechnungskopf, Positionen und Steuerzeilen. Bei Erfolg werden Journalheader und Journalzeilen erzeugt. Je nach Rechnungstyp wird ein Journal in Rechnungserfassung oder Rechnungsbuch erstellt. Danach wird die Rechnung auf Übertragen gesetzt und Journalnummer sowie Journalzeile werden gespeichert
Ergebnis bei Erfolg	Status Übertragen, gefüllte Journalnummer, ggf. Meldung mit Import-ID, Zeilenanzahl und Journalnummer
Ergebnis bei Fehler	Status Fehler, Fehlermeldungen am Kopf, an Positionen oder Steuerzeilen

Bei aktivem Workflow kann eine Rechnung nur übertragen werden, wenn die Rechnung workflowseitig verarbeitbar ist. Ist für die Rechnung eine Genehmigung aktiv, muss der Workflow-Status freigegeben sein.

Typische Fehler vor der Übertragung:

• Kreditor fehlt oder existiert nicht.
• Konto- und Finanzdimension sind ungültig.
• Steuergruppe oder Artikel-Mehrwertsteuergruppe kann nicht ermittelt werden.
• Steuerbetrag passt nicht zu Netto-/Bruttobetrag.
• Workflow ist noch nicht genehmigt.

Mehr Details zum Ablauf findest du im Prozessguide Rechnung übertragen und Journal prüfen.

Erfassung öffnen

Wo	Action Pane, Button Erfassung öffnen
Zweck	Das erzeugte Journal zur Rechnung öffnen
Wann aktiv	Eine Journalnummer ist auf dem Rechnungskopf gespeichert
Was passiert	Dynamics springt zum Journal der Rechnung. Bei Rechnungstyp Rechnungserfassung wird die Rechnungserfassung geöffnet. Bei Rechnungstyp Rechnungsbuch wird das Rechnungsbuch geöffnet
Ergebnis	Du landest im zugehörigen Journal und kannst die erzeugten Journalzeilen prüfen

Wenn der Button ausgegraut ist, wurde noch kein Journal erzeugt oder die Journalreferenz wurde zurückgesetzt.

Rechnung anzeigen

Wo	Action Pane
Zweck	Das PDF bzw. Dokument der Rechnung öffnen
Wann aktiv	Für die Rechnung ist ein Dokument verfügbar und die Dokumentlogik kann es öffnen
Was passiert	Dynamics ermittelt die Rechnung anhand des aktuellen Datensatzes und öffnet das Dokument über die IIC-Dokumentlogik. Je nach Einrichtung erfolgt die Anzeige über DMS, ecoDMS oder die Dynamics-Dokumentverwaltung
Ergebnis	Das Rechnungsdokument wird angezeigt

Nutze diesen Button für die fachliche Sichtprüfung der Rechnung.

Rechnungsvorschau

Wo	Action Pane
Zweck	Dokumente aus der Dynamics-Dokumentverwaltung anzeigen
Was passiert	Die Vorschau filtert die Dokumentanhänge auf die aktuelle Rechnung und den in den IIC-Parametern hinterlegten Dokumenttyp für Rechnungen
Ergebnis	Du siehst die zur Rechnung gespeicherten Dokumentanhänge

Die Rechnungsvorschau ist besonders hilfreich, wenn Dokumente in Dynamics als Anhang gespeichert werden. Rechnung anzeigen öffnet dagegen die IIC-Dokumentlogik.

Menü Funktionen

Das Menü Funktionen bündelt Aktionen, die Daten neu berechnen, zurücksetzen oder aus der Rechnung heraus Folgefunktionen auslösen.

