Rechnungsgenehmigung

Zweck der Rechnungsgenehmigung

Die Seite Rechnungsgenehmigung ist der Dynamics-Journalbereich für Genehmigungsjournale. Im IIC-Kontext ist sie zusätzlich wichtig, weil IIC einen eigenen Workflow am Rechnungskopf unterstützt. Dieser Workflow entscheidet, ob eine importierte Kreditorenrechnung übertragen werden darf.

Der Begriff Rechnungsgenehmigung kann deshalb zwei Dinge meinen:

Bereich	Bedeutung
Dynamics-Rechnungsgenehmigung	Standard-Dynamics-Journalbereich für ungebuchte Genehmigungsjournale
IIC-Rechnungsgenehmigung / IIC-Workflow	Workflow am IIC-Rechnungskopf, der die Übertragung einer IIC-Rechnung freigibt oder blockiert

Diese Seite erklärt beide Sichtweisen und beschreibt, wie sie im IIC-Prozess zusammenhängen.

Wo du die Seite findest

Du findest den Menüpunkt unter IIC > Rechnungen > Rechnungsgenehmigung.

Technisch öffnet der Menüpunkt ein Dynamics-Journal mit dem Journaltyp Genehmigung. Die Ansicht ist gefiltert auf:

• Journaltyp Genehmigung.
• ungebuchte Journale.

Die Seite ist ein Standard-Dynamics-Bereich. IIC nutzt ihn als navigierbaren Bereich im IIC-Menü, damit Anwender die genehmigungsbezogenen Journalkontexte direkt aus dem IIC-Modul heraus erreichen.

Abgrenzung zum IIC-Workflow

Die Menüseite Rechnungsgenehmigung ist nicht dasselbe wie der IIC-Workflowstatus auf einer importierten Rechnung.

Thema	Wo sichtbar?	Zweck
Genehmigungsjournal	IIC > Rechnungen > Rechnungsgenehmigung	Dynamics-Standardjournal für Genehmigungsprozesse
Workflow-Status	IIC-Maske Kreditorenrechnungen, Workflowbereich und Liste	Steuert, ob die IIC-Rechnung übertragen werden darf
Workflow-Arbeitsliste	Dynamics-Arbeitsliste / Work items	Ort, an dem Genehmiger Aufgaben bearbeiten
Workflow-Konfiguration	IIC > Einstellungen > Intelligent Invoice Capture Workflows	Definition, wer genehmigt und welche Bedingungen gelten

Wenn in der IIC-Rechnung der Workflow aktiv ist, muss der IIC-Workflowstatus Genehmigt sein, bevor Übertragen erfolgreich ausgeführt werden kann.

Wann du diese Seite brauchst

Nutze diese Dokumentation, wenn:

• der Button Übertragen in Kreditorenrechnungen nicht aktiv ist.
• eine Rechnung auf Genehmigung wartet.
• ein Genehmiger wissen muss, wo das Originaldokument geöffnet wird.
• eine Rechnung abgelehnt oder zur Änderung zurückgegeben wurde.
• du klären musst, ob der Fehler im Workflow oder im Journalprozess liegt.
• du zwischen Dynamics-Genehmigungsjournal und IIC-Rechnungskopf-Workflow unterscheiden musst.

IIC-Workflow am Rechnungskopf

Der IIC-Workflow hängt direkt am Datensatz der IIC-Kreditorenrechnung. Die Workflowart heißt fachlich Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung.

Wenn die Workflowfunktion in den IIC-Parametern aktiv ist, zeigt die Maske Kreditorenrechnungen zusätzliche Workflowfelder:

Feld	Bedeutung
Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv	Gibt an, ob diese Rechnung durch den Workflow genehmigt werden muss
Workflow Status	Aktueller Status des IIC-Workflows
Letzter Genehmiger	Name des letzten genehmigenden Mitarbeiters, sofern ermittelbar
Letzter Genehmigungsbenutzer	Benutzerkennung des letzten Genehmigers

Die Workflowfelder sind nur sichtbar, wenn der IIC-Rechnungskopf-Workflow in den Parametern aktiviert ist.

