Konten für Kreditorenrechnungen
Ausführliche Erklärung der IIC-Einstellungsseite Konten für Kreditorenrechnungen in Dynamics 365 F&O: Hauptkonto-Liste, Dimensionstatus, Validierung, Neuaufbau, Datenherkunft, Berechtigungen und typische Fehler.
Zweck der Seite
Die Seite Konten für Kreditorenrechnungen zeigt die Hauptkonten, die IIC aktuell für Kreditorenrechnungspositionen verwenden darf.
Sie ist keine normale Hauptkontenstammdatenliste und ersetzt nicht die Dynamics-Seite Hauptkonten. Sie ist eine IIC-eigene Auswahlliste, die aus Dynamics-Hauptkonten, Kontostrukturen, Ledger-Kontext und IIC-Parametern abgeleitet wird.
Die Liste beantwortet vor allem diese Fragen:
- Welche Sachkonten kennt IIC aktuell für Rechnungspositionen?
- Welche dieser Konten sind nach IIC-Regeln grundsätzlich gültig?
- Welche der in IIC konfigurierten Import-Finanzdimensionen sind je Konto in der Kontostruktur aktiv?
- Muss die Liste nach Änderungen im Hauptbuch oder in den IIC-Parametern neu aufgebaut werden?
Aufruf in Dynamics
Du findest die Seite unter:
Intelligent Invoice Capture > Einstellungen > Konten für Kreditorenrechnungen
Technisch öffnet der Menüpunkt IICInvoiceMainAccount die Form IICInvoiceMainAccount auf der gleichnamigen Tabelle.
Wichtige Abgrenzung
Die Seite ist eng mit der periodischen Aufgabe Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen verbunden, aber sie ist nicht dasselbe.
| Bereich | Aufgabe |
|---|---|
| Konten für Kreditorenrechnungen | Liste anzeigen, einzelne Einträge prüfen, bei Bedarf manuell pflegen |
| Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen | komplette Liste aus Hauptkonten und Kontostrukturen neu aufbauen |
| Hauptkonten | Dynamics-Stammdaten des Kontenplans pflegen |
| Kontostrukturen konfigurieren | festlegen, welche Dimensionen mit welchen Hauptkonten erlaubt sind |
Die Liste sollte im Normalfall über die Neuberechnung gepflegt werden. Manuelle Änderungen sind möglich, sollten aber nur bewusst erfolgen.
Aufbau der Seite
Die Seite ist eine einfache Listenansicht.
Sie besteht aus:
- Aktionsleiste mit Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen und Validierung.
- Schnellfilter auf dem Hauptkonto.
- Tabelle mit Hauptkonto, Name und bis zu zehn Finanzdimensionsstatus-Spalten.
Die Liste ist bearbeitbar, sofern der Benutzer Pflegeberechtigungen hat.
Schnellfilter
Der Schnellfilter sucht standardmäßig im Feld Hauptkonto.
Nutze ihn, wenn du prüfen möchtest:
- ob ein erwartetes Konto in der IIC-Liste vorhanden ist.
- welchen Dimensionstatus ein Konto hat.
- ob ein Konto nach einer Neuberechnung übernommen wurde.
Der Schnellfilter ändert keine Daten. Er filtert nur die sichtbaren Zeilen.
Spalten der Liste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Hauptkonto | Sachkonto aus dem Dynamics-Kontenplan |
| Name | Name des Hauptkontos |
| Finanzdimensionsstatus 01 bis 10 | Zeigt je IIC-Importdimension, ob diese Dimension in der Kontostruktur des Hauptkontos aktiv ist |
Die Statusspalten heißen nicht immer technisch Finanzdimensionsstatus 01 usw. Beim Öffnen der Seite liest IIC die IIC-Parameter Finanzdimension 01 Import bis Finanzdimension 10 Import.
Wenn eine Importdimension in den Parametern einer echten Dynamics-Finanzdimension zugeordnet ist, benennt IIC die Spalte mit dem Dimensionsnamen.
Beispiel:
| IIC-Parameter | Spaltenname in der Liste |
|---|---|
| Finanzdimension 01 Import = Kostenstelle | Kostenstelle |
| Finanzdimension 02 Import = Geschäftsbereich | Geschäftsbereich |
| Finanzdimension 03 Import nicht gepflegt | Status Finanzdimension 03 |
Dadurch sieht ein Key User direkt, ob z. B. Kostenstelle oder Projekt für ein bestimmtes Konto laut Kontostruktur aktiv ist.