Rechnung zurücksetzen

Zweck	Kontierung und Finanzdimensionen der Rechnungspositionen neu aus Importdaten ableiten
Wann aktiv	Rechnung ist nicht Übertragen
Mehrfachauswahl	Ja
Was passiert	Für jede markierte Rechnung werden die Positionskontierungen zurückgesetzt und die Import-Finanzdimensionen erneut gemappt
Ergebnis	Die Kontierung der Positionen wird aktualisiert; Dynamics zeigt eine Meldung, für wie viele Vorgänge die Kontierung zurückgesetzt wurde
Wann nutzen	Nach Änderungen an Kreditor, Dimensionseinstellungen, Mapping oder wenn Positionen fehlerhaft kontiert sind

Wichtig: Diese Funktion ist keine Statuskorrektur. Sie ändert Kontierung bzw. Dimensionen, nicht primär den Verarbeitungsstatus.

Status zurücksetzen

Zweck	Status und Journalreferenzen einer Rechnung zurücksetzen
Mehrfachauswahl	Ja
Was passiert	Kopf, Positionen und Steuerzeilen werden auf Neu gesetzt. Fehlermeldungen werden geleert. Journalnummer, Journalzeilennummer und Positions-Journalreferenzen werden entfernt
Ergebnis	Die Rechnung kann erneut geprüft und verarbeitet werden
Wann nutzen	Wenn eine Rechnung nach einer Korrektur erneut verarbeitet werden soll oder eine fehlerhafte Referenz bereinigt werden muss

Setze den Status nur bewusst zurück. Wenn bereits ein Journal fachlich weiterverarbeitet wurde, muss vorher geklärt werden, ob ein erneutes Übertragen zu Doppelarbeit oder Doppelbuchungen führen kann.

Neue Rechnung hochladen

Zweck	PDF-Rechnung manuell an die Orimize-Invoice-Schnittstelle senden
Was passiert	Es öffnet sich der Upload-Dialog. Die Datei wird an die in den IIC-Parametern hinterlegte Orimize Invoice API-URL gesendet
Ergebnis	Die Datei wird in Orimize verarbeitet und erscheint nach erfolgreicher Verarbeitung später als IIC-Rechnung
Fehlerfall	Fehlende Orimize-Parameter, ungültiger API-Key, nicht erreichbare API oder ungültige Datei

Diese Funktion ist identisch zum Upload im Arbeitsbereich. Eine detaillierte Beschreibung findest du unter Kreditorenrechnungsverarbeitung.

Stammdatenabgleich

Zweck	Abweichungen zwischen importierten Rechnungs-/Kreditorendaten und vorhandenen Dynamics-Kreditorenstammdaten prüfen und ausgewählt übernehmen
Wann aktiv	Ein Kreditor ist vorhanden und es gibt erkannte Abweichungen
Was passiert	Dynamics zeigt nur Felder an, bei denen importierte Werte vom bestehenden Kreditor abweichen. Markierte Felder werden beim Bestätigen in die Kreditorenstammdaten übernommen
Betroffene Daten	Name, Lieferantenkonto, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethode, Kreditorengruppe, Steuergruppe, Bankdaten, Adresse, E-Mail, URL und Telefon
Ergebnis	Ausgewählte Stammdatenfelder werden am Kreditor, an Bankverbindungen, Adresse oder Kontaktinformationen aktualisiert

Nutze den Stammdatenabgleich nur, wenn die importierten Daten fachlich korrekt sind. Die Funktion schreibt in Stammdaten, nicht nur in die aktuelle Rechnung.

E-Mail an Kreditor

Zweck	Eine E-Mail an den zugeordneten Kreditor vorbereiten
Wann nutzbar	Ein gültiger Kreditor ist auf der Rechnung zugeordnet
Was passiert	Dynamics erstellt eine E-Mail aus den in den IIC-Parametern hinterlegten Vorlagen für Betreff und Text. Platzhalter werden mit Rechnungs- und Kreditorendaten ersetzt. Wenn konfiguriert, wird die Rechnung als PDF angehängt
Ergebnis	Interaktive E-Mail-Erstellung über den Dynamics-Mailer
Fehlerfall	Kein Kreditor zugeordnet oder kein PDF verfügbar, obwohl ein Anhang erzeugt werden soll

Typische Nutzung: Rückfrage an den Lieferanten, z. B. bei fehlenden Angaben oder unklaren Rechnungsdaten.

