Intelligent Invoice Capture Workflows

Zweck der Seite

Die Seite Intelligent Invoice Capture Workflows ist der Einstieg zur Workflowkonfiguration für IIC-Rechnungen in Dynamics 365 F&O.

Sie definiert nicht selbst eine einzelne Rechnung, sondern die Regeln, nach denen IIC-Rechnungen zur Genehmigung gesendet, von Genehmigern bearbeitet und anschließend für die Übertragung freigegeben werden.

Im IIC-Kontext ist der Workflow besonders wichtig, weil er direkt entscheidet, ob eine importierte Kreditorenrechnung verarbeitet werden darf. Eine fachlich korrekte Rechnung kann trotzdem blockiert sein, wenn sie workflowpflichtig ist und der Workflowstatus nicht Genehmigt ist.

Aufruf in Dynamics

Du findest die Seite unter:

Intelligent Invoice Capture > Einstellungen > Intelligent Invoice Capture Workflows

Der Menüpunkt heißt technisch IICWorkflowConfiguration und öffnet die Standard-Dynamics-Seite Workflowkonfigurationen. Dabei wird die Liste auf das Modul Intelligent Invoice Capture gefiltert.

Wichtig: Es handelt sich nicht um eine komplett eigene IIC-Maske, sondern um die normale Dynamics-Workflowverwaltung mit IIC-spezifischem Workflowtyp.

Abgrenzung zu IIC-Parametern

Die Workflowkonfiguration und die IIC-Parameter arbeiten zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Bereich	Aufgabe
Intelligent Invoice Capture Parameter	Aktiviert Workflowfunktionen und automatische Übermittlung je Rechnungstyp
Intelligent Invoice Capture Workflows	Definiert, wie der Workflow fachlich abläuft: Genehmiger, Bedingungen, Schritte und aktive Version
IIC-Rechnungskopf	Speichert, ob die konkrete Rechnung workflowpflichtig ist und welchen Workflowstatus sie hat

Wenn nur eine Workflowkonfiguration angelegt ist, aber der Parameter Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung nicht aktiv ist, zeigt IIC die Workflowfunktionen in der Rechnungsmaske nicht an.

Wenn der Parameter aktiv ist, aber keine aktive Workflowkonfiguration existiert, kann eine Rechnung nicht sinnvoll an den Workflow übermittelt werden.

Details zu den Parametern findest du unter Intelligent Invoice Capture Parameter.

Was die Workflowliste zeigt

Die Seite zeigt Dynamics-Workflowkonfigurationen für das Modul Intelligent Invoice Capture.

Typische Spalten und Informationen sind:

Information	Bedeutung
Workflowtyp	Welcher Workflowtyp verwendet wird, z. B. Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung
Name	Bezeichnung der konkreten Workflowkonfiguration
Version	Version der Workflowdefinition
Aktiv	Gibt an, ob diese Version für neue Workflowinstanzen verwendet werden kann
Besitzer / Erstellt von	Verantwortliche Benutzer je nach Dynamics-Standardspalte
Änderungsdatum	Zeitpunkt der letzten Änderung oder Aktivierung

Die genaue Spaltenanzeige kann je nach Dynamics-Personalisierung und Version abweichen.

Wichtige Aktionen der Seite

Da die Seite auf der Standard-Dynamics-Workflowverwaltung basiert, stehen die üblichen Workflowaktionen zur Verfügung.

Aktion	Zweck
Neu	Neue Workflowkonfiguration erstellen
Bearbeiten	Vorhandene Workflowkonfiguration im Workfloweditor öffnen
Aktivieren	Eine Workflowversion produktiv setzen
Deaktivieren	Eine aktive Konfiguration außer Kraft setzen
Versionen	Vorhandene Versionen einer Workflowkonfiguration prüfen
Löschen	Nicht mehr benötigte Konfiguration entfernen, sofern Dynamics dies zulässt

Eine Änderung an einer Workflowkonfiguration betrifft in der Regel neue Workflowinstanzen. Bereits laufende Workflows folgen normalerweise der Version, mit der sie gestartet wurden.

IIC-Workflowtyp

Der IIC-Workflowtyp heißt fachlich:

Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung

Technisch ist er als Workflowtemplate IICInvoiceHeaderApprovalWFType umgesetzt.

Wichtige Eigenschaften:

Eigenschaft	Wert / Bedeutung
Workflowkategorie	Intelligent Invoice Capture
Modul	Intelligent Invoice Capture
Workflowdokument	IIC-Rechnungskopf
Datenquelle	Tabelle IICInvoiceHeader über die Query IICInvoiceHeaderWorkflowQuery
Dokumentlink	Öffnet die IIC-Rechnungsmaske im Detailmodus
Unterstütztes Element	Genehmigungsschritt IICInvoiceHeaderWFApproval

Der Workflow hängt also direkt an der importierten IIC-Kreditorenrechnung, nicht am später erzeugten Journal.