Statuswerte der Dimensionen
Die Statusspalten verwenden zwei Werte:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die in den IIC-Parametern hinterlegte Finanzdimension ist in der Kontostruktur dieses Hauptkontos enthalten |
| Nicht aktiv | Die Dimension ist in der Kontostruktur dieses Hauptkontos nicht enthalten |
Nicht aktiv ist nicht automatisch ein Fehler. Es bedeutet zunächst nur, dass diese Dimension für das Konto nicht vorgesehen ist.
Fehlerhaft wird es, wenn eine Rechnung für dieses Konto genau diese Dimension benötigt. Dann kann Dynamics keine gültige Ledger-Dimension bilden oder die Kontierung wird in der Validierung abgelehnt.
Woher die Statuswerte kommen
Beim Aufbau eines Eintrags ermittelt IIC:
- das Hauptkonto.
- die zugehörige Kontostruktur des Hauptkontos.
- die Dimensionsattribute innerhalb dieser Kontostruktur.
- die in den IIC-Parametern konfigurierten Importdimensionen 01 bis 10.
- ob jede dieser Importdimensionen in der Kontostruktur des Hauptkontos enthalten ist.
Ist eine konfigurierte Dimension enthalten, setzt IIC den Status auf Aktiv. Andernfalls bleibt der Status Nicht aktiv.
Button: Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen
Die Schaltfläche startet den gleichen SysOperation-Prozess wie die periodische Aufgabe Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
| Zweck | IIC-Kontenliste vollständig aus Dynamics-Hauptkonten neu aufbauen |
| Technischer Menüpunkt | IICFillInvoiceMainAccount |
| Ausführung | synchroner SysOperation-Prozess |
| Datenquelle | Query auf MainAccount mit Bezug zum Ledger des aktuellen Mandanten |
| Wichtigster Effekt | Alle bestehenden Einträge in der Liste werden zuerst gelöscht |
| Ergebnis | Nur gültige Hauptkonten werden neu eingetragen |
Der Ablauf:
- Dynamics öffnet einen Auswahldialog.
- Du kannst die Query bei Bedarf einschränken.
- IIC löscht alle vorhandenen Einträge in Konten für Kreditorenrechnungen.
- IIC liest die ausgewählten Hauptkonten.
- Jedes Hauptkonto wird nach IIC-Regeln geprüft.
- Gültige Konten werden neu angelegt.
- Name und Finanzdimensionsstatus werden aus Hauptkonto, Kontostruktur und IIC-Parametern gefüllt.
- IIC zeigt eine Abschlussmeldung.
Die Abschlussmeldung lautet sinngemäß:
Es wurde(n) X Sachkont(en) verarbeitet. Y Sachkont(en) wurden bereitgestellt.
Dabei bedeutet verarbeitet, wie viele Hauptkonten aus der Query gelesen wurden. Bereitgestellt bedeutet, wie viele Konten die IIC-Validierung bestanden haben und in der Liste gelandet sind.
Weitere Details findest du unter Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
Button: Validierung
Die Schaltfläche Validierung prüft den markierten Listeneintrag.
| Zweck | Einzelnes Hauptkonto nach IIC-Regeln prüfen |
| Wann nutzbar | Wenn ein Datensatz markiert ist |
| Was passiert | IIC sucht das zugehörige Dynamics-Hauptkonto und führt die gleiche Validierung wie beim Neuaufbau aus |
| Ergebnis | Bei Problemen erscheinen Warnungen im Infolog |
| Datenänderung | Der Button dient der Prüfung; er baut die Liste nicht neu auf |
Der Button ist hilfreich, wenn ein Konto zwar in der Liste steht, aber unklar ist, ob es nach aktuellen Hauptbuchdaten noch gültig ist.
Beispiel: Ein Konto war beim letzten Neuaufbau gültig, wurde später aber gesperrt. Validierung zeigt dann die Warnung für das einzelne Konto. Damit die Liste insgesamt wieder sauber ist, sollte anschließend die Neuberechnung gestartet werden.
IIC-Validierungsregeln
Ein Hauptkonto wird nur dann in die Liste übernommen, wenn es alle IIC-Prüfungen besteht.
| Prüfung | Bedeutung |
|---|---|
| Kontotyp | Summen-, Reporting- und Common-Konten werden ausgeschlossen |
| Kontostruktur | Das Konto muss Teil einer Kontostruktur sein |
| Ausgesetzt | Das Konto darf nicht ausgesetzt sein |
| Aktiv ab / Aktiv bis | Das Konto muss zum aktuellen Datum gültig sein |
| Ledger-Override | Mandantenspezifische Sperren und Gültigkeiten werden berücksichtigt |
| Kontenausschluss regulärer Ausdruck | Die Kontonummer darf nicht vom IIC-RegEx ausgeschlossen werden |
| Manuelle Eingabe gesperrt | Das Konto darf nicht für manuelle Eingabe blockiert sein |
Diese Regeln schützen davor, dass IIC Konten anbietet, die später keine gültigen Journalzeilen ergeben würden.