Menü Kreditor

Das Menü Kreditor enthält Aktionen rund um den zugeordneten oder fehlenden Kreditor.

Neu

Zweck	Einen neuen Dynamics-Kreditor aus den importierten Rechnungsdaten anlegen
Wann aktiv	Der Wert in Kreditor Import existiert noch nicht als Dynamics-Kreditor
Was passiert	Es öffnet sich ein Dialog. Dynamics übernimmt Vorschlagswerte aus dem Rechnungskopf, z. B. Name, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethode, Kreditorengruppe, Steuergruppe, Bankdaten, Adresse und Kontaktinformationen
Pflichtprüfungen	Kreditorenname, Kreditorengruppe und Steuergruppe müssen gültig sein. Wenn die importierte Kreditorennummer verwendet werden soll, muss sie gefüllt sein
Ergebnis	Ein neuer Kreditor wird angelegt. Die Rechnung wird anschließend mit dem neuen Kreditorenkonto aktualisiert

Der Dialog kann die importierte Kreditorennummer verwenden oder per Nummernkreis eine neue Kreditorennummer erzeugen.

Öffnen

Zweck	Den zugeordneten Kreditor im Dynamics-Kreditorenstamm öffnen
Wann aktiv	Der Kreditor aus Kreditor Import existiert
Was passiert	Dynamics öffnet den Kreditorendatensatz
Ergebnis	Du kannst Stammdaten direkt prüfen oder bearbeiten, abhängig von deinen Berechtigungen

Stammdatenabgleich

Die gleiche Funktion wie im Menü Funktionen > Stammdatenabgleich ist auch im Menü Kreditor verfügbar. Sie ist dort fachlich besser auffindbar, wenn du gerade an der Kreditorenzuordnung arbeitest.

DMS Dokument-Id anpassen

Wo	Action Pane, Drop-Dialog-Button
Zweck	Die DMS-Dokument-ID der aktuellen Rechnung korrigieren
Was passiert	Ein Dialog zeigt die aktuelle Import-ID und die bestehende DMS-Dokument-ID. Beim Aktualisieren wird der Wert am Rechnungskopf gespeichert
Ergebnis	Die Rechnung verweist auf die korrigierte Dokument-ID
Wann nutzen	Wenn das verknüpfte Dokument im DMS nicht korrekt gefunden wird oder die ID nachträglich korrigiert werden muss

Diese Funktion ändert nicht das PDF selbst, sondern die Referenz auf das DMS-Dokument.

Aktionen auf Positionsebene

Im Positionsregister gibt es eigene Aktionen für Rechnungspositionen.

Neu

Zweck	Eine neue Rechnungsposition manuell anlegen
Wann nutzbar	Rechnung ist bearbeitbar, also nicht Übertragen
Ergebnis	Eine zusätzliche Position wird zur Rechnung angelegt

Nutze dies nur, wenn eine fachlich notwendige Zeile fehlt und nicht durch erneuten Import korrigiert werden kann.

Löschen

Zweck	Markierte Rechnungsposition(en) löschen
Wann nutzbar	Rechnung ist bearbeitbar
Mehrfachauswahl	Ja
Ergebnis	Die markierten Positionen werden entfernt

Lösche Positionen nur, wenn sie fachlich falsch oder doppelt importiert wurden. Prüfe danach Summen und Steuerzeilen.

Konto und Finanzdimension anpassen

Zweck	Konto-/Finanzdimensionskombination für eine oder mehrere Positionen in einem Dialog setzen
Mehrfachauswahl	Ja
Was passiert	Der Dialog zeigt die Import-ID und die Anzahl markierter Zeilen. Nach Auswahl einer gültigen Ledger-Dimension wird diese auf alle ausgewählten Positionen geschrieben
Ergebnis	Die markierten Positionszeilen erhalten dieselbe Konto- und Finanzdimensionskombination
Fehlerfall	Wenn keine gültige Dimension gewählt wird, wird nichts geändert

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere importierte Positionen denselben Buchungskontext erhalten sollen.