Workflow-Status

Der IIC-Workflowstatus kann folgende Zustände haben:

Status	Bedeutung	Auswirkung auf Übertragen
Nicht übermittelt	Die Rechnung wurde noch nicht in den Workflow gesendet	Übertragung ist blockiert, wenn Genehmigung erforderlich ist
Übermittelt	Die Rechnung wartet im Workflow auf Bearbeitung	Übertragung ist blockiert
Abgelehnt	Der Genehmiger hat abgelehnt oder Änderung angefordert	Übertragung ist blockiert, Rechnung muss korrigiert oder erneut übermittelt werden
Genehmigt	Der Workflow wurde erfolgreich abgeschlossen	Übertragung ist erlaubt, sofern auch alle fachlichen Validierungen passen
Storniert	Der Workflow wurde abgebrochen	Übertragung ist blockiert, erneute Übermittlung möglich
Geschlossen	Workflow ist abgeschlossen bzw. geschlossen	Je nach Prozesszustand prüfen, ob erneut übermittelt oder verarbeitet werden soll

Wichtig: Eine fachlich korrekte Rechnung kann trotzdem nicht übertragen werden, wenn der Workflowstatus nicht Genehmigt ist.

Wie der Workflow gestartet wird

Eine IIC-Rechnung kann auf zwei Wegen in den Workflow gelangen.

Manuelle Übermittlung

Ein Benutzer öffnet die Rechnung in Kreditorenrechnungen und übermittelt sie über die Dynamics-Workflowaktion.

Dabei öffnet Dynamics den Standarddialog für Workflowübermittlung. Der Benutzer kann einen Kommentar erfassen. Nach erfolgreicher Übermittlung setzt IIC den Workflowstatus auf Übermittelt.

Automatische Übermittlung

In den IIC-Parametern kann für Rechnungstypen eine automatische Workflowübermittlung aktiviert sein.

Relevante Parameter:

Parameter	Wirkung
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungserfassung	Rechnungen mit Zielprozess Rechnungserfassung können automatisch in den Workflow übermittelt werden
Automatische Workflow Übermittlung - Rechnungsbuch	Rechnungen mit Zielprozess Rechnungsbuch können automatisch in den Workflow übermittelt werden

Die automatische Übermittlung funktioniert nur, wenn eine aktive Dynamics-Workflowkonfiguration für den IIC-Rechnungskopf gefunden wird und die Rechnung übermittelbar ist.

Wann eine Rechnung übermittelt werden kann

Eine Rechnung kann an den Workflow gesendet werden, wenn:

• der IIC-Rechnungskopf-Workflow in den Parametern aktiv ist.
• Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv auf der Rechnung gesetzt ist.
• der Workflowstatus Nicht übermittelt, Storniert oder Abgelehnt ist.
• eine passende Dynamics-Workflowkonfiguration aktiv ist.

Eine bereits übermittelte oder genehmigte Rechnung kann nicht beliebig erneut übermittelt werden. Für zurückgewiesene oder abgelehnte Rechnungen steht die erneute Übermittlung über die Workflowaktion zur Verfügung.

Workflow-Arbeitsliste

Genehmiger bearbeiten IIC-Rechnungen über die Dynamics-Arbeitsliste bzw. Workflow-Arbeitsaufgaben.

IIC erweitert die Arbeitsliste um eine eigene Aktionsgruppe mit Dokumentfunktionen. Diese Funktionen helfen Genehmigern, das Rechnungsdokument direkt aus der Arbeitsaufgabe zu prüfen.

Rechnung anzeigen

Wo	Dynamics-Arbeitsliste, IIC-Aktionsgruppe
Zweck	Originalrechnung zur Workflowaufgabe öffnen
Wann aktiv	Die Workflowaufgabe verweist auf einen IIC-Rechnungskopf und das Dokument kann geladen werden
Was passiert	IIC ermittelt aus der Workflowaufgabe die zugehörige Rechnung und öffnet das Rechnungsdokument über die IIC-Dokumentlogik
Ergebnis	Das Rechnungs-PDF bzw. DMS-Dokument wird angezeigt

Rechnungsvorschau

Wo	Dynamics-Arbeitsliste, IIC-Aktionsgruppe
Zweck	Dynamics-Dokumentanhänge zur IIC-Rechnung anzeigen
Wann aktiv	Die Workflowaufgabe verweist auf einen IIC-Rechnungskopf
Was passiert	IIC öffnet die Dokumentvorschau zur Rechnung und filtert auf den Rechnungs-Dokumenttyp aus den IIC-Parametern
Ergebnis	Anhänge zur Rechnung werden angezeigt

Der Unterschied ist derselbe wie in den Journalseiten: Rechnung anzeigen öffnet die IIC-Dokumentanzeige; Rechnungsvorschau zeigt Dynamics-Anhänge.

Workflow-Aktionen

Die Workflowaktionen sind Standard-Dynamics-Aktionen, werden aber von IIC ausgewertet und auf den IIC-Workflowstatus geschrieben.