Typische Warnungen bei Validierung
| Warnung / Ursache | Bedeutung |
|---|---|
| Sachkontotyp ist ungültig | Das Konto ist ein Summen-, Reporting- oder Common-Konto |
| Sachkonto ist keiner aktiven Kontostruktur zugeordnet | IIC kann keine gültigen Dimensionsregeln ableiten |
| Sachkonto ist ausgesetzt | Das Konto ist global oder im Ledger-Kontext gesperrt |
| Aktiv ab / Aktiv bis nicht gültig | Das Konto ist noch nicht gültig oder bereits abgelaufen |
| Regulärer Ausdruck | Der IIC-Parameter Kontenausschluss regulärer Ausdruck schließt das Konto aus |
| Manuelle Eingabe gesperrt | Das Konto darf nicht manuell in Buchungszeilen verwendet werden |
Wenn eine Warnung erscheint, korrigiere nicht zuerst die IIC-Liste, sondern prüfe die zugrunde liegenden Hauptbuchdaten oder Parameter.
Manuelle Pflege
Die Form zeigt Standardaktionen für Neu und Löschen. Mit Pflegeberechtigung können Einträge also manuell angelegt oder entfernt werden.
Beim manuellen Eintragen eines Hauptkontos füllt IIC den Namen und die Finanzdimensionsstatus aus dem ausgewählten Hauptkonto.
Trotzdem gilt: Manuelle Pflege sollte die Ausnahme sein.
Empfohlene Regel:
- Nutze Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen, wenn sich Hauptkonten, Kontostrukturen oder IIC-Parameter geändert haben.
- Nutze Validierung, wenn du einen einzelnen Eintrag prüfen möchtest.
- Lege manuelle Einträge nur an, wenn du sicher bist, dass sie fachlich und technisch gültig sind.
- Bearbeite bestehende Einträge nicht als Ersatz für den Neuaufbau.
Wichtig: Wenn ein bestehender Eintrag manuell auf ein anderes Hauptkonto geändert wird, werden zwar Name und aktive Dimensionen neu abgeleitet. In der Praxis ist es trotzdem sauberer, den Eintrag zu löschen und neu anzulegen oder die Liste neu berechnen zu lassen. So vermeidest du, dass alte Statusinformationen fachlich falsch interpretiert werden.
Zusammenhang mit IIC-Parametern
Die Seite hängt stark von den IIC-Parametern ab.
| Parameter | Auswirkung |
|---|---|
| Finanzdimension 01 Import bis Finanzdimension 10 Import | Bestimmen, welche Dimensionen in den Statusspalten geprüft und angezeigt werden |
| Kontenausschluss regulärer Ausdruck | Schließt Hauptkonten anhand der Kontonummer aus |
Wenn du diese Parameter änderst, aktualisiert sich die bestehende Liste nicht automatisch. Starte danach Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
Details findest du unter Intelligent Invoice Capture Parameter.
Zusammenhang mit Hauptkonten
Die Liste basiert auf Dynamics-Hauptkonten.
Änderungen auf der Seite Hauptkonten wirken sich indirekt auf diese Liste aus, zum Beispiel:
- neuer Hauptkontoname.
- geänderter Kontotyp.
- geänderter Gültigkeitszeitraum.
- Aussetzen oder Entsperren.
- Sperre für manuelle Eingabe.
- Zuordnung zu Kontostrukturen.
- Ledger-Overrides.
Nach solchen Änderungen sollte die Liste neu berechnet werden, damit IIC nicht mit veralteten Informationen arbeitet.
Zusammenhang mit Kontostrukturen
Kontostrukturen bestimmen, welche Finanzdimensionen bei einem Hauptkonto verwendet werden dürfen.
Die Statusspalten in Konten für Kreditorenrechnungen sind eine IIC-lesbare Zusammenfassung dieser Regel:
- Ist die Dimension in der Kontostruktur des Hauptkontos enthalten, zeigt IIC Aktiv.
- Ist sie nicht enthalten, zeigt IIC Nicht aktiv.
Wenn ein Konto in der Liste vorhanden ist, aber eine benötigte Dimension auf Nicht aktiv steht, prüfe die Kontostruktur. Häufig ist dann entweder die IIC-Dimensionszuordnung falsch oder die Kontostruktur erlaubt diese Dimension für das Konto nicht.
Zusammenhang mit Rechnungspositionen
In IIC-Rechnungen werden Konten und Finanzdimensionen auf Positionsebene verwendet.