Aktionen auf Steuerzeilen

Im Register Mehrwertsteuer stehen Standardaktionen für Steuerzeilen zur Verfügung.

Neu

Legt eine neue Steuerzeile an. Nutze diese Funktion nur, wenn eine Steuerzeile fachlich fehlt und nicht durch Import oder Mapping erzeugt wurde.

Löschen

Löscht markierte Steuerzeilen. Prüfe danach unbedingt, ob Steuerbetrag, Steuerprozentsatz und Bruttobeträge zu den Positionen passen.

Workflow-Funktionen

Wenn die IIC-Workflow-Funktion in den Parametern aktiv ist, zeigt die Maske Workflow-Felder und den Dynamics-Workflowbereich an.

Wichtig:

• Eine Rechnung kann nur übertragen werden, wenn der Workflow die Verarbeitung erlaubt.
• Ist Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv gesetzt, muss der Workflow-Status freigegeben sein.
• Nicht freigegebene Rechnungen bleiben für Übertragen gesperrt oder fallen in der Validierung auf Fehler.

Details zum Ablauf findest du im Guide Prozess: Workflow und Freigabe. Die Einrichtung ist unter Intelligent Invoice Capture Workflows beschrieben.

Typische Arbeitsweise

1. Öffne die Rechnung aus dem Arbeitsbereich oder aus der Liste.
2. Prüfe Status, KI-Hinweise und eventuelle Fehlermeldung.
3. Kontrolliere Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Rechnungstyp.
4. Prüfe Positionen, Konto, Finanzdimensionen und Steuerinformationen.
5. Nutze bei Bedarf Konto und Finanzdimension anpassen oder Rechnung zurücksetzen.
6. Prüfe Kreditorenvorschläge und ggf. Stammdatenabweichungen.
7. Lege bei fehlendem Kreditor über Kreditor > Neu einen Kreditor an.
8. Korrigiere bei Bedarf DMS-Dokument-ID, Adresse, Kontakt- oder Bankdaten.
9. Stelle sicher, dass Workflow und Validierungsdaten passen.
10. Klicke Übertragen.
11. Öffne anschließend über Erfassung öffnen das erzeugte Journal.

Häufige Fehlerbilder

Übertragen ist ausgegraut

Mögliche Ursachen:

• Rechnung ist bereits Übertragen.
• Rechnung ist Obsolet.
• Workflow ist aktiv und noch nicht genehmigt.
• Kein Datensatz ist markiert.

Erfassung öffnen ist ausgegraut

Es ist keine Journalnummer auf dem Rechnungskopf gespeichert. Die Rechnung wurde noch nicht übertragen oder die Journalreferenz wurde durch Status zurücksetzen entfernt.

Kreditor öffnen ist ausgegraut

Der Kreditor aus Kreditor Import existiert nicht im Dynamics-Kreditorenstamm. Nutze Kreditor > Neu oder wähle einen bestehenden Kreditor.

Kreditor neu ist ausgegraut

Der Kreditor aus Kreditor Import existiert bereits. Nutze stattdessen Kreditor > Öffnen oder Stammdatenabgleich.

Stammdatenabgleich ist ausgegraut

Es existiert kein passender Kreditor oder Dynamics erkennt keine abweichenden Stammdaten zwischen Import und Kreditor.

Rechnung bleibt auf Fehler

Prüfe die Fehlermeldung am Kopf, danach die Positionen und Steuerzeilen. Häufige Ursachen sind ungültige Kontodimensionen, fehlende Kreditoren, nicht gepflegte Steuergruppen oder Workflow-Status.

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungsverarbeitung für den Workspace und die Einstiegskacheln.
• Rechnung prüfen und korrigieren für den fachlichen Prüfablauf.
• Rechnung übertragen und Journal prüfen für Übertragung und Journalnachverfolgung.
• Workflow und Freigabe für genehmigungspflichtige Rechnungen.
• Fehleranalyse und Nachverfolgung für Fehlerstatus, Fehlerprotokoll und Supportfälle.