Workflowdokument und Vorschau

Das Workflowdokument nutzt den IIC-Rechnungskopf als Kontext.

Für die Workflowvorschau werden insbesondere folgende Felder bereitgestellt:

Feld	Bedeutung
Import-Id	Eindeutige IIC-Importnummer der Rechnung
Status	Fachlicher IIC-Verarbeitungsstatus der Rechnung
Workflow Status	Aktueller IIC-Workflowstatus

Der Dokumentlink öffnet die IIC-Rechnung. Dadurch kann ein Genehmiger aus dem Workflow heraus die zugehörige Rechnung prüfen.

Genehmigungselement

Das Genehmigungselement heißt technisch IICInvoiceHeaderWFApproval und fachlich ebenfalls Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung.

Es ist der eigentliche Freigabeschritt innerhalb der Workflowkonfiguration. In diesem Element wird festgelegt, wer genehmigt und welche Aktionen möglich sind.

Unterstützte Aktionen:

Aktion	Wirkung auf IIC
Genehmigen	Workflowelement wird abgeschlossen, IIC setzt den Workflowstatus auf Genehmigt
Ablehnen / Zurückgeben	IIC setzt den Workflowstatus auf Abgelehnt
Änderung anfordern	IIC setzt den Workflowstatus auf Abgelehnt
Delegieren	Arbeitsaufgabe wird an einen anderen Benutzer weitergegeben; der IIC-Status bleibt abhängig vom weiteren Verlauf
Erneut übermitteln	IIC setzt den Workflowstatus wieder auf Übermittelt
Stornieren	IIC setzt den Workflowstatus auf Storniert

Die Aktionen sind Standard-Dynamics-Workflowaktionen. IIC ergänzt die Statuspflege auf dem Rechnungskopf.

Workflowstatus auf der Rechnung

Der IIC-Rechnungskopf speichert den Status im Feld Workflow Status.

Mögliche Status:

Status	Bedeutung	Auswirkung
Nicht übermittelt	Die Rechnung wurde noch nicht in den Workflow gesendet	Verarbeitung ist blockiert, wenn die Rechnung workflowpflichtig ist
Übermittelt	Die Rechnung wartet im Workflow auf Bearbeitung	Verarbeitung ist blockiert
Abgelehnt	Genehmigung wurde abgelehnt, zurückgegeben oder Änderung wurde angefordert	Rechnung muss korrigiert oder erneut übermittelt werden
Genehmigt	Workflow wurde erfolgreich abgeschlossen	Übertragung ist erlaubt, sofern auch Validierung, Kreditor, Kontierung und Steuerdaten korrekt sind
Storniert	Laufender Workflow wurde abgebrochen	Verarbeitung ist blockiert, erneute Übermittlung ist möglich
Geschlossen	Workflow ist geschlossen bzw. nicht mehr aktiv	Je nach Fall prüfen, ob eine erneute Übermittlung oder Korrektur nötig ist

Wann eine Rechnung workflowpflichtig ist

Eine Rechnung ist aus IIC-Sicht workflowpflichtig, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. In den IIC-Parametern ist der Rechnungskopf-Workflow aktiv.
2. Auf der konkreten Rechnung ist Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv gesetzt.

Wenn der globale Parameter aktiv ist, setzt IIC dieses Kennzeichen bei neuen Rechnungsköpfen standardmäßig auf Ja.

Das bedeutet: Nach Aktivierung des Workflows sollten neue Rechnungen grundsätzlich workflowpflichtig sein. Bei bestehenden Rechnungen muss geprüft werden, ob das Kennzeichen bereits gesetzt ist oder manuell nachgepflegt werden muss.

Wann eine Rechnung übermittelt werden kann

IIC erlaubt die Workflowübermittlung nur unter bestimmten Bedingungen.

Eine Rechnung kann an den Workflow gesendet werden, wenn:

• die Workflowfunktion in den IIC-Parametern aktiv ist.
• die Rechnung workflowpflichtig ist.
• der Workflowstatus Nicht übermittelt, Storniert oder Abgelehnt ist.
• Dynamics eine aktive Workflowkonfiguration für den IIC-Rechnungskopf findet.

Eine bereits übermittelte oder bereits genehmigte Rechnung kann nicht beliebig erneut übermittelt werden.

Manuelle Übermittlung

Bei manueller Übermittlung öffnet Dynamics den Standarddialog An Workflow übermitteln.

Der Benutzer kann einen Kommentar erfassen. Nach Bestätigung aktiviert Dynamics den Workflowtyp Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung für die aktuelle IIC-Rechnung. IIC setzt den Workflowstatus anschließend auf Übermittelt und zeigt die Meldung Workflow übermittelt.