Die Liste Konten für Kreditorenrechnungen hilft dabei:
- passende Sachkonten für Positionen zu identifizieren.
- zu erkennen, welche Dimensionen für ein Konto zulässig sind.
- Fehler bei der Kontierung nachzuvollziehen.
- vor manuellen Korrekturen zu prüfen, ob eine Konto-/Dimensionskombination sinnvoll ist.
Wenn eine Rechnung wegen ungültiger Kontierung nicht übertragen werden kann, prüfe zuerst:
- Konto der Position.
- importierte Finanzdimensionen.
- Status des Kontos in Konten für Kreditorenrechnungen.
- Kontostruktur des Hauptkontos.
- IIC-Parameter für Finanzdimensionen.
Datenentität
Die Liste ist als öffentliche Datenentität verfügbar:
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Public Entity Name | IICInvoiceMainAccount |
| Public Collection Name | IICInvoiceMainAccounts |
| Primärschlüssel | Hauptkonto |
| Mandantenkontext | DataAreaId |
Die Entität enthält:
- Hauptkonto.
- Name.
- Finanzdimensionsstatus 01 bis 10.
Sie kann für Integrationen oder Auswertungen genutzt werden, wenn externe Prozesse wissen müssen, welche Konten IIC aktuell für Kreditorenrechnungen bereitstellt.
Berechtigungen
Für die Seite und die Entität gibt es getrennte Berechtigungen.
| Berechtigung | Wirkung |
|---|---|
| IICInvoiceMainAccountView | Liste anzeigen |
| IICInvoiceMainAccountMaintain | Liste anzeigen und pflegen |
| IICInvoiceMainAccountEntityView | Entität lesen |
| IICInvoiceMainAccountEntityMaintain | Entität pflegen |
In den IIC-Rollen ist die Pflege der Liste insbesondere beim IIC Administrator hinterlegt.
Da die Liste für Kontierung und Verarbeitung wichtig ist, sollte Pflegezugriff nur an Key User oder Administratoren vergeben werden.
Häufige Fehlerbilder
Ein erwartetes Konto fehlt
Mögliche Ursachen:
- Das Konto ist kein gültiger Buchungskontotyp.
- Das Konto ist keiner Kontostruktur zugeordnet.
- Das Konto ist ausgesetzt.
- Das Konto ist zeitlich nicht gültig.
- Das Konto ist durch Ledger-Override gesperrt.
- Das Konto trifft auf den IIC-Kontenausschluss-RegEx.
- Das Konto ist für manuelle Eingabe gesperrt.
- Die Neuberechnung wurde nach einer Änderung noch nicht ausgeführt.
Eine Dimension ist Nicht aktiv
Mögliche Ursachen:
- Die Dimension ist in den IIC-Parametern falsch zugeordnet.
- Die Kontostruktur enthält die Dimension für dieses Hauptkonto nicht.
- Die Kontostruktur wurde geändert, aber die IIC-Liste nicht neu berechnet.
- Das Konto gehört zu einer anderen Struktur als erwartet.
Die Liste ist leer
Mögliche Ursachen:
- Die Neuberechnung wurde mit zu enger Query-Auswahl gestartet.
- Keine Hauptkonten erfüllen die IIC-Validierung.
- Kontostrukturen fehlen.
- Der Ledger-/Kontenplan-Kontext passt nicht.
- Der RegEx-Ausschluss ist zu breit.
Validierung meldet Warnungen für vorhandenes Konto
Das bedeutet meistens, dass sich Hauptbuchdaten seit dem letzten Neuaufbau geändert haben. Starte die Neuberechnung, sobald die Ursache geklärt ist.
Manuelle Änderung ist nach Neuberechnung verschwunden
Das ist erwartetes Verhalten. Die Neuberechnung löscht die Liste vollständig und baut sie aus den gültigen Hauptkonten neu auf.
Wenn ein Konto dauerhaft enthalten sein soll, muss die Ursache in den Hauptbuchdaten, Kontostrukturen oder IIC-Parametern behoben werden.
Empfohlene Arbeitsweise
- Pflege Hauptkonten und Kontostrukturen in den Standard-Dynamics-Seiten.
- Prüfe die IIC-Parameter für Finanzdimensionen und Kontenausschluss.
- Starte Konten für Kreditorenrechnungen neu berechnen.
- Öffne Konten für Kreditorenrechnungen.
- Suche stichprobenartig nach wichtigen Konten.
- Prüfe Name und Finanzdimensionsstatus.
- Nutze Validierung, wenn ein Konto unklar ist.
- Prüfe danach betroffene Rechnungen und deren Positionskontierung.
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