Übermitteln

Zweck	Rechnung in den Workflow senden
Ergebnis	Workflowstatus wird Übermittelt
Wann nutzen	Wenn eine Rechnung genehmigungspflichtig ist und noch nicht im Workflow liegt

Genehmigen

Zweck	Rechnung freigeben
Ergebnis	Workflowstatus wird Genehmigt
Auswirkung	Die Rechnung darf danach übertragen werden, sofern Validierung, Kreditor, Kontierung und Steuerdaten ebenfalls korrekt sind

Ablehnen

Zweck	Rechnung ablehnen
Ergebnis	Workflowstatus wird Abgelehnt
Auswirkung	Übertragung bleibt blockiert

Änderung anfordern

Zweck	Rechnung zur Korrektur zurückgeben
Ergebnis	Workflowstatus wird Abgelehnt
Auswirkung	Rechnung muss korrigiert und anschließend erneut übermittelt werden

Delegieren

Zweck	Workflowaufgabe an einen anderen Benutzer weitergeben
Ergebnis	Aufgabe wird an den Zielbenutzer übertragen; der fachliche Workflowstatus bleibt abhängig vom weiteren Verlauf

Erneut übermitteln

Zweck	Eine zurückgegebene oder abgelehnte Rechnung erneut in den Workflow senden
Ergebnis	Workflowstatus wird wieder Übermittelt
Wann nutzen	Nach fachlicher Korrektur einer abgelehnten oder zurückgegebenen Rechnung

Stornieren

Zweck	Laufenden Workflow abbrechen
Ergebnis	Workflowstatus wird Storniert
Auswirkung	Rechnung ist nicht genehmigt und kann nicht übertragen werden, solange Genehmigung erforderlich ist

Wirkung auf Übertragen

Der Button Übertragen in Kreditorenrechnungen prüft den Workflowstatus.

Wenn der IIC-Workflow aktiv ist und die Rechnung genehmigungspflichtig ist, gilt:

• Genehmigt: Übertragen ist möglich, wenn auch alle fachlichen Validierungen stimmen.
• Nicht übermittelt, Übermittelt, Abgelehnt, Storniert: Übertragen ist blockiert oder endet in einem Validierungsfehler.

Die Fehlermeldung verweist dann sinngemäß darauf, dass die Rechnung wegen des Workflowstatus nicht verarbeitet werden kann.

Standardseite Rechnungsgenehmigung

Der Menüpunkt Rechnungsgenehmigung öffnet ein Dynamics-Genehmigungsjournal.

Wichtige Eigenschaften:

Eigenschaft	Bedeutung
Journaltyp	Genehmigung
Filter	Nur ungebuchte Genehmigungsjournale
Zweck	Dynamics-Standardbereich für genehmigungsbezogene Journale
IIC-Bezug	Im IIC-Menü erreichbar; nicht identisch mit der IIC-Workflow-Arbeitsliste

Wenn du eine konkrete importierte IIC-Rechnung genehmigen willst, ist meist die Workflow-Arbeitsliste oder die Rechnung selbst der bessere Einstieg. Das Genehmigungsjournal ist relevant, wenn der Standard-Dynamics-Journalprozess geprüft werden soll.

Relevante Rollen und Berechtigungen

Für Genehmiger gibt es eine IIC-Rolle IIC Rechnungsgenehmiger.

Diese Rolle umfasst u. a.:

• Lesen von IIC-Rechnungen.
• Nutzung der Dokumentanzeige.
• Nutzung der IIC-Rechnungsvorschau.
• Workflowaktionen für IIC-Rechnungsköpfe.

Wenn ein Genehmiger die Rechnung nicht öffnen, nicht genehmigen oder das Dokument nicht anzeigen kann, prüfe zuerst die Rollen- und Workflowzuordnung.

Typische Arbeitsweise für Genehmiger

1. Öffne die Workflow-Arbeitsliste.
2. Markiere die IIC-Rechnungsaufgabe.
3. Öffne das Originaldokument über Rechnung anzeigen.
4. Prüfe Betrag, Kreditor, Rechnungsnummer, Datum und fachlichen Zweck.
5. Öffne bei Bedarf die IIC-Rechnung über den Workflowlink.
6. Genehmige, lehne ab oder fordere Änderungen an.
7. Erfasse einen Kommentar, wenn eine Rückfrage oder Ablehnung begründet werden muss.

Typische Arbeitsweise für Fachanwender

1. Prüfe die Rechnung in Kreditorenrechnungen.
2. Stelle sicher, dass Workflow Genehmigung Kreditorenrechnung aktiv korrekt gesetzt ist.
3. Übermittle die Rechnung an den Workflow oder warte auf automatische Übermittlung.
4. Beobachte den Workflow Status.
5. Korrigiere die Rechnung, wenn sie abgelehnt oder zur Änderung zurückgegeben wurde.
6. Übermittle die Rechnung erneut.
7. Führe Übertragen erst aus, wenn der Workflowstatus Genehmigt ist.