Wenn die Übermittlung fehlschlägt, liegt die Ursache meist in einer fehlenden aktiven Workflowkonfiguration, fehlenden Berechtigungen oder einem nicht übermittelbaren Rechnungsstatus.

Automatische Übermittlung

Die automatische Übermittlung wird nicht auf der Workflowseite selbst, sondern in den IIC-Parametern aktiviert.

Relevante Parameter:

Parameter	Wirkung
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungserfassung	Neue Rechnungen vom Typ Rechnungserfassung können automatisch in den Workflow gesendet werden
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungsbuch	Neue Rechnungen vom Typ Rechnungsbuch können automatisch in den Workflow gesendet werden

Beim Anlegen eines Rechnungskopfs prüft IIC:

1. Ist die automatische Übermittlung für den Rechnungstyp aktiv?
2. Gibt es eine aktive Workflowkonfiguration für den Workflowtyp?
3. Darf die konkrete Rechnung an den Workflow übermittelt werden?

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, aktiviert IIC den Workflow automatisch und setzt den Status auf Übermittelt.

Wirkung auf Übertragen

Beim Validieren und Verarbeiten einer Rechnung prüft IIC den Workflowstatus.

Wenn der Rechnungskopf-Workflow aktiv ist und die konkrete Rechnung workflowpflichtig ist, gilt:

Workflowstatus	Verarbeitung
Genehmigt	Verarbeitung darf weiterlaufen, sofern alle anderen Prüfungen erfolgreich sind
Nicht übermittelt, Übermittelt, Abgelehnt, Storniert	Verarbeitung wird blockiert

Die typische Fehlermeldung lautet sinngemäß:

Die Kreditorenrechnung ”…” kann nicht verarbeitet werden: Workflow Status = ”…”.

Diese Prüfung erfolgt vor weiteren fachlichen Prüfungen wie Kreditor, Sachkonto, Finanzdimensionen oder Steuerdaten.

Workflow-Arbeitsliste

Genehmiger bearbeiten Workflowaufgaben in der Dynamics-Arbeitsliste.

IIC erweitert die Standard-Arbeitsliste um eine eigene Aktionsgruppe IIC mit Dokumentfunktionen.

Aktion	Zweck
Rechnung anzeigen	Öffnet das Rechnungs-PDF bzw. das DMS-Dokument zur markierten Workflowaufgabe
Rechnungsvorschau	Öffnet die Dynamics-Dokumentvorschau zur IIC-Rechnung

Rechnung anzeigen ist nur aktiv, wenn die Workflowaufgabe auf einen IIC-Rechnungskopf verweist und IIC ein Dokument öffnen kann.

Rechnungsvorschau nutzt die Dynamics-Dokumentanhänge und filtert auf den in den IIC-Parametern hinterlegten Dokumenttyp Rechnung.

Damit kann ein Genehmiger die Rechnung prüfen, ohne zuerst manuell zur Rechnungsliste navigieren zu müssen.

Letzter Genehmiger

Nach erfolgreicher Genehmigung versucht IIC, den letzten Genehmiger aus der Dynamics-Workflowverfolgung zu ermitteln.

In der Rechnungsmaske können deshalb folgende Informationen angezeigt werden:

Feld	Bedeutung
Letzter Genehmigungsbenutzer	Benutzerkennung des letzten Workflowgenehmigers
Letzter Genehmiger	zugehöriger Mitarbeitername, sofern der Benutzer einem Mitarbeiter zugeordnet ist

Diese Felder werden nur sinnvoll gefüllt, wenn die Rechnung workflowpflichtig ist und der Workflowstatus Genehmigt ist.

Rolle und Berechtigungen

Für Workflowaktionen gibt es das IIC-Privilege IICInvoiceHeaderApprovalWorkflow.

Es umfasst u. a. Berechtigungen für:

• Workflow übermitteln.
• Workflow stornieren.
• Genehmigen.
• Delegieren.
• Ablehnen.
• Änderung anfordern.
• Erneut übermitteln.

Dieses Privilege ist in den IIC-Rollen enthalten:

Rolle	Typische Verwendung
IIC Rechnungsgenehmiger	Genehmiger, die Rechnungen prüfen und Workflowaufgaben bearbeiten
IIC Kreditorenbuchhalter	Fachanwender, die Rechnungen prüfen, korrigieren, übermitteln oder zurückbekommen
IIC Administrator	Administratoren und Key User mit umfassender Pflege- und Korrekturberechtigung

Die eigentliche Pflege von Workflowkonfigurationen nutzt zusätzlich die Standard-Dynamics-Berechtigungen für Workflowverwaltung. Stelle daher sicher, dass Workflow-Administratoren nicht nur IIC-Rechte, sondern auch die nötigen allgemeinen Dynamics-Workflowrechte besitzen.