Häufige Fehlerbilder

Übertragen ist nicht möglich

Mögliche Ursachen:

• Workflow ist aktiv und die Rechnung ist noch nicht Genehmigt.
• Die Rechnung wurde noch nicht übermittelt.
• Die Rechnung wurde abgelehnt oder zur Änderung zurückgegeben.
• Der Workflow wurde storniert.
• Neben dem Workflow gibt es weitere Validierungsfehler an Kreditor, Kontierung oder Steuerdaten.

Rechnung erscheint nicht in der Arbeitsliste

Prüfe:

• Wurde die Rechnung tatsächlich an den Workflow übermittelt?
• Gibt es eine aktive Workflowkonfiguration?
• Ist der Genehmiger in der Workflowkonfiguration korrekt ermittelt?
• Hat der Benutzer die richtigen Rollen?
• Befindet sich die Aufgabe eventuell bei einem anderen Benutzer?

Rechnung anzeigen ist ausgegraut

Mögliche Ursachen:

• Die Workflowaufgabe verweist nicht auf einen IIC-Rechnungskopf.
• Das Originaldokument kann nicht geladen werden.
• Die DMS-/Dokumenteinstellungen sind nicht korrekt.
• Dem Benutzer fehlen Rechte für die Dokumentanzeige.

Rechnungsvorschau zeigt keine Anhänge

Mögliche Ursachen:

• Zur Rechnung wurde kein Dynamics-Dokumentanhang gespeichert.
• Der Dokumenttyp Rechnung ist in den IIC-Parametern nicht korrekt gepflegt.
• Das Dokument liegt nur im externen DMS.

Rechnung wurde abgelehnt

Korrigiere die Rechnung in Kreditorenrechnungen. Danach kann sie erneut übermittelt werden. Der Workflowstatus wird bei erneuter Übermittlung wieder auf Übermittelt gesetzt.

Status bleibt Übermittelt

Der Genehmiger hat die Aufgabe noch nicht abgeschlossen oder die Workflowaufgabe liegt bei einem anderen Benutzer. Prüfe Arbeitsliste, Workflowverlauf und Genehmigerzuordnung.

Abgrenzung zu anderen Seiten

Seite	Wann nutzen?
Kreditorenrechnungen	Rechnung prüfen, korrigieren, Workflowstatus sehen und übertragen
Rechnungsgenehmigung	Genehmigungsjournal bzw. Genehmigungskontext aus dem IIC-Menü öffnen
Workflow-Arbeitsliste	Aufgaben genehmigen, ablehnen, delegieren oder zurückgeben
Rechnungserfassung / Rechnungsbuch	Erzeugte Journale nach erfolgreicher Übertragung prüfen

Weiterführende Seiten

• Kreditorenrechnungen für die IIC-Rechnung und ihre Workflowfelder.
• Workflow und Freigabe für den Ende-zu-Ende-Ablauf.
• Rechnung übertragen und Journal prüfen für den Schritt nach der Genehmigung.
• Rechnungserfassung für Journale nach Übertragung in die Rechnungserfassung.
• Rechnungsbuch für Journale nach Übertragung ins Rechnungsbuch.
• Intelligent Invoice Capture Workflows für Workflowkonfiguration, Genehmigungsschritte, Status und Arbeitsliste.
• Intelligent Invoice Capture Parameter für Workflow-, Dokument- und Automatisierungsparameter.

Bezug zum IIC-Workflow

IIC kann einen eigenen Workflow-Status am Rechnungskopf führen. Dieser Status entscheidet, ob eine Rechnung übertragen werden darf, wenn Workflow für IIC-Rechnungen aktiviert ist.

Wichtige Status sind zum Beispiel:

• nicht übermittelt.
• übermittelt.
• genehmigt.
• abgelehnt.
• storniert oder geschlossen.

Eine Rechnung kann fachlich korrekt sein und trotzdem nicht übertragbar sein, wenn der Workflow noch nicht genehmigt ist.

Wann du diese Seite brauchst

Nutze diese Seite, wenn:

• der Button Übertragen nicht verfügbar ist.
• eine Rechnung auf Freigabe wartet.
• ein Genehmiger die Rechnung prüfen muss.
• eine abgelehnte Rechnung korrigiert und erneut eingereicht werden soll.

Abgrenzung zum Prozessguide

Diese Seite beschreibt den Menübereich Rechnungsgenehmigung. Der Guide Prozess: Workflow und Freigabe erklärt den Ablauf über Rechnung, Workflow-Aktion und spätere Übertragung hinweg.

Voraussetzung

Workflow ist nur relevant, wenn er in den IIC-Parametern und in der Dynamics-Workflow-Konfiguration aktiviert wurde.