Typischer Einrichtungsablauf

1. Öffne Intelligent Invoice Capture Parameter.
2. Aktiviere Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung, wenn Rechnungen workflowpflichtig sein sollen.
3. Entscheide, ob automatische Workflowübermittlung für Rechnungserfassung und/oder Rechnungsbuch aktiv sein soll.
4. Öffne Intelligent Invoice Capture Workflows.
5. Erstelle eine neue Workflowkonfiguration für Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung.
6. Füge mindestens einen Genehmigungsschritt hinzu.
7. Definiere die Zuweisung, z. B. Benutzer, Rolle, Hierarchie oder Bedingung.
8. Prüfe Bedingungen, Eskalation und Benachrichtigung.
9. Aktiviere die Workflowversion.
10. Teste mit einer einzelnen IIC-Rechnung.

Empfohlener Test

Nach Einrichtung oder Änderung sollte ein kurzer End-to-End-Test erfolgen:

1. Importiere oder öffne eine testweise IIC-Rechnung.
2. Prüfe, ob Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv gesetzt ist.
3. Übermittle die Rechnung manuell oder prüfe die automatische Übermittlung.
4. Öffne die Arbeitsliste des Genehmigers.
5. Prüfe Rechnung anzeigen und Rechnungsvorschau.
6. Genehmige die Rechnung.
7. Kontrolliere, ob der Workflowstatus auf Genehmigt steht.
8. Übertrage die Rechnung und prüfe das erzeugte Journal.

Häufige Fehlerbilder

Workflowkonfiguration ist nicht auswählbar

Mögliche Ursachen:

• Der Benutzer hat keine Standard-Dynamics-Rechte für Workflowverwaltung.
• Der Menüpunkt ist zwar vorhanden, aber die Workflowverwaltung ist nicht berechtigt.
• Der falsche Mandant oder das falsche Modul wurde geöffnet.

Rechnung zeigt keine Workflowfelder

Mögliche Ursachen:

• Der Parameter Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung ist nicht aktiv.
• Die Rechnungsmaske wurde vor der Parameteränderung geöffnet und muss neu geladen werden.
• Die Rechnung ist älter und wurde ohne Workflowkennzeichen angelegt.

Workflow kann nicht übermittelt werden

Mögliche Ursachen:

• Es gibt keine aktive Workflowkonfiguration.
• Die Rechnung ist nicht workflowpflichtig.
• Der Workflowstatus ist nicht Nicht übermittelt, Storniert oder Abgelehnt.
• Der Benutzer hat keine Berechtigung zum Übermitteln.
• Die Workflowkonfiguration enthält Bedingungen, die für diese Rechnung nicht passen.

Automatische Übermittlung startet nicht

Mögliche Ursachen:

• Automatische Übermittlung ist nur für den anderen Rechnungstyp aktiv.
• Der Rechnungstyp wurde anders erkannt als erwartet.
• Es existiert keine aktive Workflowversion.
• Die Rechnung ist nach IIC-Logik nicht übermittelbar.

Rechnung kann trotz fachlicher Korrektur nicht übertragen werden

Mögliche Ursachen:

• Workflowstatus ist noch nicht Genehmigt.
• Die Rechnung wurde abgelehnt und noch nicht erneut übermittelt.
• Der Workflow wurde storniert.
• Die Rechnung ist workflowpflichtig, aber nie übermittelt worden.

Genehmiger kann das PDF nicht öffnen

Mögliche Ursachen:

• Die Workflowaufgabe verweist nicht auf einen IIC-Rechnungskopf.
• Es gibt kein Rechnungsdokument.
• Der Dokumenttyp Rechnung ist in den IIC-Parametern falsch gepflegt.
• DMS-Einstellungen sind unvollständig.
• Die Rechnung hat keine DMS-Dokument-ID, obwohl Dokumentanzeige im DMS aktiv ist.

Gute Praxis

Ändere Workflowkonfigurationen kontrolliert und teste neue Versionen mit wenigen Rechnungen, bevor du sie für Massenprozesse verwendest.

Besonders wichtig:

• Aktiviere nicht mehrere fachlich konkurrierende Versionen.
• Dokumentiere, wer genehmigt und nach welchen Kriterien.
• Prüfe automatische Übermittlung sorgfältig, weil Rechnungen dann ohne manuelle Aktion in den Workflow gelangen.
• Stimme Workflowänderungen mit Buchhaltung, Key Usern und Dynamics-Administration ab.
• Teste nach Parameteränderungen immer sowohl Rechnungserfassung als auch Rechnungsbuch, wenn beide Rechnungstypen genutzt werden.

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